Управління персоналом - Виноградський М.Д. -
Порядок заповнення трудових книжок

Трудова книжка є головним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств усіх форм власності, котрі працювали на них більше п' яти днів. У тому числі на осіб, котрі є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На працівників, котрі працюють на умовах трудового договору і не мають прав юридичної особи, а також на працівників, які працюють на окремих громадян (як хатні робітниці, няньки, шофери, охоронники) трудових книжок не заводять. Їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої був укладений трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки заводяться тільки за місцем основної роботи.

Влаштовуючись на роботу, працівники зобов' язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше влаштовуються на роботу і не мають трудової книжки, мають пред' явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, пред' являють військовий квиток.

Порядок заповнення трудових книжок

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.

Трудову книжку вперше заповнює власник майна або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку від дня прийняття на роботу.

До трудової книжки заносять:

o відомості про працівників (прізвище, ім'я та по батькові, дата народження);

o відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

o відомості про нагородження та заохочування (про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства);

o відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені за них винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи у трудовій книжці слід виконувати відповідно до формулювань чинного законодавства з обов' язковим посиланням на певну статтю і пункт закону.

Всі записи у трудовій книжці робить власник майна або уповноважений ним орган після видання наказу, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення, причому записи мають точно відповідати тексту наказу.

Записи виконують арабськими цифрами (число і місяць - двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийнято на роботу 5 січня 1999 р., то у графі 2 трудової книжки слід зробити такий запис: "05.01.1999".

Записи виконують акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів; печаткою завіряють запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення та звільнення власник майна або уповноважений ним орган зобов' язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник майна або уповноважений ним орган, який зробив цей запис.

На прохання працівників, власник майна або уповноважений ним орган видає завіреним виписки з трудових книжок з відомостями про роботу.

Якщо підприємство, де був зроблений неправильний або неточний запис, ліквідовано, то відповідний запис робить правонаступник і засвідчує це печаткою, а у разі його відсутності - вища організація, якій було підпорядковане ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності - облархів або держархів.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та ін. мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) не дозволяється закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи.

У разі потреби (наприклад, для заміни запису відомостей про роботу) після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишуть: "Запис за № таким-то є недійсним, прийнято за такою-то професією (на посаду)", а у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника майна або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення та переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, встановлених органом, який розглядає трудові спори, і робиться запис про поновлення на попередній роботі або про зміну формулювання причини звільнення. Наприклад, пишуть: "Запис за № таким-то є недійсним, поновлено на попередній роботі". При зміні формулювання причин звільнення пишуть: "Запис за № таким-то є недійсним, звільнено... " і наводять нове формулювання. У графі 4 в такому разі зазначають посилання на наказ про поновлення на роботі або про зміну формулювання причин звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видають дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульній) трудової книжки. Прізвище, ім' я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові та ініціали) і дату народження зазначають за свідоцтвом про народження.

Після закінчення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульну сторінку) трудової книжки підписує відповідальна за видачу трудових книжок особа, потім ставить печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), де вперше заповнюється трудова книжка.

Заміну записів у трудових книжках про прізвище, ім' я та по батькові і дату народження виконує власник майна або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім' я та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів). Зазначені зміни вносять на першу сторінку (титульну) трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім' я, по батькові, дату народження, записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряють підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишуть повну назву підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 - дату прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: "прийнято або призначено до такого-то відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" із зазначенням конкретної назви, а також роботи, професії або посади і набутого розряду. Записи про назву роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують для робітників та службовців відповідно до назв професій і посад, зазначених у Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис до трудової книжки вносять на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць.

Якщо працівнику в період роботи присвоюють новий розряд, то про це у встановленому порядку роблять відповідний запис.

Запис про роботу за сумісництвом, оформлену за встановленим порядком, у трудовій книжці виділяють окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом виконує, за бажанням працівника, власник майна або уповноважений ним орган.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформляють так само, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінилась, то це окремим рядком у графі 3 трудової книжки роблять запис: "Підприємство таке-то з такого-то часу перейменовано на таке-то", а у графі 4 зазначають підставу перейменування: наказ (розпорядження) його дату і номер.

Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про термін навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є наказ навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів.

Для студентів, учнів, аспірантів, які раніше не працювали та через ці обставини не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідницької госпдоговірної тематики на підставі довідок вносять на підприємстві, де вони працюватимуть.

До трудових книжок за місцем роботи вносять окремим рядком з посиланням на дату, номер і назву відповідного документа такі записи:

o про термін служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто відбуває службу, не поширюється законодавство про працю і соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

o про термін навчання у професійних навчально-виховних закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

o про термін навчання у вищих навчальних закладах (сюди входить і термін роботи у студентських таборах, на виробничій практиці та виконання науково-дослідницької господарської тематики) та про термін навчання в аспірантурі;

o про термін роботи як членів колгоспу - у разі, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї праці до загального трудового стажу;

o про термін доглядання за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, або за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

o безробітним особам - про період одержання допомоги "по безробіттю" - запис до трудової книжки вносить орган державної служби зайнятості населення.

Наведені записи вносять до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

При відновленні у встановленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги з державного соціального страхування до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу "Відомості про роботу" вносять такий запис: "безперервний стаж роботи відновлено з такого-то числа, місяця, року", у графі 4 наводять посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Працівникам, зайнятим на сезонних роботах у галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумки періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу у разі повернення в установлений термін на сезонну роботу після міжсезонної перерви, до графи 2 зазначеного розділу трудової книжки вносять такий запис: "Безперервний стаж роботи зберігається".

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, а також іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них громадян на території України, зберігаються: у м. Києві - у Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв; у Автономній Республіці Крим та областях - у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій; у м. Севастополі - у міській державній адміністрації.

Ці організації роблять відмітки у трудових книжках про прийняття на роботу і звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок наймачів. Під час влаштування на роботу вносять такий запис: "прийнято на роботу в систему Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв", а при звільненні: "Звільнено з роботи з системи Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв" із посиланням на відповідні статті КЗпП України. Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співпрацівниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України, є недійсними.

До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" заносять відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, у розділ "Відомості про заохочення" - відомості про заохочення за успіхи у праці.

До трудових книжок не заносять відомості про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких є регулярною.

Порядок занесення відомостей про винагороди та заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишуть назву підприємства у вигляді заголовка; нижче у графі 1 - порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 - дату нагородження або заохочення; у графі 3 - хто нагородив або заохотив працівника, за які досягнення і якою винагородою або заохоченням; у графі 4 - підставу запису (дату, номер і назву документа).

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають бути у повній відповідності з формулюванням чинного законодавства з посиланням на певну статтю, пункт закону, наприклад: "Звільнено у зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4, ст. 40 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачає надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вносять до трудової книжки із зазначенням цих причин, наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв' язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України".

Запис про звільнення до трудової книжки працівника вносять за такими правилами: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" - порядковий номер запису: у графі 2 - дата звільнення (10.10.1998 р.); у графі 3 - "Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України"; у графі 4 - дата і номер наказу про звільнення.

У разі переведення з одного підприємства до іншого за погодженням між їх керівниками у графі 3 наводять посилання на погодження: "Звільнити у зв' язку з переведенням на роботу до такого-то підприємства, п. 5 ст. 36 КЗпП України".

У разі переходу на виборну посаду до графи 3 вносять такий запис: "Звільнити у зв' язку з обранням на виборну посаду до та-кої-то організації, п.5 ст.36 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника майна або уповноваженого ним органу у зв' язку із заходами щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підприємств, передбачених чинним законодавством, наводяться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 пишуть: "Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України".

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років, працівник органу соціального забезпечення у розділі трудової книжки "Відомості про призначення пенсії" ставить штамп "Пенсію призначено".

Вкладиш до трудової книжки

У разі, якщо всі сторінки відповідних розділів трудової книжки заповнені, її доповнюють вкладишем, який вшивають до трудової книжки. Власник майна або уповноважений ним орган за місцем роботи працівника заповнює та веде вкладиш у такому самому порядку, що й трудову книжку.

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний вкладиш на першій сторінці (титульній) трудової книжки зверху ставлять штамп розміром 10х25 мм з написом "Видано вкладиш" і тут же зазначають серію і номер вкладиша. Про кожний наступний вкладиш має ставитись новий штамп із зазначенням його номера та серії.

Вкладиш до трудової книжки
15.3. Порядок видачі трудової книжки при звільненні
15.4. Облік трудових книжок
Порядок оформлення та видачі трудових книжок головами правлінь ВАТ
15.5. Державні нагороди
Види державних нагород
Термінологічний словник
Список рекомендованої літератури