Отже, як було зазначено вище, робоча документація формується на всіх етапах процесу аудиту.
Кожна аудиторська фірма самостійно визначає і затверджує внутрішніми розпорядчими документами перелік документації та джерела її формування, що повинні складатися на різних етапах аудиту й у наступному збиратися в остаточному аудиторському файлі з перевірки. Орієнтовний перелік робочої документації аудиторської фірми наведено у таблиці 8.2.
Таблиця 8.2.
Джерела інформації та документування результатів на різних етапах процесу аудиту
Етап аудиту | Джерела інформації | Документування результатів | ||
1 | 2 | 3 | ||
Переддоговірний | Засоби масової інформації Нормативно-правові акти Фінансова звітність за попередні роки Лист-пропозиція Протоколи зустрічей з клієнтом Листування з попереднім аудитором | Лист-пропозиція Анкета попередньої оцінки ризиків суттєвих викривлень Лист - зобов'язання Попередній розрахунок обсягу та вартості робіт Попередній план аудиту | ||
Укладення договору | Статутні та засновницькі документи клієнта | Договір на проведення аудиту | ||
Планування | Протоколи зборів органів управління підприємства Організаційно-управлінська структура, договори, угоди, контракти, ліцензії Фінансова звітність Документи попереднього аудиту Бухгалтерська інформація | Меморандум загальної стратегії аудиту План аудиту Програми аудиту Аналітичні таблиці Анкети оцінки ризиків Розрахунок рівня суттєвості Меморандум планування | ||
Проведення процедур отримання аудиторських доказів | Протоколи зустрічей 3 КЛІЄНТОМ Документи з опису та закріплення повноважень і обов'язків управлінського персоналу, службовців Інструкції з обліку Документи внутрішнього аудиту Документи і реєстри бухгалтерського обліку Документи управлінського обліку Програми аудиту Договори, угоди, контракти Документи-свідчення Доповідні записки Протоколи зустрічей 3 клієнтом Протокол обговорення результатів перевірки | Анкети оцінки складників внутрішнього контролю Результати проведених тестів контролю Письмові пояснення управлінського персоналу Аудиторські докази, отримані із зовнішніх джерел Результати спостереження за інвентаризацією Розрахунок обсягу вибірки Оцінка результатів Зведена відомість результатів оцінки аудиторських доказів | ||
Здійснення заключних процедур | Остаточний варіант фінансової звітності Підсумки проведеного аудиту Протоколи зустрічей 3 клієнтом | Аудиторський звіт Аудиторський висновок | ||
Для того щоб створити зрозумілу та упорядковану аудиторську документацію, необхідно визначитися з класифікаційними ознаками, які застосовуються для систематизації всієї сукупності документації аудиторської фірми. Таких класифікаційних ознак у теорії аудиту можна зустріти дуже багато. У таблиці 8.3 подано найбільш вживані в теорії аудиту класифікації аудиторської документації.
Таблиця 8.3.
Класифікація аудиторської документації
Класифікаційна ознака | Вид за класифікаційною ознакою |
За призначенням | > Базова > Підсумкова |
За часом ведення і використання | > Постійного використання > Поточного використання |
За джерелами отримання | > Від третіх осіб > Від підприємства-клієнта > Складені аудитором |
За характером інформації | > Правового характеру > Про керівництво і персонал підприємства > Про економічну основу діяльності підприємства > Про систему внутрішнього контролю > Про систему бухгалтерського обліку > Аудиторські організаційно-функціональні документи > Документи оцінки аудиторського ризику > Аудиторські документи по перевірці окремих статей і показників річного звіту > Кореспонденція аудитора > Підсумок |
За призначенням | > Оглядові > Інформативні > Перевірочні > Підтверджувальні > Розрахункові > Порівняльні > Аналітичні |
За ступенем стандартизації | > Стандартизовані > Довільної форми |
За формою подання ; | > Графічні * Текстові * Комбіновані |
За технікою складання > | * Ручні На машинних носіях |
Разом з тим для практичного застосування найбільш важливим є систематизація всього масиву робочих документів за такими ознаками, як:
класифікація за призначенням, що поділяє аудиторську документацію на базову та підсумкову,
- класифікація за часом ведення та використання, що поділяє аудиторську документацію на документацію постійного та поточного використання.
До підсумкової документації традиційно відносять аудиторський звіт та аудиторський висновок, які складаються в результаті вивчення й аналізу інформації, яка міститься у всіх інших робочих документах, що відносяться до відповідної перевірки. Звідси й випливає відповідна форма розподілу аудиторської документації. Важливість такої класифікації полягає в тому, що підсумкова документація є продуктом, кінцевим результатом всієї копіткої праці команди аудиторів. Саме тому міжнародні стандарти аудиту мають спеціальні стандарти, які встановлюють вимоги не тільки до порядку формування аудиторської думки, але й форми її викладення в аудиторському висновку.
Практичний аспект важливості поділу робочої документації на документацію постійного та поточного використання полягає в тому, що основні клієнти аудиторської фірми отримують послуги на проведення аудиту протягом певного часу. Відомо, що МСА враховують ці обставини й передбачають можливість здійснення певних процедур (наприклад, отримання знань про підприємство, вивчення та документування його внутрішнього контролю та ін.) лише при першому випадку укладення договору на аудит. Крім того, процедури аудиту поточної фінансової звітності пов'язані з використанням інформації, яка була відображена у фінансовій звітності попереднього звітного періоду (наприклад, дані про залишки за рахунками, основні операції, договори, контракти, які завершуються в наступному періоді і на які слід звернути увагу при наступних перевірках). Саме тому доцільно складати комплект документів для подальшої роботи. В аудиторській практиці такий комплект документів отримав назву постійного Файла.
Постійний файл створюється для:
- формування документального забезпечення інформацією підприємство, яка не змінюється на нову дату аудиту. Цим виключається необхідність повторного вивчення широкого кола питань;
- збереження даних, які стосуються вивчення тенденцій у роботі підприємства;
- підготовки інформації для нових співробітників, щоб допомогти їм ознайомитися з історією діяльності клієнта, здійсненими операціями.
У постійному файлі доцільно зберігати документи та інформацію постійного характеру для використання в майбутньому. Проте інформація постійного файла повинна періодично оновлюватись і не мати некорисних й застарілих матеріалів.
Комплект документів постійного файла, як правило, розміщують в окремій папці. Про всі внесені зміни до складу документів у постійному файлі робиться відповідна позначка про зміст внесених змін із зазначенням прізвища особи, яка вносила відповідні зміни та дату змін. Матеріали, що зберігаються в папці постійного файла, використовуються в майбутньому для підготовки до чергового аудиту.
Орієнтовний зміст постійного файла наведено у таблиці 8.4.
Таблиця 8.4.
Зміст та перелік документів, які включаються до постійного файла
Назва розділу постійного файла | Зміст та перелік документів, які включаються до розділу | ||
Відомості про підприємство | Історія діяльності підприємства, дані про структуру, джерела початкового капіталу, тенденції в галузі збуту і прибутків, географічна експансія, придбання інших підприємств, злиття. | ||
Юридичні документи: копії чи витяги зі статуту і документів про створення підприємства та партнерських угод | - статут - організаційна структура (основні відділи, персонал, організаційні характеристики, централізована, децентралізована); | ||
Загальна інформація, що допомагає зрозуміти підприємство і галузь | - копії чи витяти з поточних контрактів, наприклад, орендних, облігаційних угод, про ліцензійні платежі - плани розвитку підприємства (бізнес-плани). | ||
Юридичні документи | - копії чи витяги з протоколів зборів акціонерів, засідань ради директорів чи комітетів, загальних зборів; - внутрішні правила діяльності підприємства; - копії існуючих ліцензій; - зразки облігацій та сертифікатів на акції; - допуски акцій до офіційної торгівлі на фондовій біржі; - угоди про управління чи керівництво; - перелік основних акціонерів із зазначенням кількості акцій, які їм належать; | ||
Матеріали щодо організації обліку і внутрішнього контролю | - накази з облікової політики; - характеристики (описові та з використанням структурних схем) і оцінка процедур внутрішнього контролю, включаючи перелік основного персоналу і осіб, відповідальних за документування в кожній галузі; - службові записки, пов'язані з важливими чи постійними проблемами бухгалтерського обліку; - дослідження клієнта, які стосуються ефективності процедур внутрішнього контролю; - інформація про комп'ютерні програми з обліку і аналізу; - план рахунків, затверджений підприємством; | ||
Аудиторські висновки та фінансова звітність за попередні роки | - фінансова звітність, статистичні дані, зведення результатів основної діяльності; - аудиторські звіти; - аудиторські висновки; | ||
Аналітична інформація | - види продукції і послуг (обсяг основних видів продукції та прибутковість асортименту; - тенденції в ціноутворенні; - типи і місце розташування засобів виробництва; - характеристики і кваліфікація робочої сили, види використовуваних матеріалів); - методи збуту і розподілу (питома вага клієнта на ринку, основні конкуренти, попит на продукцію, основні покупці, стратегія щодо гаранти якості); - фінансова політика (фінансова структура, зв'язки з інвестиційними компаніями і банками, історія відкритої та індивідуальної пропозиції цінних паперів, плани експансії, заміна активів); - спеціальні дослідження у сфері оподаткування; | ||
Різне | Копії листів щодо замовлення на аудит та інші | ||
Робоча документація, яка формується в процесі проведення поточної аудиторської перевірки, збирається у поточний файл.
Робоча документація, яка збирається у поточному файлі, має забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту, необхідний для складання аудиторського висновку, підтвердження того, що аудит проводився згідно з вимогами МСА.
Якість робочої документації забезпечується тоді, коли її форма, зміст та порядок складання носять унормований внутрішніми стандартами аудиторської фірми характер. Саме тому дуже важливим є розробка та впровадження в кожній практикуючій аудиторській фірмі стандартизованих форм робочої документації.
МСА 230 (П) визначає, що основні вимоги до аудиторської документації полягають в наданні зрозумілої інформації щодо:
1) характеру, часу та обсягу аудиторських процедур, виконаних для відповідності вимогам МСА та застосованим законодавчим та регуляторним вимогам;
2) результатів аудиторських процедур та отримані аудиторські докази;
3) важливих питань, які виникли в процесі аудиту, та висновків щодо них.
Виходячи з основних вимог стандарти аудиторської фірми щодо робочої документації повинні забезпечити те, щоб така документація дозволяла:
- мати чіткий зв'язок відповідного документа з об'єктом перевірки;
- визначити період перевірки, для якого складено документ;
- об'єктивно висвітлити інформацію;
- чітко і зрозуміло розкрити зміст відповідного документа для особи, яка не складала такого документа;
- ідентифікувати відповідний документ з аудиторською фірмою, для якої він складався, з особою, яка його складала, та часом його складання.
Стандартизація форми аудиторської документації досягається за допомогою визначення обов'язкових реквізитів документа, до яких, зокрема, належать:
- назва документа;
- номер;
- перехресне посилання на документи, з якими він пов'язаний;
- період, що перевіряється;
- зміст;
- виконавці та контролери;
- дата створення;
- розшифровка умовних позначень.
8.4.1. Аудиторський звіт
8.4.2. Аудиторський висновок
8.4.2.1. Безумовно-позитивний висновок
8.4.2.2. Модифіковані висновки
8.4.2.2.1. Безумовно-позитивний висновок з пояснювальним параграфом
8.4.2.2.2. Модифіковані висновки з питаннями, що впливають на думку аудитора
Список використаної літератури
Вступ
МОДУЛЬ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ТА ОРГАНІЗАЦІЙНІ ОСНОВИ АУДИТУ