Основи менеджменту - Федоренко В.Г. - 3.1. Сутність, зміст та структура організації

3.1. Сутність, зміст та структура організації

Управління неможливе без наявності організації. Що таке організація і для чого нею потрібно управляти?

Вважається, що організація виникла із потреб людей в об'єднанні (кооперації) зусиль для досягнення особистих цілей у зв'язку з використанням обмежених ресурсів (економічних, соціальних, фізичних, природних, психологічних тощо) на основі певних правил.

Американський науковець Ч. Барнарда дає таке визначення організації: Організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення спільної мети або цілей". Тобто, організації створюються людьми для досягнення значимої для всіх мети. За наявності однієї мети така організація є простою, а за наявності двох і більше цілей - складною. Таким чином, організація - це група людей, діяльність яких свідомо узгоджується і координується для досягнення поставленої спільної мети.

Вимоги, що ставляться перед організацією, такі:

- наявність не менше двох людей, які вважають себе частиною цієї організованої групи;

- наявність спільної мети;

- наявність спільної діяльності членів групи для досягнення загальної мети або цілей.

Державу необхідно розглядати як складну організацію, яка має складний набір взаємопов'язаних цілей і характеристик. Загальними характеристиками організації є: ресурси, залежність від зовнішнього середовища, розподіл праці (вертикальний, горизонтальний, спеціалізація праці).

З погляду методології дослідження організації - це впорядкована взаємодія підсистем та елементів у межах цілісної системи. Тобто, будь-яку організацію можна розглядати як цілісну систему.1

Система-це цілісність сукупності взаємопов'язаних і взаємозалежних частин та елементів, які роблять свій конкретний внесок у характеристику цілого. Системи можуть бути закриті і відкриті. Закрита система - це система, що має жорсткі фіксовані межі з навколишнім середовищем. Відкрита система - це система, що має проникні і рухомі межі із зовнішнім середовищем. Відкриті системи різною мірою залежать від зовнішнього середовища і його впливу. Звичайно, всі організації є відкритими системами.

Будь-яка система має різні види структур.

Структура - це впорядкованість організаційних систем і одиниць, які складаються із сукупності різних підсистем і елементів (територіальна, виробнича структура, галузева, структура державного управління тощо) і взаємовідносин між ними.

В теорії антикризового управління наголошується, що "структура економічної одиниці є сукупністю пропорцій і відносин, які характеризують цю одиницю, в даних умовах і в даний момент:

- пропорції, тобто відносна величина і значущість елементів, які складають дану економічну одиницю;

- відносини, які встановлюються, з одного боку, між елементами, що становлять одиницю, а з іншого, - між цією одиницею й іншими економічними одиницями".

Виробнича структура і структура державного управління мають відповідати поставленій меті і завданням в поєднанні з можливостями суспільства.

Організація вважається успішно керованою, якщо вона вирішує завдання і досягає поставленої мети. Для цього управління має бути результативним і ефективним.

Мета - це бажаний і необхідний результат, на який направлена вся діяльність організації. Найперша мета організації - це визначення цілей.

Завдання - це діяльність, направлена на досягнення мети або цілей організації. Цілі встановлюють на довгостроковий (стратегічні) і короткостроковий (поточні) періоди часу (див. рис. 3.1). Цілі будь-якої організації повинні бути реальними, щоб їх можна було досягти. Вони мають служити підвищенню ефективності діяльності організації. Якщо встановленні цілі недосяжні, мотивація робітників ослабне і їхнє намагання досягти успіху буде блоковане. Процес стратегічного управління буде ефективним тільки в тому випадку, якщо керівники-управлінці будуть брати участь у формулюванні цілей і стимулювати їх здійснення.

Рис. 3.1. Класифікація цілей діяльності організації залежно від строку їх досягнення

Управління дуже рідко має справу з організаціями, які мають лише одну мету. Організація є системою, сукупністю взаємодіючих елементів, що складають цілісне утворення, яке має набір взаємопов'язаних цілей. Наприклад, такі організації, як "Адідас", "Кока-Кола" складаються із великої кількості самостійних підприємств, які мають свої плани виробництва і реалізації продукції та прибутків. У вітчизняній економіці, згідно з Господарським кодексом України, можуть створюватись різні форми підприємницької діяльності, до яких належать виробничі об'єднання, товариства, концерни, консорціуми, холдинг-компанії та інші.

Організація як цілісна система складається з "керівної підсистеми" та "керованої підсистеми". Керівна підсистема складається з елементів, які забезпечують процес управління. Керована підсистема вміщує ті елементи, які забезпечують процес економічної діяльності. Отже, керівна і керована підсистеми - цілісний комплекс взаємопов'язаних та об'єднаних спільною метою елементів, що дозволяє виявляти властивості системи, її внутрішні та зовнішні зв'язки.

Все вищевикладене торкається так званих формальних організацій. Формальна організація - це організація, що підкоряється класичним законам існування і розвитку організацій. Але є ще так звані неформальні організації. Неформальна організація - це структура (група) існує усередині формальної організації, де люди вступають у взаємодію одне з одним достатньо регулярно, але ці відносини неформальні (виробничі відносини, дружні стосунки тощо). Такі неформальні організації створюються в усіх сферах. Якщо мета і завдання неформальної організації співпадають з формальною, то організація існує, розвивається і досягає своєї мети; якщо цілі і завдання неформальної і формальної організації різні, то це може призвести до конфліктної ситуації, до кризи, розпаду або припинення існування формальної організації. Уміння керівників підпорядковувати мету і завдання неформальної організації загальним інтересам і меті формальної організації - засада успішної діяльності організації.

Якщо державу розглядати як формальну організацію, то партії і рухи, що перебувають в опозиції до влади (уряду), можна розглядати як неформальні організації (але тільки, щодо держави, оскільки самі партії і рухи можна розглядати як організації, в яких також є лідери і опозиціонери, тобто формали і неформали).

Слід зазначити, що не завжди керівники держави діють в межах законів і конституції, часто використовують неформальні організації, і якщо вони приводять до влади своїх прихильників, то тоді з неформальних вони стають формальними організаціями, а ті, хто програв вибори, колишні формали, можуть стати опозиціонерами, тобто неформалами.

У роботі під поняттям "організація" завжди мається на увазі формальна організація. Характерними особливостями неформальних організацій є здатність до самоорганізації, саморегулювання внутрішніх відносин під впливом престижу, лідерства тощо.

В інтересах ефективного управління доцільно розробляти стратегію відносин з неформальними організаціями, враховувати взаємодію цих відносин, ступінь впливу неформальних відносин на формальні і навпаки.

Залежно від того, хто і якою мірою має право на ухвалення важливих для організації рішень, організації діляться на централізовані і децентралізовані. До централізованих відносяться організації, в яких всі найважливіші рішення приймаються вищим керівництвом організації, тобто керівництво і вказівки з усіх питань виходять з центру, при цьому можливості нижчих рівнів управління в ухваленні важливих рішень зведені до мінімуму. Всю відповідальність за існування і розвиток організації вище керівництво поклало на себе. До децентралізованих організацій належать організації, в яких нижчі рівні управління мають певний рівень свободи в ухваленні важливих рішень, при цьому відповідальність за успішний розвиток організації розподіляється між її рівнями управління.

В реальному житті не існує повністю централізованих або децентралізованих організацій, кожна організація має певний рівень централізації і децентралізації, причому ступінь переважання одного з них дає можливість зараховувати організацію або до централізованої, або до децентралізованої.

Рівень централізації або децентралізації можна визначити шляхом порівняння з іншими організаціями, використовуючи такі характеристики:

1. Кількість рішень, що приймаються на нижчих рівнях управління. Чим більша кількість тих рішень, які приймають нижчі керівники, тим більший ступінь децентралізації.

2. Важливість рішень, що приймаються на нижчих рівнях. У децентралізованій організації керівники середньої і нижньої ланок можуть ухвалювати рішення, пов'язані з витратами значних матеріальних і трудових ресурсів або спрямуванням діяльності організації в нове русло.

3. Наслідки рішень, що приймаються на нижчих рівнях. Якщо керівники середньої і нижньої ланки можуть ухвалювати рішення, які торкаються більш ніж однієї функції, то організація децентралізована.

4. Кількість контролю за роботою підлеглих. У дуже децентралізованій організації керівництво вищої ланки рідко перевіряє повсякденні рішення підлеглих йому керівників, виходячи з припущення, що всі ці рішення правильні. Оцінка дій керівництва робиться на підставі досягнутих сумарних результатів, особливо рівня прибутковості і зростання організації.

Яка з організацій, централізована або децентралізована, діє більш ефективно залежить від конкретної ситуації.

Організація - це складна соціально-технічна система, діяльність якої залежить від різноманітних чинників, що потрібно враховувати, обираючи конкретну програму дій.

Кожна організація має внутрішнє і зовнішнє середовище. Кожне середовище мас свої ситуаційні змінні (чинники), які впливають на його успіх.

Внутрішні змінні - це ситуаційні змінні, що діють всередині організації. Основними з них є: цілі, структура, завдання, технологія, інформація, працівники та ресурси. Ці змінні (чинники) для всіх організацій є загальними. Кожна організація ставить перед собою мету, створює свою структуру виробництва і управління для досягнення цієї мети, ставить і вирішує завдання, використовує певну технологію і трудові ресурси.

Всі внутрішні змінні взаємопов'язані і взаємозалежні. Зміна однієї з них ланцюговою реакцією передається і чинить вплив на інші змінні.

Жодна організація не може існувати сама по собі, ізольовано від навколишнього середовища. Будь-яка організація повністю залежить від зовнішнього середовища, яке включає економічні, соціальні і політичні умови. Тобто, це ситуаційні змінні, що діють ззовні організації.

Склад і взаємозв'язок елементів організації наведено на рисунку 3.2.

Отже, зовнішні змінні-це ситуаційні змінні, які впливають на діяльність будь-якої організації ззовні.

Примітка. Внутрішнє і зовнішнє середовище, їх ситуаційні змінні (чинники) більш докладно розглянуті в розділі 3 (3.2).

Численні внутрішні і зовнішні змінні тісно взаємопов'язані. Всі вони, їх взаємозв'язки активно впливають на розвиток організації, а також суспільства.

Організація має горизонтальний і вертикальний поділ праці, а також

Рис. 3.2. Склад і взаємозв'язок елементів організації

Горизонтальний поділ праці - це розподіл всієї роботи на складові компоненти. Наприклад, на підприємстві це такі складові: виробництво продукції, фінанси і маркетинг. Вертикальний поділ праці - це діяльність з координування роботи інших людей залежно від підлеглості (директор -" заступники -► начальники відділів, служб, цехів, підрозділів -" працівники відділів, служб, цехів підрозділів, майстри робітники). Цей поділ праці відділяє роботу з координування дій від самих дій. Вертикальний поділ праці утворює рівні управління. Державне управління може мати трирівневу систему управління: низова, середня і вища ланки. До низової ланки належать міські і районні (у містах і районах) рівні управління. У цій ланці задіяна найбільша кількість управлінців. До середньої ланки відноситься обласний рівень управління. До вищої ланки-державний рівень управління (центральний державний апарат управління).

Керівники вищої ланки відповідають за ухвалення найважливіших рішень, що впливають на розвиток і добробут суспільства. Від керівників середньої і низової ланок залежить впровадження в життя рішень, на вищому рівні, а також контроль за їх виконанням.

Спеціалізація праці - розділення роботи на численні малі операції, які виконуються фахівцями.

Для того, щоб організація могла досягти поставленої мети, завдання мають бути свідомо скоординовані завдяки вертикальному розподілу праці.

Таким чином, організація - це сукупність взаємодіючих та об'єднаних спільною метою елементів, що утворюють цілісну систему, яка має властивості, відмінні від властивостей складових елементів (підсистем).