Кожен документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Бланки виготовляються двох форматів - А4 та А5 (наприклад, для довідок).
Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.
Формуляр-зразок передбачає такі реквізити й їх розташування в управлінській документації (табл. 3.1).
Таблиця 3.1. Реквізити і їх розташування
№ з/п | Реквізит | Правила оформлення |
1 | 2 | 3 |
1 | Державний Герб України | Розташовується посередині бланка або в кутовій частині аркуша над серединою рядків з назвою організації |
2 | Емблема організації чи підприємства | Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку |
Продовження табл. 3.1
1 1 | 2 | 3 |
3 | Зображення державних нагород | У верхньому лівому куті або посередині документа |
4 | Код підприємства, установи, організації | У правому верхньому куті |
5 | Код форми документа | У верхньому правому куті під кодом підприємства, організації, установи |
6 | Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа | У верхньому правому куті або посередині рядка |
7 | Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа | У верхньому лівому куті. Може наноситися 1 за допомогою штампа або друкарським способом |
8 | Назва структурного підрозділу | У верхньому лівому куті. Дозволяється друкувати машинописним способом |
9 | Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку | У верхньому лівому куті аркуша, оформлюються відповідно до поштових правил: вул. Володимирська, 68, м. Київ - 33, тел. 221-70-80. На бланку для листів зазначають номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва, МФО М 321518. |
10 | Назва виду документа її | Зліва або посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів. Залежно від зазви встановлюється формуляр, структура рекету, особливості викладу |
11 | Дата | Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо ж документ складено не на бланку, то дата ставить-я під текстом ліворуч |
Продовження табл. 3.1
1 | 2 | 3 |
12 | Індекс | У верхній лівій частині сторінки. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний пошук документа, контроль виконання |
13 | Посилання на індекс та дату вхідного документа | У верхній лівій частині сторінки. Містить дату та індекс, зазначені в документі організацією, яка уклала чи видала документ |
14 | Місце укладання чи видання | У верхній лівій частині сторінки. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ |
15 | Гриф обмеження доступу до документа | Праворуч під кодом форми. Записується з с ередини рядка: для службового користування, (цілком) таємно |
16 | Адресат | В особових офіційних документах - праворуч у верхній частині сторінки. Кожен елемент - назва установи, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з нового рядка |
17 | Гриф затвердження | У верхній правій частині документа |
18 | Резолюція | Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця" якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання документа; особистий підпис керівника; дата |
19 | Заголовок до тексту | Друкується малими літерами, розташовується під назвою виду документа; як правило, починається з прийменника "про" |
20 | Відмітка про контроль | 3 лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа |
21 | Текст | Складається з таких логічних елементів: o вступ; o доказ; o закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля) |
Продовження табл. 3.1
1 | 2 | 3 | |
22 | Відмітка про наявність додатка | Ліворуч у верхній половині сторінки | |
23 | Підпис | Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису належать: o зазначення посади (ліворуч); o ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч); o підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться | |
24 | Гриф узгодження | Складається з: o слова "узгоджено" або "погоджено"; o назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ; o особистого підпису; o його розшифрування; o дати. Розташовується нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці | |
25 | Віза | Внутрішнє узгодження документа - його візування. Віза складається з особистого підпису особи, яка візує документ, і дати. Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою: Не заперечую Декан факультету ТЦР та ФХП (підпис) Г.О. Сімахіна | |
26 | Печатка | Прикладається до документів, які вимагають особливого засвідчення. Печатки бувають гербові (для документів, що засвідчують фізичні або юридичні права осіб) та прості (круглі, квадратні, трикутні - для документів, що використовуються за межами організації, для довідок 3 місця роботи тощо) | |
27 | Відмітка про засвідчення копії | У правому верхньому куті пишеться слово 'копія"; під реквізитом "підпис" - слово 'правильно"; зазначається дата, посада виконавця, підпис і його розшифрування. V разі потреби засвідчується печаткою |
Закінчення табл. 3.1
1 | 2 | 3 |
28 | Прізвище виконавця та номер Його телефону | Обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: o прізвища виконавця; o номера його службового телефону. Ставляться в нижньому лівому куті останньої сторінки документа |
29 | Відмітка про виконання документа й скерування його до справи | У лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки; містить: o стислу довідку про виконання; o слова "до справи" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; o дату скерування документа до справи; o підпис керівника структурного підрозділу або виконавця |
ЗО | Відмітка про перенесення даних на машинний носій | Після тексту, в нижній частині документа. Містить: o запис "Інформація перенесена на машинний носій"; o підпис особи, відповідальної за перенесення даних; o дату перенесення |
Відмітка про надходження | Містить скорочену назву організації, що отримала документ, та дату його надходження. Розташовується праворуч на нижньому полі документа | |
32 | Відмітка про державну реєстрацію | У верхній частині документа |
Головним елементом документа є текст. Це сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення змісту, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою.
Членування тексту на складники, графічне відокремлення однієї частини тексту від іншої, а також використання нумерації, заголовків, підзаголовків тощо називається рубрикацією. Вона є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера, а ступінь її складності залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ тексту на абзаци.
Абзац - це відступ праворуч у рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. У текстах англомовних документів абзацний відступ робиться зрідка, натомість пропускається один рядок. Слід пам'ятати, що абзац, якою б не була його довжина, - це внутрішньозамкнене смислове ціле, яке виражає закінчену думку.
Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, які містять лише одне речення. Наприклад:
На підставі згаданого вище вважаємо, що представлена дисертаційна робота має важливе наукове та практичне значення, відповідає вимогам ВАК України до кандидатських дисертацій, а її автор - Бондаренко Леся Олександрівна заслуговує на присвоєння їй наукового ступеня кандидата філологічних наук (3 відгуку).
Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (традиційна) й нова.
Комбінована нумерація ґрунтується на використанні різних типів символів - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною й будуватися за ознакою зростання.
Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:
o після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
o номер кожного складника включає номери вищих ступенів поділу:
- розділи - 1., 2., 3., 4.;
- номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремленого крапкою - 1.2., 1.3., 1.4. тощо;
- номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою - 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. тощо;
- номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3. тощо.
Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дає змогу не вживати словесних найменувань і символів (табл. 3.2).
Таблиця 3.2. Комбінована та нова системи нумерації
Комбінована (традиційна) | Нова |
А. Б. В. Розділ І | 1 |
І. II. ПІ. Частина 1 | 1.1 |
1.2.3. Частина 2 | 1.2 |
1) 2) 3) пункт 1 | 1.2.1 |
а) б) в) параграф І | 1.2.2.1 |
2 | |
тощо |
Правила оформлення заголовків та підзаголовків. Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:
Неправильно | Правильно |
ІНШОМОВНІ СЛОВА ТА ЇХНЄ МІСЦЕ У ПРОФЕСІЙНОМУ МОВЛЕННІ | ІНШОМОВНІ СЛОВА ТА ЇХНЄ МІСЦЕ У ПРОФЕСІЙНОМУ МОВЛЕННІ |
У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери - якщо він передує їй.
Приклади:
1. ПОЛОЖЕННЯ
про спеціалізовані вчені ради
2. Про внесення доповнень до Положення про спеціалізовані вчені ради
ПОСТАНОВА
Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали.
Розміщується заголовок посередині рядка або на його початку біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту; краще перенести його на наступну сторінку.
Короткі заголовки пишуться у розбивку, використовуючи спеціальну функцію комп'ютера. Наприклад:
ЗМІСТ ВСТУП ВИСНОВКИ
Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком має становити 2 рядки, а між підзаголовком і текстом - 3-4. Якщо підзаголовок містить кілька рядків, то вони відокремлюються один від одного 1 рядком.
Наприклад:
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ Частини, елементи й ділянки опису
Розділ 4. Використання персонального комп'ютера в оформленні та обробленні документів
4.1. Загальні відомості про персональний IBM-сумісний комп'ютер
4.1.1. Основні функціональні елементи ПК
4.1.2. Програмне забезпечення ПК
4.1.3. Файлова система
4.1.4. Операційні системи IBM-сумісних ПК
4.1.5. Користувацький інтерфейс операційної системи Windows
4.2. Текстовий редактор Microsoft Word
4.2.1. Вікна редактора Microsoft Word