Українське ділове мовлення - Шевчук С.В. - 19. Протокол

Протокол - один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відображаються всі виступи з розглядуваних питань і рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії. За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на: 1) сти с л і, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації,

кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, хто виступив;

2) п о в н і, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. До повного протоколу заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення;

3) стенограф ічні,в яких всі виступи, репліки, запитання й відповіді фіксуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1) назва виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2) порядковий номер;

3) назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича або розширена нарада);

4) назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

5) дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч. У цьому самому рядку праворуч зазначають місце проведення (назву міста);

6) кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а у протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо присутніх не більше 10-12 осіб, то вказують усі прізвища;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії*);

8) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції (питання формулюють у називному відмінку);

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу відповідно до порядку денного поділяється на пункти. Кожний пункт містить: "Слухали", "Ви-ступили", "Ухвалили".

Слово "Слухали" друкують великими літерами, ставлячи після нього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку) й тему доповіді. Далі викладають основний зміст доповіді або зазначають, що текст додається.

Так само оформлюють пункт "Виступили".

У пункті "Ухвалили" повністю записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформлюють окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначають склад комісії, в другому - результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записують так: 1. За Василишина Ю . Г. - 50 голосів, проти - 0, утримався -І.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту і форми викладу, позиції учасників.

Крім повного протоколу є ще коротка форма (витяг з протоколу). У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ №8. загальних зборів студентів II курсу природничо-географічного факультету 10.05.2007 м. Київ

Голова: Литвиненко С. В.

Секретар: Шульга В. О.

Присутні: декан факультету доц. Кулик В. 77., доц. Куиенко А. А., доц. Кучер П. І., асистенти: Зазимко Б. М, Литвин Ф. С, студенти II курсу.

Порядок денний:

1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

2. Робота з озеленення й благоустрою прилеглої території. 1. СЛУХАЛИ:

Куценко А. А. Інформація керівника виробничо-польової практики.

ВИСТУПИЛИ:

Зазимко Б. М. вніс пропозицію поділити студентів на групи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Литвин Ф. С. зазначив, що до початку практики треба підготувати рослини, реактиви. УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій Практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

2. СЛУХАЛИ................. .........................................................

Голова (підпис) С. В. Литвиненко

Секретар (підпис) В. О. Шульга

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 5 засідання кафедри української мови

18.01.2007

Присутні: завідувач кафедри проф. Луценко А. А.,

доц. Коломієць Ф. С,

доц. Марченко Ю. Ю.,

доц. Токарева А. М,

старш. викл. ТкаченкоЛ . В"

асист. Шумейко Л. Б.,

асист. Лепеха 1.1.,

асп. Крикун С. В. СЛУХАЛИ:

Затвердження теми кандидатської дисертації Крикун С В. УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспірантки Крикун Світлани Василівни у такому формулюванні: "Темпора-тивна синтаксемау структурі простого речення?*.

2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Анатолія Антоновича.

Завідувач кафедри (підпис) А. А. Луценко

Секретар (підпис) /. /. Лепеха