Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - РОЛЬ (ФУНКЦІЇ) УЧАСНИКА ДІЛОВОГО ЗАСІДАННЯ ПЕРЕД ЗАСІДАННЯМ

Ділове засідання буде успішним, якщо не лише головуючий, а й усі учасники докладуть до цього зусиль. Головуючий має свою роль, виконує визначені функції як у процесі підготовки і при проведенні заходу, так і після його завершення. Свої відповідні функції у ході засідання виконують також усі Інші присутні.

РОЛЬ (ФУНКЦІЇ) УЧАСНИКА ДІЛОВОГО ЗАСІДАННЯ ПЕРЕД ЗАСІДАННЯМ

· Внести дату та день засідання у свій робочий розклад.

· Підтвердити свою присутність на заході.

· З'ясувати роль, яку відведено вам на засіданні.

· Визначити, яку допомогу головуючий та інші організатори заходу очікують від вас.

· Запропонувати кандидатури можливих учасників засідання, присутність яких необхідна для вирішення питань порядку денного.

· Знати цілі та завдання засідання.

· Знати місце та час проведення заходу*

· За необхідності заздалегідь провести всю необхідну підготовчу роботу (вивчити матеріали, підготуватися до обговорення і т. ін.).

ПІД ЧАС ЗАСІДАННЯ

· Уважно слухати виступаючих та брати участь у тому, що відбувається у залі засідання (дискусія, прийняття рішення і т. ін.)*

· Бути позитивно налаштованим щодо того, що проголошують інші присутні, а також бути готовим сприймати інформацію, що надається.

· Дотримуватися порядку денного та суті обговорення.

· Мінімізувати або зовсім уникати сторонніх розмов та будь-яких інших відволікаючих факторів.

· Ставити питання, щоб чіткіше та повніше усвідомити те, що відбувається у залі засідання; краще зрозуміти, про що йдеться, які приймаються рішення.

· Вести нотатки.

ПІСЛЯ ЗАСІДАННЯ

· На прохання організаторів/головуючого оцінити ефективність проведеного засідання.

· Ще раз продивитися протокол засідання.

· За необхідності ввести у курс справ (повідомити про те, що відбувалося на засіданні) колег, які не були присутні на заході.

· Виконувати прийняті на засіданні рішення.

Очевидно, що брати участь у неформальних засіданнях, як правило, простіше, навіть для того, хто тільки недавно працює у компанії: норми етикету для учасників заходів такого роду не занадто строгі. Водночас етикет формальних ділових засідань значно вимогливіший і дотримання його норм може бути нелегкою справою навіть для тих, хто працює у цій фірмі не перший рік. Тому дуже важливо, якщо ви новачок у компанії/ фірмі, бути певним, що ви знаєте та розумієте всі існуючі правила та вимоги, які стосуються учасників засідання. Це допоможе вам під час заходу почуватися більш підготовленим та впевненим.

Формальні засідання, як правило, проводяться на регулярній основі (щотижня, щомісячно, кожного кварталу тощо), і мають визначеного головуючого. Для формального засідання готується порядок денний, його протокол. Для засідань такого роду, як правило, існує визначена, встановлена процедура ведення заходу, яка часом передбачає прийняття рішень та голосування. Якщо ви недавно працюєте у даному конкретному місці, вам необхідно чітко усвідомити, яким чином проходить кожний етап засідання, до того, як ви будете брати участь у першому для вас подібному заході на новому місці.

Наведені нижче поради допоможуть вам почувати себе впевнено навіть на вашому першому діловому засіданні:

· Заздалегідь підготуйтеся до заходу. Для цього ознайомтеся з порядком денним та протоколом попереднього засідання; вивчіть матеріали, що були розіслані учасникам напередодні заходу; продумайте, яким чином ви можете взяти участь в обговоренні питань порядку денного.

· Якщо ви бажаєте винести на розгляд питання, додаткове до внесених у регламент, ви можете це зробити у час, відведений для "інших питань/різного". Коли підійде час для розгляду питань, зазначених у порядку денному, як "інші питання", ви можете просто попросити у головуючого слово та викласти свою думку. Якщо ж ви хочете обговорити проблемне, складне питання, або ж питання надзвичайної важливості, ви повинні попросити, щоб воно було внесене до порядку денного засідання окремим пунктом. Зробити це необхідно як мінімум за три робочі дні до дати проведення заходу, не пізніше. Винесення самим питання на розгляд (без попередньої домовленості з організаторами) і при цьому наполягання на вирішенні його у той же день — яскравий вияв поганих манер та непрофесіоналізму.

· Виявом ввічливого та поважливого ставлення до всіх учасників є чітке дотримання вами регламенту. Не повертайтеся до обговорення першого питання тоді, коли всі присутні перейшли до розгляду четвертого пункту порядку денного. Звертайте увагу на питання, що обговорюється. Якщо вам необхідно піти раніше, а ви зацікавлені у питанні, що буде обговорюватися пізніше, коли ви вже підете, не намагайтеся перенести його розгляд на початок засідання. Вам доведеться дізнатися про результати обговорення з протоколу засідання або ж від колег, які були присутні до кінця заходу.

· Одягніться формально (діловий костюм — найбільш підходящий варіант одягу у цьому випадку). Ви можете вибрати менш формальний одяг у тому випадку, коли чітко вказується можливість подібного вибору (коли очевидно, що формальний одяг не є обов'язковим).

· Приходьте на засідання вчасно. В ідеалі намагайтеся бути на місці засідання за п'ять хвилин до його початку; якщо це ваше перше засідання — за десять хвилин. Головуючого будь-якого засідання найбільше дратує та нервує необхідність затримувати початок роботи через учасників, що запізнюються на захід: приходячи після зазначеного часу, такі особи не тільки відволікають присутніх своєю появою, але і змушують повторювати для них суть усього, що вже було сказано до їх появи на заході (у протилежному разі, вони будуть просто не в змозі адекватно брати участь у подальшій роботі).

Пам'ятаючи, що прихід на засідання заздалегідь, без запізнення, є виявом вашого професіоналізму та безумовної поваги до інших учасників, необхідно усвідомлювати, що "заздалегідь" означає не раніше, ніж три-п'ять хвилин до початку заходу. Інколи, навіть дотримуючись цього правила, ви можете потрапити у ситуацію, коли організатор(и) попросить вас зайти до залу засідань у точно визначений час, тому що у дорогоцінні хвилини, які залишилися до початку заходу, йому /їм необхідно уточнити певні деталі. У такому випадку не наполягайте на вашій присутності, з розумінням поставтеся до сказаного вам, спокійно вийдіть з приміщення та поверніться у точно визначений час.

· Не приходьте на засідання набагато раніше визначено-го часу. Вважається, що не тільки запізнення на засідання є виявом поганих манер. Таким самим виявом порушення норм ділового етикету є і прихід на засідання набагато раніше визначеного часу. На жаль, багато бізнесменів, ділових людей різних сфер діяльності не вважають прихід у чужий офіс набагато раніше встановленого для зустрічі часу (більше ніж 5—10 хвилин) виявом неповаги до часу іншої особи та ц роботи в цілому. Багато хто працює у дуже напруженому ритмі, у таких людей розписана буквально кожна хвилина, і у кожний проміжок часу вони хочуть встигнути зробити якомога більше. Тому особи, які приходять набагато раніше визначеного часу, імовірніше за все заважатимуть хазяїну офісу, де планується проведення засідання. Як ви почуватимете себе, коли хтось буде сидіти у вашому кабінеті та дивитися, як ви працюєте, або, ще гірше, заважатиме (розважатиме вас розмовами) у той час, коли вибудете намагатися сконцентруватися на важливій та складній роботі, яку необхідно закінчити якомога швидше і яка вимагає повної вашої уваги?

Взявши за звичку приходити на засідання набагато раніше встановленого часу, і таким чином бути першим із прибулих, ви можете справити про себе негативне враження: ваші колеги та /або ваш начальник можуть зробити висновок, що ви маєте занадто багато вільного часу під час робочого дня. Пунктуальність, прибуття вчасно на той чи інший захід — безумовно, надзвичайно важливі риси ділової людини. Але не варто несвідомо перетворювати їх з ваших плюсів у мінуси, дуже часто (або завжди) приходячи наділові засідання набагато раніше встановленого часу.

· Якщо ви ніяк не можете уникнути запізнення на ділове засідання, постарайтеся максимально мінімізувати можливі негативні наслідки вашого пізнього приходу, а також продемонструвати повагу та уважне ставлення до інших. Наприклад, їдучи на засідання, ви попали у "пробку" на трасі і бачите, що будете на місці не раніше, ніж через 20 хвилин. Якщо ви маєте мобільний телефон, найкращий варіант — використати його та попередити організаторів про своє запізнення, пояснивши його причину. Якщо ви не маєте такої можливості, намагайтеся якомога швидше знайти телефон-автомат та передзвонити відповідальній особі. У разі, коли дзвінок просто не можливий, вибачтесь та поясніть причину свого запізнення як тільки матимете таку можливість. Основне, що повинен зробити будь-який учасник засідання у ситуації, коли він запізнюється або зовсім не може бути присутнім на заході, — повідомити про це організатора(ів) якомога раніше.

· Не забувайте про необхідність бути на засіданні. Щоб не потрапити у подібну ситуацію, візьміть собі за правило проглядати ваш робочий розклад зранку кожного дня. Ваша відсутність на засіданні може погано вплинути на ваш імідж професіонала і просто зіпсувати стосунки з начальником. Ваше завдання і ваша відповідальність — стежити за робочим розкладом і у такий спосіб не пропускати ніяких заходів, на яких необхідна ваша присутність. Якщо ви все-таки пропустили засідання, при першій же нагоді вибачтесь перед організатором(ами) та/або головуючим. Це краще, ніж шукати якісь неіснуючі пояснення того, що сталося. Уразі, коли ви не можете вибачитися усно, зателефонуйте. Після цього (бажано, а часом необхідно) надішліть письмове вибачення, у якому визнайте вашу помилку та запевніть, що нічого подібного не відбудеться у подальшому. І потім зробіть усе можливе, щоб дотримати свого слова!

· Завжди протягом засідання вимикайте свій мобільний телефон.

· Знайте та поважайте існуючий порядок розміщення учасників.

Дуже часто як у великих, так і менших компаніях на неформальних засіданнях практикується вільне розміщення учасників за столом/столами (вільна розсадка). Водночас формальні заходи передбачають розміщення учасників згідно з установленим незмінним порядком/схемою.

Не намагайтеся першим зайняти місце за столом засідання. Почекайте, поки старші за посадою займуть свої місця: у такий спосіб ви будете точно впевнені, що не сидите на місці начальника. Ви можете також просто запитати у організатора(ів) заходу, яке місце вам краще зайняти.

Якщо вам здається, що ви зайняли чуже місце (місце старшого за посадою), задайте питання типу: "Ви хотіли б тут сісти?" і зробіть рух, ніби хочете піднятися. Це буде кращим виходом із ситуації, ніж дочекатися, поки старша за посадою особа попросить вас звільнити її місце.

· Якщо це перше ваше засідання у даній організації і головуючий привітав вас як нового співробітника та побажав успіхів, коротко подякуйте йому і не піддавайтеся бажанню висловити п'ятихвилинну промову,

· Поважайте роботу головуючого, наприклад, не поспішайте розпочати дискусію, якщо головуючий ще не відкрив її після виступу основного доповідача. Якщо ви недавно працюєте у цій компанії/фірмі/установі, почекайте поки свої думки, погляди висловлять старші за посадою учасники.

· Виступайте конкретно, чітко та ввічливо. Висловлюйтесь по суті обговорюваного питання і при цьому за будь-яких умов намагайтеся бути об'єктивним і не займайтеся прямою критикою почутого.

· На формальному діловому засіданні, отримавши слово, звертайтеся до головуючого, якщо тільки правила проведення подібних заходів не диктують практику прямого звертання до конкретного учасника/конкретних учасників.

· Уникайте помпезності та пишномовності у своєму виступі — той факт, що ви присутні на формальному засіданні, не означає необхідності відмови від вашої природної, натуральної манери поведінки та висловлювання.

· Виявляйте повагу до інших учасників засідання, якими сильними не були б ваші зауваження щодо їх позицій, як негативно ви не ставилися б до того, що вони говорять чи пропонують. Ввічливі та переконливі аргументи мають значно більше ваги та сили, а тому є ефективнішими, ніж сарказм чи образливі вислови в адресу певної особи/певних осіб. Не забувайте, що поведінка співробітника на ділових засіданнях, як формальних, так і неформальних, часто буває важливим фактором при прийнятті рішення про його подальше просування по службовій драбині.

· Намагайтеся до кінця зрозуміти та з'ясувати всі моменти, що були незрозумілі вам на засіданні, а також визначити свої подальші кроки для виконання прийнятих рішень (що безпосередньо стосуються вашої роботи).

· Завжди пам'ятайте про конфіденційний характер того, що обговорюється на багатьох формальних засіданнях. Вільне обговорення того, що відбувалося за зачиненими дверима залу засідань, — значне порушення існуючих норм ділового етикету. До того ж, репутацію ненадійного співробітника з довгим язиком (яку можна дуже легко набути у результаті необережності та вільності у розмові) надзвичайно важко змінити.

Збираючись на ділове засідання будь-якого характеру (як формальне, так і неформальне) не забувайте про те, що діловий етикет вважає помилковим та неприйнятним у поведінці учасника подібного заходу.

ПОМИЛКОВЕ ТА НЕПРИЙНЯТНЕ У ПОВЕДІНЦІ УЧАСНИКА ЗАСІДАННЯ

· Запізнюватися на засідання; завчасно іти з засідання (без серйозної причини) або періодично виходити із залу засідання між перервами.

· Будучи доповідачем, затягувати свій виступ; забирати на свій виступ більше часу, ніж відведено порядком денним.

· Не представити себе іншим присутнім учасникам.

· Не готуватися до запланованої дискусії; не вивчати матеріали та документи, які були розповсюджені напередодні заходу для ознайомлення.

· Будучи запрошеним на засідання, не прийти на нього (без причини).

· Ходити по залу засідання у процесі роботи (у період між перервами).

· Сидіти за столом розвалившись; позіхати; грати з речами (олівцями, ручками і т. ін.); барабанити пальцями по столу.

· Переривати або обривати виступаючих.

· Критикувати конкретних осіб, а не ідеї, які вони висловлюють; бути саркастичним або невиправдано критичним щодо інших учасників.

· Вести сторонні розмови під час роботи засідання.

· Читати сторонні матеріали; палити або їсти у залі засідання; влаштовувати безпорядок на столі.

· Заснути під час роботи засідання.

· Не стежити за тим, що відбувається; не брати участі у роботі засідання.

· Виступаючи, не стежити за своєю мовою та/або відволікатися від основної теми обговорення.