Інформаційні системи і технології на підприємствах - Плескач В.Л. - 1.1. Сутність та поняття інформації і даних

Термін "інформація" (лат. іпformatio означає "пояснення", "викладення", "повідомлення") спочатку використовувався лише до засобів зв'язку, а потім у більш широкому розумінні.

Інформація - це сукупність відомостей про матеріальний і духовний світ, про закономірності й тенденції його розвитку, які можна відтворювати шляхом передачі усним, письмовим або електронним способом.

Закон України "Про інформацію" визначає інформацію як "документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі".

Інформація - універсальний ресурс, який використовується всіма галузями економіки та є сукупністю відомостей, фактів, знань про її компоненти, об'єкти, суб'єкти, що передаються прямо або опосередковано від джерела до споживача.

Об'єкт, що передає інформацію, називають джерелом. Об'єкт, що її сприймає, є приймачем, або одержувачем. Процес, що виникає у результаті встановлення зв'язку між джерелом інформації та її приймачем, називають інформаційним процесом. Нині інформацію розглядають у нерозривній єдності з інформаційними технологіями і системами, що забезпечують її збирання, реєстрацію, зберігання, передавання й перетворення. Вагомого значення набувають інформаційні технології, що базуються на застосуванні комп'ютерів, електронному середовищі, доступних інтерфейсах користувача, широкому використанні прикладних програм загального призначення, доступі до віддалених розподілених баз даних і програм телекомунікаційної мережі. Поняття інформація фундаментальне у сучасній науці. Це філософська категорія, подібна до таких понять, як матерія, енергія, свідомість, що асоціюються з певними даними, знаннями, повідомленнями.

Розрізняють види інформації за способом передачі і сприйняття. Інформацію, що передається через образи і символи, називають візуальною, звуки - аудіальною, відчуттями - тактильною, запах і смак - органолептичною, ЕОМ - машинною.

Класифікація інформації за ознакою виникнення: елементарна (що відображає процеси і явища неживої природи), біологічна (процеси живої природи) і соціальна (процеси і явища людського суспільства).

Існування багатьох визначень інформації зумовлене складністю, специфічністю і різноманіттям підходів до тлумачення його сутності. Інформацію розглядають як об'єкт комп'ютерної обробки, продукт праці людини, міру подолання невизначеності тощо. У філософському контексті інформація тісно пов'язана з такими процесами як взаємодія, відображення. У традиційному підході слово інформація застосовується як синонім слів, що розуміють як повідомлення про що-небудь, відомості, тобто те, що є об'єктом переробки і передавання інформації, інформування.

При "кібернетичному*' підході інформація - це кількісна міра усунення невизначеності, міра організації системи, що широко використовується через поняття сигналу, який передається через лінії зв'язку ("1" або "0").

Отже, інформація - це будь-які, невідомі раніше, відомості про яку-небудь подію, суть, процес, тобто такі, що є об'єктом операцій, для яких існує змістовна інтерпретація.

Операціями називають сприйняття, передачу, перетворення, зберігання та використання. Для сприйняття інформації необхідний приймач, що може інтерпретувати її, перетворювати, визначати відповідність певним правилам. Таким чином, поняття інформації слід розглядати тільки за наявності джерела та одержувача інформації, а також каналу зв'язку між ними. Залежно від сфери використання інформація поділяється на економічну, технічну, медичну тощо.

Економічна Інформація - це сукупність відомостей, що характеризує виробничі відносини в суспільстві та соціально-економічні процеси, які слугують для управління цими процесами та керування колективами людей у виробничій і невиробничій сферах.

Це економічні дані, що відображають за допомогою системи натуральних, трудових і вартісних показників характер планової та фактичної виробничо-господарської діяльності, причинні взаємозв'язки між системою управління та об'єктами управління. Економічна інформація буває біржовою, фінансовою, комерційною, статистичною тощо.

Цінність і своєчасність управлінського рішення значною мірою залежить від здатності управління в потрібний момент зібрати, проаналізувати та проінтерпретувати інформацію. Спеціалісти стверджують, що ефективне рішення - це передусім 90 % інформації. Прийняття управлінських рішень пов'язане з постійним перетворенням інформації, а сам процес управління має інформаційний характер.

Відповідно до загальної теорії управління, процес управління можна представити як взаємодію двох систем: підсистеми, що керує, і керованого процесу.

Система управління підприємством функціонує на інформаційній базі про стан об'єктів відповідно до поставленої мети. Управління здійснюється шляхом управлінських дій з урахуванням зворотного зв'язку і зовнішнього середовища, ринкової ситуації та відповідних органів управління. Призначення керуючої системи - формування таких дій на керовану систему, які спонукають прийняти її потрібний стан.

На кожній зі стадій управління використовується конкретна вхідна інформація й одночасно формується результатна вихідна інформація, що є вхідною на інших стадіях управління.

Стадії управління повторюються, утворюючи замкнутий контур. Широкий доступ користувачів до інформації на всіх стадіях управління можливий завдяки сучасним інформаційним технологіям і системам, які забезпечують прямий і зворотний обмін інформацією.

У процесі управління приймаються рішення трьох рівнів: стратегічні, тактичні та оперативні, що визначає трирівневу ієрархію управління.

Верхній рівень (вище керівництво) визначає цілі управління, зовнішню політику, матеріальні, фінансові, трудові та інші необхідні ресурси, розробляє довгострокові плани та стратегію їх виконання. До його компетенції входять аналіз ринку, конкуренція, кон'юнктура та пошук альтернативних стратегій розвитку підприємства.

На середньому рівні управління основна увага зосереджена на складанні тактичних планів (календарне планування), контролі за їх виконанням, стеженні за ресурсами і розробці напрямів розвитку підприємства.

На оперативному рівні відбувається реалізація планів, складаються звіти про хід їх виконання. Керівництво включає працівників, які забезпечують управління цехами, ділянками, змінами, відділами, службами. Основне завдання оперативного управління полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу.

На кожному з цих рівнів виконуються роботи, що в комплексі забезпечують управління. Ці роботи прийнято називати функціями. Типовими є функції планування, обліку, аналізу та регулювання; вони забезпечуються відповідним програмним забезпеченням. Сучасні інформаційні системи здатні подавати та обробляти інформацію для всіх рівнів управління.

Нині для управління ефективністю роботи підприємства все частіше використовується збалансована система показників BSC (Balanced Scorecard), що пов'язує стратегію розвитку компанії з набором відповідних індикаторів, розроблених індивідуально для кожного рівня управління.

Збалансована система показників (ЗСП) - це механізм послідовного доведення до персоналу стратегічних цілей підприємства, контроль їх досягнення завдяки ключовим показникам ефективності (КПБ). КПБ є, по суті, вимірниками досяжності цілей, а також характеристиками ефективності бізнес-процесів і роботи кожного окремого співробітника. У цьому контексті ЗСП є інструментом не тільки стратегічного, але й оперативного управління.

Перевага ЗСП полягає в тому, що підприємство, яке запроваджує цю систему, одержує в результаті систему координат дій відповідно до стратегії на будь-яких рівнях управління. Всі ресурси, а також співробітники компанії, завдяки системі мотивації, тісно пов'язаної з КПБ, орієнтовані стратегією компанії і спрямовані на її досягнення у повсякденній роботі.

Для визначення кількісних характеристик індикаторів можна використовувати ключові показники ефективності КРІ (Key Performace Indicator), які враховують складові фінансів, маркетингу, навчання і зростання, внутрішніх бізнес-процесів. Системи BSC побудовані за принципом обробки результатів транзакцій, зафіксованих у системах управління ресурсами підприємства, що визначаються відносинами з постачальниками і клієнтами.

Ці системи обробляють інтегральні показники стану об'єктів за певні звітні періоди. Для реалізації системи оцінок ефективності на рівні управління промисловим виробництвом може слугувати концепція управління ефективністю виробництва у режимі реального часу - RtPM (Real-time Performance Management), що представлена консалтинговою компанією ARC. Ця концепція пояснює, як забезпечити керівників і технічних фахівців достовірною та якісною інформацією для прийняття своєчасних і адекватних управлінських рішень у сфері виробництва.

Інформація в економіці виявляється в таких аспектах: виробництво інформації - виробнича галузь, тобто вид економічної діяльності; інформація є чинником виробництва, одним з фундаментальних ресурсів будь-якої економічної системи; товар, тобто інформація є об'єктом купівлі-продажу; суспільне благо, що споживається всіма членами суспільства; елемент ринкового механізму, який разом із ціною і корисністю впливає на визначення оптимального і рівноважного станів економічної системи; один із найважливіших чинників у конкурентній боротьбі; стратегічний ресурс ділових і урядових кіл, що використовується при прийнятті рішень і формуванні громадської думки.