Контрольно-ревізійна діяльність - Живко 3.Б. - 2. Особливості інвентаризації основних засобів

Для забезпечення належного обліку і контролю за збереженням основних засобів кожному інвентарному об'єктові в момент надходження на підприємство присвоюють відповідний інвентарний номер, який зберігається за об'єктом упродовж усього періоду перебування його на підприємстві. Якщо якийсь об'єкт основних засобів вибуває (реалізація, ліквідація, безплатна передача тощо), то його номер не може бути присвоєний іншому об'єкту, що надійшов згодом.

Під час ревізії потрібно простежити за тим, чи проставляються інвентарні номери в актах, накладних та інших первинних документах, які є підставою для взяття на облік або зняття з обліку об'єктів. Під час огляду об'єктів уточнюють, чи позначені на них інвентарні номери прикріпленням металевих жетонів, нанесенням номерів незмиваною фарбою, клеймуванням, витравлюванням, випалюванням або іншим способом.

До моменту перевірки первинних документів і здійснених записів на рахунку 10 "Основні засоби" слід переконатися в тотожності сальдо за цим рахунком на останню звітну дату в балансі й Головній книзі, а сальдо Головної книги на цю саму дату звірити з даними аналітичного обліку (типовими інвентарними картками або книгами).

Ревізор перевіряє правильність ведення карток обліку руху основних засобів (ф. № 03-8), своєчасність заповнення всіх реквізитів у них за даними інвентарних карток основних засобів і звіряє з даними синтетичного обліку основних засобів.

Якщо карток на об'єкти немає, ревізор пропонує керівництву підприємства відновити аналітичний пооб'єктний облік основних засобів.

Етапи інвентаризації основних засобів

1. Керівник ревізійної бригади інформує адміністрацію про потребу у проведенні інвентаризації основних засобів. У максимально короткий термін членам інвентаризаційної комісії надаються інвентаризаційні описи, в яких вказано назви об'єктів основних засобів, що перевіряються, їх інвентарні номери й вартість за даними бухгалтерського обліку.

2. У процесі візуального огляду інвентарних об'єктів ревізор повинен переконатися у відповідності даних, зазначених в інвентаризаційних описах. При цьому, по-перше, констатують факт недостачі інвентарного об'єкта, по-друге, оприбутковують надлишок устаткування, що давало змогу приховувати недостачу.

3. Особливу увагу члени інвентаризаційної комісії звертають на інвентарні об'єкти, які складаються з двох і більше частин (вузлів). Завдяки інвентаризації можна виявити відчуження окремих складових багато вузлових об'єктів основних засобів. Відсутні частини використовують і враховують переважно під індивідуальним інвентарним номером, що дає змогу вуалювати недостачу інших основних засобів.

4. Поточні результати фактичного контролю зберігання основних засобів зазначають в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації основних засобів). Ці документи підписують усі члени інвентаризаційної комісії й матеріально відповідальні особи. А якщо матеріально відповідальна особа відмовляється від підпису, то від неї вимагають письмового обґрунтування відмови. Якщо письмове пояснення не надане, на інвентаризаційному описі ревізор робить запис про відмову.

5. Паралельно з перевіркою фактичної наявності основних засобів потрібно проконтролювати укладення договорів про повну або часткову матеріальну відповідальність. При цьому акцентують увагу на перевірці своєчасності підписання договору з матеріально відповідальними особами й дотриманні вимог, які ставляться до цієї категорії працівників.

6. Ревізори ознайомлюються з організацією поточного контролю за зберіганням об'єктів основних засобів на підприємстві. Поточний контроль, що проводиться працівниками бухгалтерії або інших відділів, запобігає можливим зловживанням як матеріально відповідальних осіб, так і апарату управління підприємства.

7. Порівнюють дати оформлення результатів попередньої інвентаризації і встановлені для кожного випадку строк для перевірки своєчасності її проведення. Умовою, що забезпечує зберігання основних засобів, є проведення обов'язкової інвентаризації (внутрішній контроль) при підтвердженні звітних документів, зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації підприємства, у разі стихійного лиха.

8. Перевіряють інвентаризаційні описи, застосовуючи прийом логічного контролю. Результати перевірки внутрішнього контролю зберігання основних засобів на об'єкті впливають на зміну програми ревізії або тематичної перевірки.

9. Перевіряють рух основних засобів на підприємстві. З'ясовують законність прийняття на баланс підприємства окремих інвентарних об'єктів і належне оформлення їх оприбуткування, розглядають документацію про внутрішнє переміщення основних засобів і причини здійснення таких операцій, визначають доцільність та обґрунтованість вибуття (ліквідації) зношених засобів праці або тих, що не використовуються.

10. Перевіряють наявність договорів з партнерами - постачальниками устаткування та інших цінностей, договірну документацію з підрядними організаціями при введенні в експлуатацію готових об'єктів у межах капітального будівництва. Додатково вивчають супровідні документи (рахунки-фактури), які обґрунтовують надходження основних засобів на підприємство, яке перевіряють.

11. Якщо процедуру надходження основних засобів оформлено на підприємстві актом приймання-передачі, то, насамперед перевіряється правильність і своєчасність такого оформлення. В акті необхідно перевірити кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку, місцезнаходження об'єкта на момент приймання, наявність короткої характеристики об'єкта, а також перелік доданої технічної документації про об'єкт. Тут же з'ясовують правильність зазначеної вартості прийнятого об'єкта основних засобів, а також норми амортизаційних відрахувань.

12. Перевіряють організацію обліку об'єктів, що надійшли, у місцях їх зберігання та експлуатації. Передусім визначають, чи відкрито в бухгалтерії інвентарні картки обліку основних засобів на прибулі об'єкти. Потім проводять взаємну перевірку актів приймання-передачі основних засобів та інвентарних карток щодо відповідності реквізитів вартості, найменування об'єкта, дати введення в експлуатацію й технічних параметрів.

13. Перевіряють вибуття інвентарних об'єктів. Зазвичай це роблять суцільним способом. Така суцільна перевірка зумовлена тим, що підприємства в момент вибуття основних засобів припускаються порушень. Контроль операцій з безоплатної передачі й реалізації об'єктів основних фондів проводять з даними актів приймання-передачі основних засобів. Операції, пов'язані з ліквідацією інвентарних об'єктів, перевіряють за актами про ліквідацію основних засобів.

Ревізори з'ясовують ступінь зношування основних засобів і порівнюють його з вартістю придбання (введення в експлуатацію). Якщо ліквідований об'єкт зношений не на 100 %, обгрунтування ліквідації його в акті має бути глибшим. Потім перевіряють правильність визначення результатів ліквідації основних засобів. Ревізор має переконатися в тому, що під час розрахунку результату ліквідації були враховані витрати на демонтаж об'єкта і вартість матеріалів (запчастин), після розбирання об'єкта.

14. Вивчаючи склад основних засобів, перевіряють, чи всі інвентарні об'єкти обгрунтовано враховуються як основні засоби. На цьому етапі викривають факти віднесення до основних засобів малоцінних і швидкозношуваних предметів. На конкретний момент основними засобами вважаються цінності, термін служби яких понад рік.

15. Перевіряють правильність віднесення окремих об'єктів основних засобів до однієї з груп, у межах яких здійснюється розрахунок амортизаційних відрахувань. У цей момент поділ на групи об'єктів основних засобів регламентується двома нормативними актами: Законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" і Положенням (Стандартом) бухгалтерського обліку № 7 "Основні засоби". Принципова непогодженість нормативної бази поставила підприємства перед фактом абсолютної невідповідності підходів до нарахування амортизації в податковому й бухгалтерському обліку. Однак П (С)БО № 7 "Основні засоби" припускає можливість використання норм і методів нарахування амортизації основних засобів, передбачених податковим законодавством.

16. Слід зазначити, що підприємство має право ухвалити рішення щодо застосування різних методів нарахування амортизації в податковому й бухгалтерському обліку, залежно від очікуваного способу одержання економічних вигод від його використання. Ревізор має перевірити, щоб нарахування амортизації новим методом починалося з місяця, наступного за місяцем ухвалення рішення про зміну методу амортизації.

17. Розпочинаючи документальну перевірку розрахунку амортизаційних відрахувань, застосовують прийом техніко-економічних розрахунків.

18. Здійснюючи контроль дотримання податкового законодавства, потрібно переконатися в тому, що амортизація за першою групою основних фондів нараховується для кожного інвентарного об'єкта окремо.

19. Перевіряють, як списуються витрати на ремонт за рахунок відповідних джерел. Насамперед, з'ясовують чи не перевищувала 10 % балансової вартості власних основних засобів на початок податкового періоду вартість ремонтних робіт, яку відносять до валових витрат підприємства протягом звітного року.

20. Перевіряють повноту і своєчасність відображення відповідних даних у журналі № 4 та Головній книзі. Використання прийому взаємної перевірки дає ревізору можливість виконати цю роботу дуже швидко. Важливо також перевірити кореспонденцію бухгалтерських рахунків, оскільки через некоректні бухгалтерські записи іноді виявляють порушення в діяльності об'єкта.

21. З'ясовують відповідність бухгалтерських записів, складених бухгалтерією підприємства, типової кореспонденції, регламентованої інструктивними матеріалами.

22. Завершальним у перевірці об'єкта контролю є оцінювання технічного стану й ефективності використання основних засобів. Слід знову повернутися до процедури фактичного контролю, оскільки первинне оцінювання технічного стану основних засобів можна здійснити у місці експлуатації або зберігання.

23. Ефективність використання основних засобів визначають за низкою відносних показників, залежно від мети перевірки. Показники фондовіддачі, фондомісткості, коефіцієнти змінності, використання виробничої потужності аналізують у динаміці. Виявлені тенденції розкривають резерви підвищення ефективності використання основних засобів.

24. Щодо збудованих об'єктів, фактично введених у дію повністю або частково, але прийнятих, а також тих, введення в дію яких не оформлено належними документами або завершених, але з якихось причин не введених у дію, в окремих інвентаризаційних актах зазначають причини затримання з оформленням здачі в експлуатацію цих об'єктів. Зайві предмети і ті, що не використовуються, зазначають в окремому описі.

25. Виявляють факти надмірностей у придбанні дорогих меблів, килимів, телевізорів та інших непотрібних для службових цілей предметів або незаконного придбання меблів для квартир окремих працівників. З осіб, які незаконно користуються такими предметами, вимагають оплати їх вартості.

Виявлені, але не обліковані об'єкти, або ті, про які надано неправильні дані, комісія фіксує в описі із зазначенням правильних даних і технічних показників на ці об'єкти. На непридатні предмети складають окремий опис із зазначенням у ньому часу введення в експлуатацію та причин, через які вони стали непридатними.

26. Перевіряють повноту і своєчасність проведення інвентаризації основних засобів та правильність виведення її результатів і відображення в бухгалтерському обліку.

27. Групують матеріали і оформляють акт.