Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - 7.4. ЗАСІДАННЯ ЗАКІНЧИЛОСЯ, ЩО ДАЛІ?

Із закінченням засідання робота головуючого не завершується. Він (можливо, разом з іншими організаторами заходу) повинен привести у порядок приміщення, у якому проходило засідання, та за необхідності повернути технічне обладнання, що використовувалося.

Головуючий повинен, хоча б неформально, оцінити проведений захід, у тому числі свою власну ефективність як лідера. Необхідно розповсюдити серед учасників протокол засідання, а також прийнятий та затверджений план майбутніх дій. Як тільки ці кроки будуть зроблені, починається планування наступного засідання.

Якщо відбилося важливе формальне засідання, на якому обговорювалися важливі проблеми та/або були прийняті важливі рішення, такий захід бажано оцінити формально, розіславши учасникам відповідну форму або перелік запитань, на які очікуються відповіді. Як форма, так і перелік запитань, можуть передбачати оцінку таких елементів заходу, як чіткість поставлених цілей; виконання встановлених завдань; колективна робота учасників; використання різних ідей та пропозицій; ефективність використання часу, відведеного для заходу, за шкалою від 1 (найнижча оцінка) до 10 (найвища оцінка). Можна також попросити учасників визначити ті аспекти проведення ділового засідання, які на їх думку потребують вдосконалення.

Окремо можна і бажано визначити ефективність роботи головуючого засідання, оцінивши від 1 (неефективно) до 5 (ефективно) такі сфери його діяльності:

· залучення до співпраці всіх присутніх;

· організація та підтримка дискусії з питань порядку денного;

· нейтралізація конфліктних ситуацій, що виникали у ході засідання;

· концентрація уваги присутніх на питаннях, внесених до порядку денного (не відволікання на сторонні, незаплановані теми);

· уважне та поважливе ставлення до думок та зауважень, висловлюваних учасниками засідання;

· підсумовування;

· прояв ініціативи при визначенні необхідних майбутніх дій для виконання поставлених завдань.

Навіть якщо офіційна оцінка ефективності засідання не дається, ви повинні відзначити, чи вчасно закінчився захід, чи не затягнувся довше відведеного часу. У разі, коли засідання завершилося пізніше, ніж планувалося, постарайтеся відповісти на питання: "Чому так сталося?" Вам також необхідно зазначити, що позитивного було досягнуто у вирішенні винесених на обговорення питань.

Вважається, що засідання не закінчилося до того моменту, поки його протокол не розповсюджено серед учасників. Це необхідно зробити протягом наступних 48 годин. Копія протоколу, яка розсилається учасникам, може не включати всіх най-дрібніших деталей засідання (як наприклад, невмотивований виступ когось із учасників), але повинна вміщувати перелік цілей, що стояли перед учасниками засідання; прийнятий план наступних дій; імена відповідальних виконавців; коментарі та дату проведення наступного засідання. Подібну форму протоколу можна досить легко підготувати! швидко розповсюдити. При цьому вона буде вміщувати всю необхідну важливу інформацію.

Останнім, заключним, кроком є ознайомлення з результатами засідання співробітників, що не були присутні на заході, але повинні знати (бажано, щоб знали), які питання обговорювалися і які рішення були у зв'язку з цим прийняті.

Головуючий/організатори можуть направити відповідну інформацію вищому начальству; учасники можуть, за належних умов, проінформувати інших своїх колег.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

А. Дайте відповіді "Так" чи "Ні".

1. Неформальні ділові засідання необов'язково проводити згідно з відповідними правилами та встановленою процедурою і з урахуванням норм етикету.

2. При проведенні ділового засідання підбір учасників не має важливого значення; у його роботі можуть брати участь усі бажаючі.

3. Ділове засідання — найефективніший спосіб вирішення питань та досягнення результату.

4. Місце проведення засідання певною мірою визначає атмосферу усього заходу.

5. При плануванні засідання, тривалість якого перевищуватиме 1,5 год, необхідно приблизно посередині заходу передбачити перерву на 15 хвилин.

Б. Виберіть правильний (найбільш підходящий) варіант відповіді.

1. У ході дискусії на засіданні було підняте нове питання, не пов'язане з тематикою заходу. Ви як головуючий:

а) пропонуєте розглянути нове питання наприкінці засідання (після того, як буде вичерпаний порядок денний);

б) пропонуєте внести це питання до порядку денного наступного засідання;

в) надаєте учасникам можливість зразу ж розпочати обговорення нового питання.

2. Після прийому на роботу ви вперше присутні на діловому засіданні. Головуючий представляє вас присутнім та бажає
успіхів. Ви:

а) піднявшись зі свого місця, коротко дякуєте;

б) залишаючись сидіти, киваєте головою;

в) піднявшись зі свого місця, коротко розповідаєте про себе, досвід попередньої роботи та висловлюєте свої плани на

майбутнє.

3. Ви вперше присутні на діловому засіданні у даній організації/фірмі/установі. Зайшовши до приміщення, де заплановано

провести захід, ви:

а) сідаєте на місце, яке вам сподобалося;

б) дочекавшись, поки керівник/головуючий та старші співробітники сядуть, займаєте одне з вільних місць;

в) залишаєтесь стояти під стіною ("Я новий співробітник/я вперше на такому засіданні, можна і постояти").

4. Вам необхідно піти раніше з формального засідання вашої установи/фірми/організації. Ви:

а) у відповідний час піднімаєтеся з місця і виходите з приміщення, попросивши перед цим свого колегу після закінчення

заходу пояснити організатору/головуючому причину вашого виходу;

б) у потрібний вам час тихенько піднімаєтесь та виходите з приміщення, залишивши усі пояснення

головуючому/організатору на завтра;

в) заздалегідь/напередодні засідання попереджаєте організатора/головуючого про вашу необхідність піти раніше.

Відповіді на контрольні запитання

А

1. Ні. Ділові засідання будь-якого роду, як формальні, так і неформальні, необхідно проводити відповідно до існуючих правил, встановленої процедури та з урахуванням норм етикету. Це допоможе чіткіше і організованіше провести захід: учасники зможуть без відволікань сконцентруватися на обговоренні робочих питань і тим самим ефективніше використати відведений час. Результативність засідання при цьому очевидно підвищиться.

2. Ні. Підбір учасників є одним з основних елементів підготовки будь-якого ділового засідання. Він проводиться, виходячи з необхідності досягнути визначених цілей (запрошуються ті, хто може зробити реальний внесок у вирішення існуючих проблем, висловитися по суті питань, внесених до порядку денного). Надавши всім бажаючим можливість прийти на засідання, організатори у такий спосіб створять умови для марної трати часу практично всіма учасниками. З одного боку, гаяти час будуть ті співробітники, робота яких не пов'язана з тематикою заходу. Тому вони реально не можуть сприяти вирішенню визначених проблем, брати участь в обговоренні. Це так звані "пасивні" учасники, які прийшли, тому що їм просто цікаво і хочеться бути у курсі загальних справ. З іншого боку, "активні" учасники також будуть змушені гаяти час, відволікаючись на можливі питання та зауваження не-підготовлених "пасивних" учасників.

3. Ні. Ділове засідання далеко не завжди є найбільш ефективним способом досягнення бажаних результатів. Залежно від ситуації більш зручним та дієвим способом може бути телефонний дзвінок, вивішена об'ява, надісланий меморандум, зустріч з конкретним колегою — виконавцем.

4. Так. Місце проведення ділового засідання, безумовно, впливає на загальну атмосферу заходу. Те саме рішення, прийняте у різних приміщеннях (кабінет керівника/кафетерій установи) буде сприйматися по-різному.

5. Так, Виходячи з того, що людям важко висидіти без перерви більше 90 хвилин, при плануванні засідання обов'язково слід передбачити короткий відпочинок приблизно посередині заходу.

Ні. Перерва у діловому засіданні має бути досить короткою (5— 7 хв), але достатньою для того, щоб учасники могли за необхідності зробити якісь термінові справи (подзвонити по телефону, привести себе у порядок). Довша перерва дасть присутнім можливість зайнятися іншими справами, і тому організаторам буде досить важко зібрати їх знову для продовження роботи.

Б

1. б). У тому випадку, коли під час дискусії піднімається нове, ніяк не пов'язане з темою засідання питання, головуючий має запропонувати внести його до порядку денного наступного заходу.

Надавши можливість учасникам зразу почати обговорення нового питання, головуючий порушує запланований порядок і, по суті, руйнує хід засідання. Пропозиція розглянути нове питання наприкінці засідання може підштовхнути присутніх до поспішного (внаслідок обмеженості часу) розгляду запланованих пунктів порядку денного і тим самим до прийняття не найкращих можливих рішень.

2. а). Після представлення вас головуючим слід, підвівшись, коротко подякувати за

побажання успіху і знову сісти. Довгі промови у подібних випадках (якщо не було відповідного прохання з боку головуючого) не передбачені і не вітаються. Ви проявите більший такт і професіоналізм, якщо максимально сприятимете роботі засідання, у цьому випадку — не забиратимете час, відведений для роботи.

3. б). Залишитися стояти біля стіни — хіба не найгірший із можливих варіантів. У такий

спосіб ви очевидно продемонструєте свою невпевненість та низьку самооцінку. А це ніколи не буває корисним. Кожна установа/організація/ фірма має свою ієрархію, яка проявляється, у тому числі, і при розміщенні за столом/столами під час ділових засідань. Тому варто займати місце, виходячи саме з такої ієрархії. У тому випадку, коли ви ще не добре знаєте існуючий порядок, краще за все не поспішати, а дочекавшись, поки розсядуться всі старші співробітники, керівники та головуючий, зайняти одне з вільних місць.

4. в). У тому випадку, коли ви не можете бути присутнім до кінця засідання, обов'язково заздалегідь попередьте про це організатора/головуючого, назвавши при цьому причину (вона має бути справді вагомою!).

Пішовши з засідання без попередження, ви у такий спосіб наражаєте себе на очевидно можливі неприємності у майбутньому, а до того ж, демонструєте неповагу до інших учасників заходу, в першу чергу організатора/головуючого. Ваші пояснення, дані наступного дня, очевидно, мало кого будуть цікавити, до того ж, вислуховування їх забере робочий час у головуючого/ організатора.

Ваше прохання до колеги пояснити головуючому/організатору ваш раптовий (для нього) вихід із залу засідання має свої слабкі місця. По-перше, своїм проханням ви можете поставити (і, очевидно, поставите) у незручне становище колегу, якому доведеться "віддуватися" за вас. По-друге, завжди є імовірність того, що колега не матиме можливості (часу) викласти причину вашого відходу, або просто не зможе це зробити адекватно.