Основи ринкової економіки України - Селезньов В.В. - 14.3. Документи та діловодство

Переважна частина інформації, що використовується у господарській діяльності підприємства, фіксується. Матеріальним носієм ділової інформації, що фіксується, є документ.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Залежно від матеріалу, що використовується для фіксування інформації, розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо.

Важко переоцінити значення документів у сучасному світі. Встановлено, що 95% інформації одержується за допомогою документів, 60% робочого часу в офісі витрачається на роботу з ними, а 8% витрат підприємства припадає на виробництво документів.

У зв'язку із зазначеним виникає нагальна потреба у забезпеченні обліку документів, що обертаються на підприємстві, тобто в організації діловодства.

Під діловодством розуміють діяльність апарату управління підприємства, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій.

Діловодство складається з таких двох моментів:

♦ документообігу;

♦ системи документування.

Документообіг містить у собі комплекс робіт з готовими документами, створеними даним підприємством, організацією, установою або отриманими ззовні: прийом, розподіл, реєстрацію, контроль виконання, довідкову роботу, формування справ, збереження та використання документації, рух документованої інформації.

Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення всіх видів документації, що відображає діяльність підприємства, організації або установи. Документування містить у собі всі операції, з підготовки, упорядкування, узгодження, оформлення та виготовлення документа.

Система документування припускає наявність певних вимог і норм створення документів, які закріплені нормативними актами з діловодства.

Діловодство поділяють на два види:

♦ адміністративне або загальне;

♦ спеціальне.

До адміністративного діловодства відносять документи, що створюються у процесі розпорядчої та виконавчої діяльності установ державного управління, громадських організацій, а також адміністрації підприємств. Це головним чином текстові документи на паперовій основі, тобто рукописні, машинописні, друковані тощо.

Документація, що застосовується при оформленні розпорядчо-виконавчої діяльності органів державного управління та підприємств і організацій, називається організаційно-розпорядчою документацією.

Документи, які належать до цієї системи, умовно поділяють на три групи:

♦ організаційні (статути, положення, інструкції, правила);

♦ розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення);

♦ довідково-інформаційні (листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, протоколи, акти, стенограми, списки, переліки).

До спеціального діловодства відносять документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління (транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція тощо).

Документи класифікують за видами діяльності, походженням, призначенням, місцем укладення, найменуванням, кількістю висвітлених у них питань, термінами виконання і зберігання, ступенем істинності, технікою створення та іншими ознаками.

За походженням документи поділяють на службові та особисті. Службові документи видаються від імені установи, підприємства або їх службових осіб, а особисті - від імені окремих громадян (наприклад, заяви, скарги, звернення).

За призначенням розрізняють документи, що використовуються як засіб фіксування фактів, подій та явищ (акти, звіти, протоколи та інші), і такі, що служать засобом передачі інформації на відстань (листи, телеграми та інші).

За місцем укладення документи поділяються на внутрішні, що складені на даному підприємстві або установі і використовуються усередині їх, і зовнішні, що надходять від інших організацій та осіб.

За найменуванням виділяють кілька десятків видів та різновидів документів. Видами документів є, наприклад, анкети, акти, відомості, інструкції тощо. У деяких видах виділяють підвиди, наприклад, бувають такі акти: акт про приймання виконаних робіт, дефектний акт, акт про недостачу та інші.

За кількістю висвітлених питань документи бувають прості (що містять одне питання) і складні (містять кілька питань).

Залежно від термінів виконання і збереження документи поділяють на такі види:

♦ за термінами виконання - на термінові та нетермінові;

♦ за термінами зберігання - постійного (довічного) зберігання та тимчасового (до 10 років включно і понад).

За ступенем істинності документи розділяють на:

♦ Чернетки - попередня редакція документа;

♦ оригінали - документ в остаточній редакції, відповідним чином оформлений і підписаний;

♦ копії - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, тобто відтворення всіх реквізитів оригіналу.

За технікою створення документи можуть бути рукописні, машинописні та друковані.

Прийом, реєстрація, контроль виконання, надсилання документів, їх формування у справи здійснюється або спеціалізованим підрозділом (канцелярією, загальним відділом) підприємства або однією особою (секретарем-референтом).

При впорядкуванні та оформленні документів необхідно дотримуватися низки вимог і правил, що забезпечують юридичну силу документів.

Документи мають виготовлятися на бланках стандартних розмірів А4 та А5. Кожний вид документа повинен мати чітко визначений комплекс реквізитів (складових частин) та стабільний порядок їх розміщення. Розміщення реквізитів у документах встановлюється державним стандартом. Існує два варіанти розміщення реквізитів: кутовий і поздовжній.

З метою забезпечення обліку, контролю та пошуку документів вони підлягають реєстрації.

Реєстрація документів - це запис необхідних відомостей про документи з подальшим позначенням на них діловодного індексу і дати реєстрації. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ повинен реєструватися в даній установі або підприємстві один раз. Вхідні документи реєструються у день надходження, вихідні та внутрішні - у день підписання. Реєструються документи в спеціальних журналах.

Після виконання документи групуються у справи, що являють собою сукупність документів або документ, що стосується певного питання або ділянки діяльності підприємства і підшитий в окрему обкладинку (швидкозшивач, папку тощо).

З метою правильного формування справ, що забезпечувало б швидкий пошук документів за їх змістом і видами, провадиться класифікація документів у діловодстві. Класифікація документів закріплюється в номенклатурі справ, що є систематизованим списком найменувань справ, які заводяться у діловодстві із зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ затверджується у встановленому порядку. Вона служить для розподілу і групування виконаних справ, для закріплення індексації справ, для встановлення термінів збереження справ, як схема побудови довідкової картотеки на документи і є обліковим документом в архіві підприємства або установи.

В архів установи або підприємства справи передаються для постійного або тимчасового зберігання через рік після завершення їх у діловодстві. Архів приймає справи за описами та номенклатура ми справ. Терміни зберігання тих або інших документів, а також порядок їх знищення і передачі в державні архіви визначається законодавчо.

До передачі в архів з моменту заведення у діловодстві справи зберігаються або в робочих кімнатах, або в спеціально відведених придатних приміщеннях. Справи розміщаються корінцями назовні у закритих шафах канцелярського типу, що забезпечують їх схоронність та цілість. Цілість документів зобов'язані забезпечити особи, відповідальні за ведення діловодства.

Технічні засоби, які допомагають опрацьовувати документи, називаються оргтехнікою. До оргтехніки відносять: копіювально-розмножувальну техніку, калькулятори, диктофони, друкарські машинки, багатофункціональні офісні пристрої, устаткування для проведення презентацій та опрацювання поштової кореспонденції.

Копіювально-розмножувальна техніка буває двох типів:

♦ копіювальні апарати, що називають також ксероксами (від назви фірми-виробника Rank Xerox);

♦ дуплікатори, що називають ризографами (від назви фірми Riso).

Останнім часом для підготовки, опрацювання та зберігання документів у електронному вигляді все частіше використовують засоби комп'ютерної техніки, що дає змогу заощаджувати час і кошти.

Нині спостерігається загальна тенденція до загального без-паперового діловодства. Текстові та табличні процесори, комунікаційні програми, планувальники та інші комп'ютерні програми покликані полегшити, спростити й автоматизувати рутинну паперову роботу. Останнім часом подібні програми об'єднуються у єдині офісні пакети (наприклад, Microsoft Office та інші).