Облік у зарубіжних країнах - Губачова О.М. -
Реєстрація та зберігання інформації

Реєстрація та зберігання інформації

Інформація, необхідна для прийняття управлінських рішень повинна накопичуватися, зберігатися і бути готовою для використання. Для цього й існує облікова система. Функціями її є:

- збір, реєстрація та зберігання інформації;

- її систематизація;

- виконання математичних дій та узагальнення даних;

- підготовка фінансових звітів.

Ці процедури повторюються у кожному звітному періоді. Збір та опрацювання облікової інформації протягом звітного періоду називають циклом опрацювання облікової інформації.

Початковою фазою цього циклу є збір первинної інформації про кожну операцію на підприємстві. Добре організована система збору має істотне значення, від її оперативності залежить якість інформації на виході з облікової системи.

Кожна господарська операція звичайно оформлюється первинним документом, що містить важливі дані щодо цієї операції. Такими документами можуть бути рахунки постачальників, квитанції про сплату, касові ордери та ін. Документи також можуть відображати використання на підприємстві товарно-матеріальних запасів, нарахування амортизації основних засобів тощо. Різноманітна інформація породжується різними оперативними функціями підприємства. Реєстрація та зберігання первинної інформації здійснюється в три етапи: .

1) складання первинного документа на кожну господарську операцію;

2) аналіз кожної господарської операції;

3) запис економічних наслідків кожної операції в хронологічному порядку (протоколювання).

Фахівцям необхідно бути обізнаними з деякими особливостями, що склалися у світовій практиці в оформленні первинних документів:

1. Записи цифр. При запису цифр на нерозграфленому аркуші для відмежування тисяч використовуються коми, а для десятих - крапки.

2. Знак грошової одиниці (доларів, фунтів та ін.) ставиться перед числом. Наприклад, число 5875,96 дол., відповідно до західної практики, буде записане яке $5875,96. Коли використовуються розграфлені бланки, коми та крапки не обов'язкові.

3. Виділення підсумків. Число, після якого вказується підсумок, підкреслюється однією лінією. Це вказує, що наступне за підкресленим числом є результатом додавання або віднімання. Кінцевий підсумок підкреслюється двома лініями.

Наприклад: $180

120

$300

4. Позначення грошових одиниць у таблицях. Грошова одиниця позначається перед першою сумою в кожній колонці, а також перед останньою підсумковою сумою. Позначення грошової одиниці не використовується в регістрах бухгалтерського обліку - журналах та Головній книзі.

Документування господарських операцій - це перший крок в реєстрації та зберіганні інформації. Другим кроком є аналіз операції. Кожна господарська операція змінює відповідні показники Балансу і складові його рівняння. Під час такого аналізу з'ясовується вплив операції на активи, зобов'язання і капітал підприємства. В результаті аналізу приймається рішення - який рахунок дебетується, а який кредитується. При цьому мають зберігатися дві основні балансові тотожності.

Третім етапом реєстрації є запис у хронологічному порядку кожної операції та її економічних наслідків. Відомості про кожну операцію заносяться в Журнал. Журнал - це бухгалтерський реєстр початкового запису (всі операції реєструються в ньому відразу після оформлення та аналізу первинних документів). Процедура опису операції в Журналі називається протоколюванням.

Існує декілька видів Журналів. Вибір одного з них залежить від обсягу і характеру господарських операцій підприємства. Самим простим і гнучким є Головний Журнал, який використовується на більшості підприємств (табл. 1.15).

Правила заповнення Журналу:

1. Сторінки Журналу нумеруються. У Головній книзі, куди потім розносяться операції, вказують сторінку Журналу, на якій вони записані.

2. На початку кожної сторінки Журналу в колонці "Дата" записується рік.

3. Після року вказується місяць. Наступний запис місяця на сторінці здійснюється тільки після його зміни.

4. Назву рахунку, що дебетується, вказують відразу після дати з самого початку рядка в колонці "Назви рахунків і пояснення".

5. Назву кредитованого рахунку розміщують під назвою дебетованого рахунку із зміщенням вправо.

6. Коротке пояснення починається в наступному після кредитованого рахунку рядку. В ньому має бути посилання на первинний документ.

7. Графа "Фоліо" залишається не заповненою на момент, коли здійснюється запис у Журнал. Ця колонка використовується під час перенесення даних до Головної книги для зображення, що відповідне перенесення вже зроблено, та надання можливості простежити, куди саме перенесені дані.

8. Після кожної операції повинен залишатися вільний рядок. Його наявність виділяє в окремий блок кожну операцію і полегшує прочитання Журналу.

Розглянуті процедури чітко відображають проміжну роль Журналу між первинним документом і Головною книгою. Може виникнути запитання: "Навіщо потрібний Журнал, якщо операція може бути записана безпосередньо з первинного документа у Головну книгу?" Відповідь дають переваги застосування Журналу:

1. Журнал - це збірка записів про господарські операції, в той час як Головна книга - збірка рахунків.

2. Журнал забезпечує хронологічну реєстрацію усіх господарських операцій підприємства. Якщо виникає потреба знайти дані про господарську операцію, що відбулася кілька місяців чи років тому, необхідно знайти дату операції в Журналі.

3. В журнальному записі міститься повна інформація про господарську операцію, дебет і кредит зареєстровані разом, а в Головній книзі - на різних рахунках. Оскільки Головна книга може мати значну кількість рахунків, в ній важко знайти дані про конкретну операцію.

4. Використання Журналу допомагає попередити помилки, пропуски дебета чи кредита або їх запис двічі.

Таким чином, запис у Журналі - це спосіб аналізу, реєстрації та зберігання інформації про господарські операції, що мали місце на підприємстві.

Систематизація інформації
Завершення облікового циклу
Повний цикл фінансового обліку
Спеціальні журнали
РОЗДІЛ 2. ФІНАНСОВА ЗВІТНІСТЬ
2.1. Призначення та зміст фінансової звітності
2.2. Зміст, структура та методика складання балансу
2.3. Звіт про прибутки та збитки, його зміст і методика складання
2.4. Призначення і методика складання Звіту про рух грошових коштів
2.5. Характеристика Звіту про зміни у власному капіталі та Приміток до фінансової звітності