Бухгалтерський і податковий облік автотранспорту та перевезень - Базилюк А.В. - 3.2.3. Контроль наявності палива на складах

Крім облікових даних про залишки палива, які відображаються в картках складського обліку і сальдових відомостях, регулярно проводиться фактичне зняття залишків товару. Специфіка виміру кількості бензину, солярки та інших наливних видів палива має свою специфіку. Вона полягає в тому, що спочатку визначається об'єм рідини в ємностях (баках) у кубічних метрах або літрах. Для визначення об'єму палива використовують мірний шток (довга палиця, на якій нанесено поділки через кожен сантиметр), за допомогою якого визначається висота наповнення ємності. Такі заміри проводять, як правило, матеріально-відповідальні особи (комірник) (далі - МВО) на початку зміни. Після заміру записують показники висоти наповнення рідини по кожній ємності. Потім за допомогою ареометра (прилад для виміру густини нафтопродуктів) визначають густину (питому вагу) нафтопродуктів на даний момент часу. Після цього розраховують кількість палива по кожній ємності в кілограмах залежно від густини за формулою:

К = V х Y,

де К - маса палива, в кг;

V - об'єм палива, м куб.;

Y - густина нафтопродуктів, кг/ м куб.

Використовуючи дані спеціальних замірних таблиць, знаходять об'єм палива в ємності. Для резервуарів різних об'ємів повинні бути свої замірні таблиці (табл. 3.8).

Таблиця 3.8

Замірна таблиця резервуара 5,4 м куб. 7-02-61, повний обсяг 5,432 + 00,27

Зазвичай такі таблиці розробляють заводами-виготовлювача-ми ємностей і входять у комплект постачання. Якщо ж таблиці з якоїсь причини відсутня, то її розробляє і затверджує "Український центр сертифікації і метрології".

Перевірка наявності палива в обов'язковому порядку проводиться також при зміні МВО, яка відповідає за збереження ПММ. В такому випадку та при проведенні планових або позапланових інвентаризацій створюється комісія, члени якої складають і підписують акт.

Зняття залишків за вищезазначеною методикою дає можливість визначити наявність рідини в резервуарі. Але не завжди цією рідиною може виявитися те, що повинно в ньому зберігатися. За законами фізики, в ємності збирається так звана "підтоварна вода", що міститься на дні ємності. Наявність води в ємності пояснюється не тільки законами фізики, а й несумлінним відношенням до роботи деяких МВО. Визначають кількість води в ємності так. Метршток змазують спеціальною індикаторною пастою, яка при зіткненні з водою стає червоною. Виявлену в такий спосіб кількість води віднімають від загальної, визначеної раніше, кількості пального і порівнюють з даними бухгалтерського обліку.

Крім поточного зняття залишків палива, в АТП проводиться планова або позапланова інвентаризація перед складанням річного звіту, у випадку зміни матеріально-відповідальних осіб, встановлення фактів крадіжки, за приписом судово-слідчих органів. При цьому утворюється інвентаризаційна комісія, яка керується в своїй роботі типовим положенням з інвентаризації та положеннями з облікової політики підприємства.

За результатами порівнянь фактичних та облікових даних можна виявити надлишок або нестачу пального, мастильних матеріалів. Результати інвентаризації заносять в інвентаризаційні відомості та у відомості порівнянь. При цьому інвентаризаційні комісії АТП можуть використати типову форму - Відомість результатів інвентаризації (додаток № 3 до інструкції № 69) або форму, прийняту на підприємстві. Вартість надлишків або нестач палива в інвентаризаційно-порівняльних відомостях приводиться згідно з їхньою оцінкою в сальдових відомостях за фактичною собівартістю - в розмірі сальдо кінцевого на звітну дату.

Пересортиця. В окремих випадках може бути проведений залік лишків та нестач внаслідок пересортування палива і матеріалів. Такий варіант можливий тільки щодо паливо-мастильних матеріалів однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворилися за один і той самий період, що перевіряється, та однієї й тієї самої особи, яка перевіряється.

Наприклад, інвентаризація виявила надлишок бензину А-95 в кількості 200 л по ціні 7,50 грн на суму 1500,00 грн та нестачу бензину А-98 в кількості 300 л по ціні 8,00 грн на суму 2400,00 грн. За рішенням керівництва АТП може бути проведений залік на 200 л і в результаті лишається нестача 100 л бензину А-98 на суму 800,00 (100 х 8,00) грн.

Нестача. У разі виявлення нестач та затвердження керівником підприємства рішення інвентаризаційної комісії про стягнення з винної особи відшкодування, підприємства застосовують особливу методику розрахунку збитку. При цьому керуються Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 116. Відповідно до зазначеної Постанови, розмір збитків визначається за формулою

Таким чином, розмір збитку до відшкодування значно перевищує балансову вартість (фактичну собівартість) ПММ.

Наприклад, після проведення пересортування зафіксовано нестачу 100 л бензину А-98 за обліковою (балансовою) ціною 8,00 грн, на суму 800,00 грн (облікова вартість). Індекс інфляції не застосовувався. Використовуючи формулу, отримаємо розмір збитку:

Рз = 100 х 8,00 + 160 х 2 = 2560,00 грн.

Розрахована сума пред'являється винній особі, як правило, матеріально відповідальній - комірнику, завідувачу складу, керівнику підрозділу. Після отримання відшкодування суми (частини суми) нестачі винною особою бухгалтерія АТП повинна провести розмежування надходження на дві частини: відшкодувати збитки підприємства, а залишок коштів перерахувати до бюджету. До прямої шкоди (балансової вартості бензину) в АТП додають, як правило втрачену вигоду від продажу бензину або його реалізації в складі автопослуг у розмірі рентабельності (наприклад, 40%). Таким чином, сума збитку АТП за умов прикладу становила 1120,00 грн ((800,00 + (800,00 х 40% : 100)). Решта - 1440,00 грн (2560 - 1120) підлягає перерахуванню до бюджету, в тому числі - ПДВ 160 грн, інші доходи бюджету - 1280 грн.

У разі розрахунків із винними особами застосовують субрахунок 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"; для відображення собівартості зіпсованих, вкрадених цінностей - рахунок 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей"; для відображення доходів від відшкодування - рахунок 716 "Відшкодування раніше списаних активів". Кореспонденція за наведеним прикладом виглядатиме, як показано в табл. 3.9.

Таблиця 3.6

Відображення списання палива в результаті нестачі

3.2.4. Відображення операцій у реєстрах обліку та формах звітності

Аналітичний облік руху ПММ здійснюється в таких реєстрах - звіт комірника (завідувача складу), картка рахунка, обігова відомість по рахунку. Залишки ПММ узагальнюють у сальдових відомостях, які ведуть у розрізі матеріально відповідальних осіб та за субрахунком 203 в цілому. В якості реєстрів синтетичного обліку при ручних формах може бути застосовано журнал № 5 А та головна книга. У разі автоматизованого обліку використовується обігово-сальдова відомість та головна книга.

Узагальнені дані про сальдо за рахунком 20 відображають у Балансі (ф. № 1) у рядку 100 "Запаси". Вартість витрачених ПММ у складі собівартості автопослуг підлягає віднесенню до рядка 040 Звіту про фінансові результати ( ф. № 2 ), а в складі адміністративних витрат - в рядку 070. Крім того, в Примітках до фінансових звітів (ф. № 5) ПММ відображають за статтею "Паливо" розділу VIII.