Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - ВИЗНАЧЕННЯ ЦІЛЕЙ ЗАСІДАННЯ

Перше завдання при плануванні та підготовці ділового засідання — визначити, чи є необхідним цей захід (чи потрібно його взагалі проводити). Рішення про проведення засідання має бути ретельно виваженим і спланованим, воно не може бути результатом давньої звички ("Ми завжди збираємося по понеділках") або існуючого своєрідного ритуалу ("Нас збирає шеф"). Взагалі ж, якщо є необхідність вирішити певне питання, засідання має бути останньою із прийнятних можливостей це зробити.

Чітке розуміння цілей, яких ви хочете досягнути, організовуючи засідання, допоможе вам з'ясувати, чи такий захід необхідний. Який результат ми бажаємо отримати на закінчення засідання, і чи є інші засоби вирішення існуючої проблеми?

Навіть неформальне засідання повинне мати ціль. Грубістю е марно витрачати час колег, якщо немає причини збиратися. Щоб уникнути подібної ситуації (зібралися невідомо для чого), ви можете, наприклад, постійно мати під рукою та поповнювати за необхідності список питань, які вам треба обговорити з конкретним співробітником, — ви зможете освіжити інформацію перед тим, як зустрітися з ним. Також можна мати такий список з собою, щоб при нагоді мати можливість вирішити необхідні питання.

Щоб визначити, чи справді необхідно проводити формальні збори, головуючий (організатор) повинен запитати себе, чи можна досягнути бажаного результату без проведення засідання. Час, який буде витрачено, та вартість заходу мають обов'язково враховуватися при прийнятті відповідного рішення. Збори не можуть проводитися тому, що всі звикли до них.

Чи може бути більш ефективним, ніж проведення засідання, простий телефонний дзвінок; надісланий меморандум; повідомлення на автовідповідачі; вивішена об'ява; зустріч з колегою — конкретним виконавцем? Чи можна взагалі прийняти рішення самостійно та, виходячи з нього, продовжувати роботу? (Не будемо забувати, що засідання навряд чи буде ефективним, якщо представлена на ньому інформація не стане поштовхом для дискусії та прийняття необхідних рішень.)

Приймаючи рішення про проведення ділового засідання переконайтеся, що визначені для нього цілі — реальні і їх можна досягнути за час, відведений для заходу. Не перевантажуйте порядок денний. Заздалегідь з'ясовуйте, скільки часу потрібно і можна відвести для зборів (вони не можуть бути безкінечними). Розумно, чітко окресліть цілі для конкретних зборів. Якщо ви передбачаєте широке обговорення, обмежте коло питань, що виносяться на розгляд. Відомо, що ділові збори бувають ефективними тоді, коли вони короткі, тому намагайтеся завершувати їх за годину.

ПІДБІР УЧАСНИКІВ

На ділових засіданнях "більше" далеко не завжди означає "краще, ефективніше". Очевидно, що чим більше людей бере участь у засіданні, тим складнішою стає вся процедура. Чим вона складніша, тим більше часу витрачається для досягнення поставлених цілей. Чим більше витрачається часу, тим більша вартість заходу в цілому.

Це правило діє як під час формальних, так і неформальних засідань. Саме визначення "неформальне засідання" викликає асоціації з відсутністю встановленого офіційного порядку денного, можливо — відсутністю головуючого, а також визначених правил проведення (регламенту), що легко призводить до безкінечних, нічим і ніяк не обмежених розмов (дискусій). Додавши до подібного сценарію велику кількість учасників, у результаті можна легко створити хаос. Тому організовуючи неформальне засідання, обмежте, мінімізуйте число учасників з тим, щоб уникнути марної трати робочого часу колег, які повинні бути присутніми, і тих, які не повинні бути присутніми, але внаслідок поганої організації (у цьому випадку — через відсутність ретельного відбору учасників) беруть участь у цьому заході.

Формальне ділове засідання, метою якого є лише ознайомлення з інформацією, може пройти дуже просто і не забрати багато часу навіть у тому випадку, коли на ньому присутня значна кількість співробітників. Але якщо формальне засідання збирається для розгляду проблемного питання/питань і тим самим, очевидно, передбачає обговорення, кількість його учасників має надзвичайно важливе значення. Чим більше число запрошених на засідання, тим пропорційно більше часу буде витрачено на дискусію.

Спеціалісти ЗМ Meeting; Management Institute визначають оптимальне число учасників для кожного типу ділових засідань:

Засідання, метою яких є

вирішення проблем(и) До 5 осіб

Засідання, метою яких є

визначення проблем (и) До 10 осіб

Засідання-огляд

чи презентація До 30 осіб

Мотивуючі засідання Чим більше, тим краще

Існуючі значні особливості засідань інформативного характеру і засідань, метою яких є вирішення проблем(и), — у головуванні цих засідань, у характері питань, які є змістом засідань, у тактиці досягнення успіху на цих засіданнях — безумовно впливають на визначення оптимального числа їх учасників. Після того, як визначено цілі певного конкретного засідання, а отже — визначений його характер, ви, виходячи з цього, можете планувати відповідне, адекватне число учасників.

Число учасників ділових засідань, метою яких е прийняття рішення, найкраще обмежити до п'яти (не більше семи), тому що для досягнення успіху — прийняття рішення — необхідно провести активну дискусію, у ході якої присутні будуть багаторазово виступати. Головна увага на засіданнях такого роду приділяється обговоренню та вирішенню проблеми, тому ключем для їх успішного проведення є відповідна атмосфера, яка сприяє та стимулює відкрите і вільне вираження думок.

У тому випадку, коли не всі із запланованих учасників засідання за тих чи інших причин можуть бути присутніми, необхідно розглянути можливість зміни порядку денного або ж взагалі перенесення цього засідання на іншу дату. Інколи, у випадку, коли засідання досить тривале, не всі учасники мають можливість бути присутніми на ньому від початку до кінця. Ввічливим, професійним та оптимальним рішенням у подібній ситуації буде спланувати порядок денний засідання з урахуванням робочих графіків цих осіб з тим, щоб вони могли бути присутніми при розгляді тих питань, які безпосередньо їх стосуються.

Часто співробітники вважають, що вони повинні бути присутні на конкретному засіданні, навіть якщо їх конкретна робота ніяк не пов'язана з проблемами, винесеними для обговорення, і вони тим самим ніяким чином не можуть сприяти досягненню поставлених цілей. У певних випадках причиною подібного рішення може бути прагнення людей бути у курсі справ, які навіть не пов'язані з їх прямою діяльністю. У деяких фірмах та компаніях учасники засідань визначаються, виходячи з відповідної існуючої практики або на основі посади, статусу в організації конкретного співробітника. В ідеалі ж на діловому засіданні мають бути присутні тільки ті особи, які можуть безпосередньо вплинути на вирішення конкретної проблеми. Тому чим більш специфічними, вузькими є питання порядку денного конкретного засідання, тим більше лімітується число присутніх на ньому.