Менеджмент у галузі охорони здоров'я - Баєва О.В. - Адресування документів

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, то їх найменування подаються в називному відмінку.

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступень.

У разі надсилання документа більше як чотирьом адресатам складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів:

o прізвище виконавця (виконавців);

o зміст доручення;

o термін виконання;

o особистий підпис керівника;

o дата.

Якщо доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Рис. 10.12 Документи, які підлягають затвердженню

На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче від реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту.

Відмітки про проходження та виконання документів

Під час проходження документа в установі на ньому робляться такі помітки:

♦ про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

o про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

o про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця);

o про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа (слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

Здійснення контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

o постанови документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

o перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

o попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

o облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

o інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

o повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

o зняття документів з контролю;

o формування картотеки виконаних документів.