Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - РОБОТА ВЕЛИКОГО ОБСЯГУ

Як би нам не хотілося думати, що технічне обладнання, яке є в нашому офісі, належить нам, ми знаємо, що насправді це не так. Ми використовуємо його тимчасово і, навіть маючи виняткове право користування ним, не являємося його власниками — власником є наша організація. У тих випадках, коли іншим співробітникам необхідно використати те саме обладнання, ми, надаючи їм таку можливість, повинні виходити із основних принципів ввічливості та порядності для того, щоб загальний робочий процес продовжувався без переривань та затримок.

При тому, що для кожного окремого виду технічного обладнання є окремий набір правил, існує кілька принципових загальних норм використання офісної техніки:

· Навчіться правильно користуватися технічним обладнанням. Якщо ви будете виходити зі своїх здогадок, а не з відповідних знань, ви, не бажаючи того, можете стати причиною затримки роботи інших співробітників.

· Якщо ви використовуєте конкретне обладнання з іншими, робіть це по черзі (дотримуйтесь черги).

· Якщо обладнання не працює, полагодьте його, якщо вмієте, або зверніться до відповідної особи, яка може це зробити.

· Якщо необхідно поповнити папір, картридж тощо, зробіть це.

· Якщо ви берете обладнання у тимчасове користування, ви маєте повернути його у такому ж стані, у якому отримали.

· Не беріть у користування обладнання, яке вам не належить, без відповідного дозволу.

· Не проглядайте чужі документи, які можуть знаходитися біля офісної техніки.

· Після користування технікою, залиште обладнання та місце біля нього чистим, охайним та готовим для роботи на ньому іншого співробітника.

ВИКОРИСТОВУЄМО КОМП'ЮТЕРИ

Кожен співробітник повинен знати, як використовувати комп'ютери в офісі. Це його прямий обов'язок. Якщо пройшовши відповідний курс (інструктаж), ви все одно маєте питання, потребуєте допомоги, звертайтеся за нею до відповідної особи або до інших колег у зручний для них, а не для вас, час. Нижче наведені основні правила використання офісних комп'ютерів:

· Координуйте свою роботу на комп'ютері з іншими проектами. Це дасть можливість співробітникам, які паралельно з вами використовують даний комп'ютер, заздалегідь знати, коли він буде вільний. Реально оцінюйте, як багато часу вам потрібно. Поважайте запроваджену в офісі практику використання комп'ютерів (хто, коли, як довго) та завжди надавайте перевагу проектам, що мають першочергове значення.

· Поповнюйте папір у принтері, додавайте тонер, докладайте нові дискети (за наявності).

· Коли необхідно відремонтувати офісний комп'ютер, звертайтеся до відповідної особи.

· Не змінюйте програмну конфігурацію комп'ютера, яким користується кілька співробітників, для своїх власних потреб.

· Не використовуйте диски або пасворди інших співробітників без їх відповідного дозволу. Завжди підписуйте та маркіруйте власні дискети: це не лише буде заощаджувати ваш час, а й допоможе вашим колегам у тому випадку, коли ви, за будь-яких причин, будете відсутні.

· Усі конфіденційні матеріали, включаючи комп'ютерні файли, мають бути конфіденційними (закритими для осіб, які не мають відповідного права користуватися ними).

· Ніколи не зазирайте в екран монітора через плече працюючого, не читайте конфіденційні плани, звіти, файли.

· Не забувайте дотримуватися чистоти у робочому просторі і забирати з собою всі свої матеріали та документи після завершення роботи.

· Ввічливим та розумним е дотримування політики вашої організації щодо комп'ютерних ігор на офісній техніці.

ВИКОРИСТОВУЄМО ФАКС

Сьогодні ми розглядаємо факс як швидку форму поштового відправлення. Але не завжди відправлене нами знаходить свого адресата. Для того, щоб максимально ефективно використовувати факс у своїй роботі, варто не забувати про основні принципи:

· Завжди перевіряйте, чи вся необхідна інформація міститься на першій сторінці ("cover page"). До неї належать: номери телефону і факсу, на який відправляється повідомлення/інформація/матеріали; номери телефону і факсу, з якого відправляються матеріали; ім'я особи, назва департаменту/підрозділу, куди відправляється факс; ім'я особи, назва департаменту, звідки відправляється факс; кількість сторінок у відправленні; дата і час відправлення; будь-які повідомлення, у тому числі повідомлення про те, чи є терміновим дане відправлення.

· Не відправляйте матеріали, що містять різного ступеня закриту інформацію, без відповідного дозволу.

· Не відправляйте факсом матеріали, які потребують власноручного підпису/підписів.

· Відправляючи матеріали на факс, яким користується не одна людина, завжди телефонуйте відповідній особі з тим, щоб вона знала, коли саме очікувати відправлене. Це має особливе значення для великих організацій, де принтер факсу може знаходитися далеко від адресата. До того ж, у деяких установах факс включається лише у певний час, тому попередній дзвінок також необхідний.

· Творчо вибирайте час відправлення вашого факсу — можливо, рано-вранці або під час перерви, тоді ваша робота не перетинатиметься з роботою інших співробітників. При відправленні міжнародних факсів враховуйте різницю в часі.

· Дотримуйтеся правил компанії щодо користування факсом для власних потреб: у деяких організаціях співробітники ні за яких умов не можуть користуватися факсом для власних справ; у деяких — по офісному факсу можливо замовити квитки на виставу або ланч; в інших установах дозволяється використовувати факс офісу для будь-яких потреб співробітників.

· Якщо ви зібралися відправити необхідні вам документи і побачили на факсі матеріали, які надійшли раніше, покладіть їх у відділення для надходжень на ім'я відповідної особи (адресата) і не читайте далі першої сторінки. Скажіть про факс, що прийшов, адресату, це звільнить людину від необхідності розшукувати Його по всьому офісу, перебуваючи у сумнівах щодо його надходження взагалі.

· Не змінюйте програмування факсу та номери, що набираються автоматично, без відповідного дозволу.

· Поповнюйте папір І тонер. Якщо можете, звільняйте факс від паперу, що застряв.

· За необхідності повідомляйте відповідну особу про наявні несправності.

ВИКОРИСТОВУЄМО КОПІЮВАЛЬНУ ТЕХНІКУ

При використанні копіювальної техніки проблеми, що виникають, як правило, можна віднести до однієї з двох категорій:

1) робота великого обсягу та

2) догляд за технікою.

Для кожного з названих типів ситуацій є відповідні правила.

РОБОТА ВЕЛИКОГО ОБСЯГУ

· Як правило, особа, яка підійшла першою, першою ж робить копії. У тому випадку, коли двоє співробітників підійшли одночасно, першою користується технікою особа, якій необхідно зробити менше копій.

· Якщо іншим співробітникам треба зробити малу кількість копій, лише з однієї-двох сторінок, дайте їм таку можливість, перервавши вашу роботу великого обсягу. Якщо ви підійшли тоді, коли хтось копіює великий обсяг матеріалів, можна запитати: "Чи не будете Ви/ти проти, якщо я Вас/тебе перерву? Мені треба зробити лише дві копії".

Однак якщо співробітник з роботою великого обсягу витратив багато часу та зусиль, готуючи техніку саме для його потреб — вклав спеціальний папір, встановив необхідний йому (більший або менший) розмір, розмістив графіки чи діаграми на сторінці — ввічливим буде не переривати його роботи, а, за можливості, повернутися пізніше.

Після завершення копіювання матеріалів великого обсягу впевніться у наявності паперу та за необхідності поповніть його.

Не використовуйте офісну техніку для копіювання особистих матеріалів, якщо тільки ви не принесли власний папір і робите це у неробочий час. Обов'язково впевніться, що копіювання особистих матеріалів на офісній техніці є прийнятною практикою у вашій організації.

ДОГЛЯД ЗА ТЕХНІКОЮ

· За необхідності самостійно міняйте картридж/поповнюйте тонер, звільняйте машину від паперу, що застряв усередині. Якщо ви не знаєте, як це зробити, ви повинні звернутися до відповідної особи, яка може вам допомогти. Не залишайте проблемну ситуацію іншому співробітнику.

· Не забувайте після використання знову встановити звичайний режим та кількість копій — як правило, один екземпляр розміру стандартної сторінки.

· Прибираючи за собою, не забудьте забрати ваш оригінал (матеріали, які копіювали). Дуже часто важливі, конфіденційні документи залишаються в машині, де їх, зрозуміло, можуть знайти і знаходять інші.