Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - 9.4. ВДАЛЕ ЗАВЕРШЕННЯ ДІЛОВОЇ ПОЇЗДКИ

Якщо ви маєте вільний день після повернення з відрядження, повною мірою використайте його, щоб підготувати звіт про поїздку. Якщо ви раніше не підбили підсумки вашої поїздки, найкраще витратити на це певний час зразу після повернення. Імовірність того, що начальник (а може, і не тільки він) захоче зразу ознайомитися з результатами вашого відрядження і отримати повний звіт про нього, дуже висока. І ви як розумна і далекоглядна людина маєте бути готові. Складаючи ваш звіт та думаючи про подальшу роботу, пов'язану з вашим відрядженням, зверніть увагу на такі моменти:

· Перевірте, якими були цілі вашої поїздки і у зв'язку з цим, які завдання були поставлені перед вами. Дуже бажано, щоб у ході поїздки ви вели щоденник, куди б заносили усю цікаву та важливу інформацію, яку отримали під час відрядження. Такого роду записи, безумовно, допоможуть вам чіткіше сформулювати висновки та пропозиції.

· Якщо у вашій фірмі існують спеціальні, особливі вимоги щодо правил оформлення звіту, безумовно виконуйте їх, не забуваючи про правильність вашої мови..

· Зберігайте усі чеки та документи, пов'язані з вашою поїздкою, включаючи посадочні талони та рекламні матеріали, які ви, можливо, отримали від своїх партнерів.

· Якщо ви робили фотографії осіб, з якими працювали, подій, у яких брали участь, намагайтеся проявити, надрукувати та за необхідності відправити їх якнайшвидше.

· Складіть перелік проведених вами зустрічей та переговорів; підготуйте інформативні довідки про партнерів, клієнтів, з якими ви працювали. Ви можете використати цей список при підготовці листів-подяк, а за відповідних умов — для відправки невеликих підходящих подарунків.

· Свій робочий графік після повернення з поїздки складіть таким чином, щоб ви мали достатньо часу для зустрічей та переговорів, пов'язаних з вашою роботою під час відрядження. При цьому будьте готові відповісти на будь-які питання, що можуть виникнути. Варто приділити завершенню справ по поїздці особливу увагу, відклавши за можливості всю іншу роботу.

· Говорячи про результати відрядження; клієнтів, з якими ви працювали/встановили контакти; подальші перспективи певного проекту/програми і т. ін., будьте максимально позитивні. Уразі, коли під час поїздки виникли проблеми або суперечності, продумайте свій варіант вирішення чи своє пояснення ситуації до того, як ви почнете говорити про труднощі.

· Не забудьте подякувати усім, хто сприяв позитивному вирішенню питання щодо необхідності вашої поїздки, а також сказати, як багато означає для вас продемонстрована віра у ваші здібності та надана можливість проявити себе.

9.5. У ВАС У ГОСТЯХ ДІЛОВИЙ ПАРТНЕР-СПІВВІТЧИЗНИК

Приймаючи в гостях свого бізнес-партнера, клієнта чи просто ділового знайомого, робіть усе можливе для того, щоб його поїздка була якомога приємнішою. Якщо політика вашої компанії чи фірми передбачає оплату гостям подорожі, але покладає на них планування свого перебування, повідомте про це своїх майбутніх гостей та запропонуйте усю можливу допомогу. Якщо політика вашої компанії дозволяє вам планувати перебування ваших гостей, з'ясуйте (не наполягаючи на цьому), чи бажають ваші гості скласти власний план поїздки або ж розраховують у цьому на вас. Як правило, більшість гостей віддає перевагу самостійному плануванню. У будь-якому разі чітко визначте існуючу політику своєї компанії щодо цього питання.

Немало гостей готові віддати вам ініціативу у плануванні їхньої поїздки. У такому разі якомога раніше з'ясуйте їх побажання щодо поселення у готелі та їх розміщення там. Також, можливо, вам доведеться займатися їх авіаквитками. Щоб вдало відпрацювати цю частину програми, дізнайтеся, чи є у гостей особливі побажання щодо авіакомпанії та часу польоту. Якщо ваша фірма сплачуватиме усі дорожні витрати гостей, попередьте їх про необхідність зберегти усі необхідні для цього документи.

Після вирішення усіх питань, пов'язаних з дорогою, поселенням та розміщенням, повідомте гостей про результати та переходьте до складання переліку необхідної та корисної інформації. Цей перелік включатиме:

· інформацію про політ до місця призначення та зворотний політ: номери рейсів; час і місце відправлення та прибуття; назву авіакомпанії та її телефонні номери;

· інформацію про наземний транспорт; підтвердження замовлення на машину; номер замовлення; іншу можливу інформацію про наземний транспорт;

· інформацію про поселення: назву готелю, у якому заброньовані номери; розташування готелю; номери телефонів та номер замовлення;

· список запланованих зустрічей;

· інформацію про організацію харчування та замовлення столів на ділові сніданки, ланчі та обіди (якщо вони були зроблені);

· коротку інформацію про бізнесменів, з якими будуть проходити зустрічі та переговори;

· контактний(і) телефон(и) та ім'я особи, з якою за необхідності можна зв'язатися.

При складанні програми візиту ваших гостей зверніть увагу на такі моменти:

· За можливості заплануйте прибуття гостя (гостей) напередодні проведення зустрічей та переговорів. При цьому поставте усі зустрічі першого робочого дня на пізній ранок, це надасть прибулим можливість максимально повно відновити свої сили після дороги.

· Намагайтеся не переповнити програму для ваших гостей, включивши до неї надто багато справ, які необхідно зробити. Так, якщо гості цілий день провели на зустрічах та переговорах, краще запланувати для них ранню вечерю у спокійній обстановці, ніж вечерю, потім відвідання театру і нарешті пізній прийом.

· Як тільки ви підготували програму візиту, якомога швидше відправте її факсом чи електронною поштою гостям для того, щоб вони мали час для остаточного затвердження її. З наближенням дня прибуття гостей ви можете ще раз зателефонувати їм, щоб остаточно підтвердити всі деталі і, можливо, за необхідності внести певні зміни.

Коли ви зустрічаєте ділового гостя-співвітчизника, ваші обов'язки такі самі, як і при зустрічі будь-якого гостя. Виявляйте турботу про нього, приділяючи максимальну увагу з ранку до вечора. Крім усього іншого це означає:

· підтвердження домовленостей щодо способу транспортування гостя з готелю до офісу фірми і назад;

· надання необхідних карт з визначеним маршрутом до офісу та від нього (уразі, коли ваш гість сам водить машину);

· зустріч гостя при вході та супроводження його до залу переговорів;

· забезпечення гостя прохолодними напоями, кавою або чаєм;

· подяку гостеві за те, що він приїхав;

· уважне слухання його виступу та зауважень;

· надання гостю певного вільного часу в ході робочого дня. Багато хто позитивно сприймає можливість мати короткий перепочинок, перерву між пізніми денними засіданнями та вечерею.

Якщо ви — гість, ваші обов'язки не такі широкі та складні. У будь-якому разі неодмінно висловлюйте вдячність за турботу та увагу, надані вам господарями. Усі свої зауваження і можливе певне незадоволення тримайте при собі. Наприкінці вашого візиту ще раз подякуйте вашому господарю (вашим господарям) за все, що вони зробили для вас. Після повернення додому надішліть на адресу фірми, компанії, яка вас приймала, лист-подяку.