Ресторанна справа - Мальська М.П. - 6.4. Організація харчування туристів, які подорожують з діловою метою

До сфери ділового туризму належить організація конференцій, семінарів, симпозіумів, "круглих столів", презентацій, тренінгів, майстер-класів, прес-конференцій тощо. У тій або іншій формі бізнес-туризм існує вже давно. Сьогодні замість терміна "діловий туризм" часто вживається англійський термін-абревіатура MICE, що точно відображає структуру цього виду туризму - conferences / exibitions, а в перекладі - зустрічі / інсентив / конференції / виставки. Для цього виду туризму велике значення має наявність при готельних комплексах спеціальних залів, обладнання для зв'язку (телефони, факси, інтернет), приміщення для ведення переговорів та ін.

Важливою складовою організації таких заходів є надання послуг харчування. Для цього можуть бути використані діючі за місцем проведення заходу ресторани, кафе, буфети при виставкових центрах, театрах, спортивних спорудах тощо. Крім того, за необхідності, до обслуговування заходу може бути залучена кейтерингова компанія.

Адміністрацію закладу ресторанного господарства заздалегідь повідомляють про програму роботи заходів, кількість учасників, вартість денного раціону і порядок розрахунку. Меню складають заздалегідь.

У перервах між засіданнями учасникам пропонується обслуговування в діючих і виносних буфетах з певним асортиментом закусок, кондитерських виробів, води, соків тощо. Крім того, в перервах широко використовується така форма обслуговування, як кава-брейк, бізнес-ланч, по завершенню основного заходу - бенкети з розсаджуванням (обід, чай, вечеря) і без розсаджування гостей (фуршет, коктейль); перед початком заходу, наприклад, перед відкриттям виставки, - денні прийоми: бокал шампанського, вина.

Денні прийоми (бокал шампанського та бокал вина), як правило, починаються о 12.00 і тривають близько години. Їх проводять з нагоди підписання урядових угод, важливих контрактів чи інших офіційних заходів. На прийомі подають шампанське, вино, соки, горіхи, канапе, тістечка. Напої і закуски розносять офіціанти, гості споживають їх стоячи.

Для підтримання корисних зв'язків з партнерами і представниками преси при підписанні важливих контрактів проводиться також прийом-сніданок з 8.00 до 15.00, який триває півтори-дві години. Особливість ділового сніданку полягає в тому, що подають одну холодну, одну гарячу закуску та одну гарячу другу страву.

Вечірні прийоми більш святкові. Прийом-коктейль або фуршет починаються о 17-18-й годині і тривають близько двох годин. У першому випадку офіціанти розносять напої і холодні закуски, у другому - гості самі підходять до накритих столів. Ці прийоми проходять стоячи, що забезпечує свободу переміщення учасників заходу з метою налагодження ділових контактів.

Прийом-обід з розсаджуванням гостей (бенкет за столом) починається о 17-19-й годині і триває 2-3 години, а то й більше. Меню прийому-обіду підпорядковується національним традиціям і зазвичай включає: одну-дві холодні закуски, одну гарячу закуску (рибну, м'ясну, з овочів чи грибів), суп, гарячу рибну, м'ясну страву чи страву з птиці; десерт одного чи двох найменувань, каву, чай.

Прийом-вечеря проводиться так само, лише починається пізніше - о 20-й годині. Зазвичай він розпочинається о 21-й годині, а інколи і пізніше. Меню і вина прийому-вечері переважно збігаються з меню і винами прийому-обіду, за винятком супів. Прийом влаштовується безпосередньо після завершення будь-якої події, заходу, наприклад, після відвідання філармонії, театру, концерту, арт-галерей тощо. Так само влаштовується святкова вечеря на честь дня народження перших осіб держави.

Дуже поширеним є прийом-фуршет, оскільки він зручний для контактів: є можливість поспілкуватися з багатьма присутніми особами. Його організовують для учасників симпозіумів, з'їздів, конференцій. Слово "фурше" французького походження і в перекладі означає "виделка". Меню фуршету може бути різним за добором страв і характером обслуговування (бенкет-фуршет, закусочний фуршет, десертний фуршет).

Закусочний і десертний фуршети обслуговують перерви, а на бенкет-фуршет відводять певний час.

Особливістю фуршету є те, що він проходить без розсаджування за столами: гості їдять і п'ють стоячи. Крісла не розставляють. Організовують фуршетні столи тоді, коли за обмежений проміжок часу необхідно нагодувати в невеликому приміщенні значну кількість гостей. Зазвичай на фуршет, залежно від події, запрошують від 80 до 500 осіб. Час влаштування прийому-фуршету - між 17.00 та 20.00 годинами, в окремих особливо урочистих випадках початок призначається на 20.00 чи навіть пізніше. Триває прийом зазвичай дві години, в деяких випадках - більше. Перед початком прийому зазвичай подають аперитив: міцні і не дуже алкогольні напої, соки, мінеральну газовану та негазовану воду, в тому числі з льодом (якщо прийом відбувається у весняно-літній період).

Бенкет-фуршет влаштовують у ресторанах категорії "люкс" і "вища".

Крім холодних закусок, у меню включають одну-дві гарячих і другу страву без гарніру. При поданні десерту офіціантами його асортимент звужують до двох-трьох страв.

Оскільки гості їдять тільки виделками, а використання ножів зведене до мінімуму, всі натуральні рибні, м'ясні та овочеві холодні та гарячі страви нарізаються малими кусниками, які можна їсти без ножа. Овочі подають натуральними, салати - у кошичках з соленого тіста, ікру - у волованах, паштети - у трубочках з листкового тіста.

Прийом-коктейль - це різновид прийому-фуршету. На цьому прийомі готують і подають коктейлі переважно з аперитивних напоїв. Його організовують у вихідні дні в час роботи конференцій, під час зустрічей з відомими державними діячами та тоді, коли необхідно подати легку закуску перед офіційним обідом.

Прийом-коктейль проводять з 17.00 до 20.00. Тривалість його 1,5-2 години. Особливістю організації прийому є те, що столи зі стравами та закусками взагалі не розставляють. Гості їдять і п'ють стоячи. Облаштовують лише столи для тютюнових виробів і паління. Всі страви подають офіціанти в обнос і на тацях різної форми.

Робота із закладом ресторанного господарства за місцем проведення заходу, а за необхідності (наприклад, у виставковому центрі) з кейтеринговою компанією починається з формулювання замовником мети, якої він прагне досягти внаслідок проведення заходу. На підставі концепції і з урахуванням місця проведення заходу розробляється його план, складається меню і визначається вартість кави-брейк, бенкету (за столом або фуршет), кількість гостей. Узгоджуються форми запрошення, схеми розміщення сцени, столів для VІР-гостей та інших гостей стосовно сцени. Уточнюються дизайн приміщень, форми розставляння столів, їх сервірування, порядок розсаджування гостей, форма офіціантів. Окремі приміщення слід передбачити для складування продуктів, виробничої зони з підведенням води, електроенергії тощо.

Учасники заходів, які мешкають у готелях, снідають у ресторанах при готелях, оскільки при поселенні вони оплачують вартість сніданку.

Офіціанти роблять розрахунок на початку обслуговування, якщо харчування здійснюється за безготівковим розрахунком, або наприкінці, якщо споживачі розраховуються безпосередньо з офіціантом (розрахунок готівкою).

Комплексне обслуговування іноземних туристів з діловою метою має особливе значення. Справити позитивне враження на гостей можна завдяки високому організаційному рівню прийому.

Підготовка до прийому іноземних гостей починається заздалегідь (краще за місяць, але не менше ніж за 10 днів). Спочатку уточнюють дату заїзду, номер рейсу, чисельність гостей, у тому числі кількість супроводжуючого персоналу (референтів, охоронців тощо). Потім з'ясовують вимоги і побажання гостей щодо організації прийому, зокрема: вимоги до проживання (одно-, двомісні номери, апартаменти, рівень зірковості готелю); побажання щодо організації харчування (релігійні обмеження в харчуванні, наявність вегетаріанців, людей, що потребують дієтичного харчування тощо); вимоги щодо автомобіля (бажана марка і модель); встановлюють дату від'їзду гостей (день і час), необхідність забезпечення їх білетами.

Якщо гостей приймає вітчизняна компанія, то обов'язки з організації прийому покладаються на секретаря компанії або РR-менеджера. Подібну комплексну послугу можуть надати туристичні агентства, що спеціалізуються на конференц-сервісі, у яких налагоджені зв'язки з водіями, адміністраторами готелів, перекладачами, кейтеринговими компаніями, ресторанами. Вартість комплексної послуги з організації зустрічі становить 3-10% загального бюджету на обслуговування.

Зустрічає гостей в аеропорту менеджер сторони, що приймає, він супроводжує їх до готелю, уточнює план візиту.

Поселяють гостей у заздалегідь заброньовані номери. При замовленні номера для іноземного гостя враховують місце розташування готелю, рівень сервісу і безпеки, можливість безоплатних місцевих телефонних розмов, підключення до інтернету.

Під час обіду і вечері іноземним гостям варто запропонувати страви української кухні. Іноді вони виявляють інтерес до страв іншої національної кухні. У такому разі варто запропонувати відвідати відповідний ресторан (італійський, французький, східної кухні тощо).

Вибір ресторану залежить від мети зустрічі. Якщо проводиться презентація, то святкову вечерю можна організувати в тому ж залі (ресторані), де вона проводилась. Якщо метою є знайомство та налагодження контактів, то її краще організувати в розважальному комплексі, можливо, для цього слід вдатися до послуг кейтерингових компаній.

У перервах між засіданнями під час ділових зустрічей організовують подання кави, чаю, соків, печива, але слід враховувати, що іноземці не люблять тривалих "каво-пауз". Не слід при цьому використовувати одноразовий посуд. Більшість іноземних гостей користуються послугами фітнес-центру, тому слід поцікавитися наявність такої послуги в готелі.

При виборі готелю з'ясовують також, чи надає він конференц-зал, його місткість, оформлення, меблі, наявність необхідного обладнання.