Українська мова за професійним спрямуванням - Шевчук С.В. - 2.8.4. Оформлювання листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий - не менш як ЗО мм; правий - 10 мм; верхній і нижній - 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають із другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа⁶⁴.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

Зразок повністю опрацьованого листа, що був оформлений на бланку

ДЕРЖВИДОБУТОКМІНВОД УКРАЇНИ УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУГ МІНЕРАЛЬНИХ ВОД (УНДІМВ)

вул. Курортна, 28. Київ, 04075, тел./факс: (044) 331-22-82. теп. 331-10-11

Державний комітет України з нагляду за охороною водних ресурсів

вул. Антон ця, 12 Київ, 01938

Розрахунковий рахунок № 000296211 Пущанському відділенні банку "Гранд" М. Києва. МФО 398170 E-mail: Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт.

31.07.2009 № 2787/03-15 Ha № від

Захарову С.В.

До виконання

(підпис) В.М. Харбінський

2003-08-05

Про направлення на відгук першої редакції стандарту

Державний комітет України з питань видобування мінеральних вод за замовленням Державного комітету України з питань технічного регулювання і споживчої політики доручив Українському науково-дослідному інституту мінеральних вод розробити проект Національного стандарту України "...",

До переліку організацій, які мають надати відгук на проект стандарту, внесено Державний комітет України з нагляду за охороною водних ресурсів.

Направляємо на відгук першу редакцію проекту стандарту. Просимо надіслати відповідь до 01 вересня 2003 року.

Додаток: Перша редакція проекту стандарту на 30 арк. у 1 прим.

З повагою Директор інституту

(підпис)

О. Г. Панченко

Глей Тамара Сергіївна 331-10-12

До справи № 01-11

Відгук відправлено 29.08.2009№ 155/01-

(підпис) С. В. Захаров

29.08.2009

И

УНД1МБ

Вх. № 121/01-11

2009-08-05

2.8.5. Різні типи листів

Лист-повідомлення

Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вас, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддасте перевагу.

З повагою...

Шановні панове! Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад... (назва фірми) згідно з умовами договору, Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями...

Вельмишановний пане ...І

Щиро вдячні Вам за листа від... (дата). На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.

Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаштовує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити цю продукцію впродовж найближчих... місяців.

Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримавши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди.

Очікуємо на швидку відповідь.

Зі щирою пошаною...

Шановні панове!

Упродовж останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитом у... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій філії працюють консультанти, які завжди будуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштовно та без будь-яких зобов'язань з Вашого боку. Ви матимете змогу перевірити якість наших товарів, а також відремонтувати їх у нашій філії.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З пошаною...

Шановні панове! На загальних зборах нашої фірми... (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми. З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо Вас, що пан... (прізвище та ініціал), який був нашим партнером" упродовж багатьох років, з... (дата) залишає компанію за станом здоров'я

Отже, компанія переходить у цілковиту власність нашого головного партнера, пана... (прізвище та ініціал). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього.

З повагою...

Шановні добродії!

З радістю повідомляєлю Вас, що нашого шановного колегу, пана... (прізвище та ініціали) з... (дата) призначено директором нашої фірми. Він керуватиме роботою відділів... (назви).

Маємо надію, що призначення пана.., (прізвище та ініціал) сприятиме розвиткові добрих взаємин і плідній співпраці між нашими фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями...