Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - ВСТУП

Навчальний посібник з дисципліни "Організація праці менеджера" складений відповідно до місця та значення дисципліни за структурно-логічною схемою викладання менеджерських дисциплін, передбачених освітньо-професійною програмою підготовки за напрямом 0502 "Менеджмент", і містить всі змістовні модулі, передбачені анотацією для мінімального нормативного обсягу навчального часу.

Менеджмент (управління, керування) - це процес, спрямований на досягнення цілей організації за допомогою упорядкування перетворень вихідних субстанцій або ресурсів (праці, матеріалів, коштів, інформації тощо) у необхідні результати (товари, вироби, послуги). Як відомо, менеджери впливають насамперед на головний елемент організації - людей, координуючи їхню діяльність. Ефективність менеджменту визначається як співвідношення результатів роботи і використаних для їх одержання ресурсів.

Менеджери, які здійснюють управління не маючи необхідних наукових знань, змушені покладатися лише на досвід, інтуїцію і везіння. Однак досвіду багатьом з них не вистачає. Вони краще працюють і досягають більш високих результатів, якщо володіють теорією менеджменту і вміло застосовують свої знання на практиці.

Зміст процесу менеджменту, а також його теорії можна представити як систему трьох взаємозалежних і взаємодоповнюючих часткових процесів (підсистем), виділених відповідно до трьох аспектів - функціональний, прийняття рішень, інформаційний.

Вихідною базою й основою декомпозиції є функціональний аспект, відповідно до якого процес поділяється на основні менеджерські функції. Звичайно виділяються: планування, організація, мотивація, керівництво і контроль. Це найбільш комплексний, ефективний і часто застосовуваний метод ідентифікації діяльності менеджерів. Менеджерські функції є основою для формування структури й упорядкування інформації про процес управління.

Діяльність менеджера включає прийняття рішень, тобто їх підготовку і вибір. Це важлива частина роботи, нерозривно зв'язана з рештою функцій, а тому є невід'ємною складовою процесу менеджменту.

Для виконання менеджерських функцій, а отже, для прийняття рішень необхідна інформація. Це обов'язкова умова раціонального функціонування будь-якої управлінської системи. У певному розумінні менеджмент має характер інформаційного процесу.

Процес менеджменту, розглянутий з функціональних позицій, дробиться на підсистеми нижчого рівня, тобто на окремі менеджерські функції. У цьому зв' язку можна виділити спеціальні його розділи, такі як планування, організація й організаційні структури, управління людьми, контроль тощо.

Деякі автори виділяють три головних підходи до менеджменту - класичний, біхевіори-стичний і з позиції "науки управління". Інші ж вважають, що існує п'ять традиційних підходів, що включають ще інформаційний підхід та підхід з позиції прийняття рішень.

Найбільш поширеною є класична інтерпретація практики і теорії менеджменту з функціональних позицій, заснована на двох аксіомах:

1. Основу менеджменту складає процес, однаковий для всіх організацій, тобто має універсальний характер;

2. Процес менеджменту складається з ряду дій, тобто основних функцій управління, виділених у результаті спеціалізації праці, що у сукупності складають єдине ціле.

Найбільшим досягненням класичного підходу є визнання менеджменту як важливого феномену організованої діяльності. Надзвичайно велике значення має визначення головних функцій управління, що у багатьох сучасних підручниках є основою при викладанні теорії менеджменту. Недолік такого підходу полягає в акцентуванні уваги на організаційній структурі і процедурі менеджменту при ігноруванні ролі людського фактора.

Представники біхевіористичної науки розглядають менеджмент як процес взаємодії людей. Вони вважають, що його завдання зводяться до вивчення міжособистісних відносин.

Учені-біхевіористи значною мірою сприяли вивченню людського аспекту менеджменту, у першу чергу функцій управління людьми. Вони виходять з того, що менеджери виконують свою роботу, взаємодіючи з людьми й тому повинні використовувати досягнення психології й соціології. Звідси висновок: менеджер повинен уміти працювати з людьми, тобто бути ефективним керівником.

Однак практично сфера менеджменту набагато ширша. Проблеми поводження людини складають лише одну його частину. Біхевіористичний підхід виключає розуміння організації як єдиного цілого, на яке працівники впливають і яке, у свою чергу, впливає на них. У результаті зведення менеджменту до взаємин між людьми ігноруються такі його основні функції, як планування, організація і контроль. Щоб людина стала ефективним менеджером, недостатньо мати психологічну або психологічно-соціологічну підготовку. Необхідні також знання в інших областях.

Деякі учені схильні розглядати менеджмент через призму процесу прийняття рішень, вважаючи його основою теорії менеджменту.

Прийняття рішень - важлива складова, необхідна при перетворенні вихідних елементів у результати діяльності. Цей процес пов'язаний з усіма функціями менеджменту, але не вичерпує їх.

Важливим є також вплив рішень, які приймаються, на тих, хто їх реалізує.

З розвитком кібернетики стало формуватися розуміння менеджменту як інформаційного процесу. Безумовно, наявність інформації є важливою передумовою виконання функцій суб' єкта управління, тобто менеджера. За допомогою інформаційних процесів реалізуються всі функції менеджменту. Тому кожна організація передусім створює інформаційну систему. Однак, незважаючи на значимість інформаційного процесу, ототожнювати з ним менеджмент не можна. Це - один з важливих аспектів менеджменту й умова його реалізації.

Предметом вивчення дисципліни "Організація праці менеджера" є загальні закономірності та методи організації управлінської роботи та процесу руху документів.

Під організацією праці менеджера, технікою особистої роботи розуміють, в першу чергу, порядок, правила службової поведінки в апараті управління, спрямовані на виконання поточних та перспективних завдань менеджерами та іншими працівниками відповідно до діючих посадових інструкцій та положень про структурні підрозділи.

Організація праці менеджера в апараті управління ґрунтується на розробці комплексу регламентів, які визначають місце і роль кожного структурного підрозділу апарату управління і кожного працівника в системі управління, порядок взаємозв' язків між ними, норми взаємовідносин усередині апарату управління, форми впливу на діяльність об' єкта управління, способи контактів з навколишнім середовищем.

Міждисциплінні зв'язки: дисципліна "Організація праці менеджера" базується на вивченні таких дисциплін, як "Основи менеджменту", "Основи психології та педагогіки", "Українська мова професійного спілкування", "Діловодство", "Конфліктологія", а також пов' язана з усіма дисциплінами, які характеризують об' єкт управління або окремі функції (юридичними, економічними та обліковими, маркетингом, тощо).

Мета вивчення дисципліни: формування у майбутніх менеджерів умінь організовувати свою роботу та роботу, складати основні види управлінської документації, передача знань та розвиток навичок, необхідних для професійної діяльності менеджерів в умовах ринкових відносин, елементами якої є правові, технологічні, організаційно-технічні та навчально-методичні складові, а також формування у студентів необхідних теоретичних знань та практичних навичок з питань управління організацією.

Завдання вивчення дисципліни: набуття теоретичних знань та підготовка висококваліфікованих менеджерів, які володіють науково обґрунтованими методами організації управлінської праці, що визначає вирішення таких завдань:

o організація управлінської праці менеджерів різних рівнів управління та формування її складових;

o застосування сучасних принципів та напрямів наукової організації праці;

o використання часу як ресурсу;

o організація процесу документування в управлінні, вимог до складання та оформлення документів, а також практичних умінь з:

> планування та організації особистої роботи менеджера;

> організація робочого місця менеджера;

> застосовування технології роботи з текстовими матеріалами;

> організація та проведення нарад і зборів;

> здійснення підготовки та проведення ділових зустрічей, переговорів;

> управління потоком відвідувачів;

> раціоналізація телефонних контактів; взаємодія з секретарем; використання технічних засобів управління;

> складання та оформлення документів: організаційно-розпорядчих, з особового складу, з господарської та зовнішньоекономічної діяльності;

> формування потоків документів, організація порядку проходження і виконання документів;

> використання комп'ютерних програм автоматизації діловодства.

o отримання знань про новітні технологій організації праці в менеджменті;

o аналіз сучасного стану та тенденції розвитку новітніх технологій в менеджменті;

o організація та проведення управлінської діяльності на будь-якому об' єкті;

o організація інформаційного обслуговування органів управління будь-якого рівня;

o обґрунтування необхідності здійснення предметно-міждисциплінних розробок теоретико-прикладного напряму, спрямованого на правове забезпечення та раціоналізацію управлінської діяльності менеджерів;

o формування бази моделей прийняття управлінських рішень менеджером та внесення пропозиції про додаткові заходи безпеки учасників підприємницької діяльності.

В результаті вивчення дисципліни "Організація праці менеджера" студенти повинні знати:

o основні перспективні напрямки розвитку технологій організації праці менеджера;

o функціональні особливості, переваги, недоліки різних технологій організації праці менеджера;

o нові технології підтримки управлінських рішень;

o поняття організації, поділу та кооперації праці в апараті управління;

o методи оцінки економічної ефективності розробки та організації робочого місця в апараті управління на базі використання АРМ;

уміти:

o виконати аналіз обчислювальних засобів організації або фірми, організації технологічного процесу збирання, передачі та опрацювання інформації або технології створення інформаційних продуктів АРМ та їх відповідності розв' язуваним перспективним бізнес-завданням організації;

o розробити проект їх модернізації (функціональних та забезпечуючих елементів);

o здійснювати вибір та впровадження інформаційних технологій, які забезпечують значне підвищення продуктивності та прибутковості виробничо-господарської діяльності, конкурентоспроможності організації.