Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - Сприяти проведенню дискусії

Вміла організація та проведення дискусії (спрямування ЇЇ у необхідному напрямку) — дуже часто є найважчим завданням головуючого. Він повинен, виконуючи роль лідера, незважаючи на вільність форми обговорення, різноманітність та спонтанність виступів, контролювати процес і сприяти його максимальній сфокусованості на визначених для обговорення питаннях.

Для полегшення проведення дискусії необхідно з самого початку представити присутніх один одному. У такий спосіб під час обговорення вони зможуть адекватно, у прийнятній формі звертатися один до одного, що, безумовно, допоможе їм відчувати себе впевненіше і комфортніше. Це також надасть учасникам можливість з'ясувати або краще уявити сфери спеціалізації, професійні інтереси кожного із присутніх, що у свою чергу сприятиме подальшій ефективній роботі.

Готуючи порядок денний, внесіть до нього зауваження: "Прохання бути готовим до дискусії", а також підкресліть, що будуть вислуховуватися будь-які зауваження та пропозиції. Якщо під час обговорення хтось із учасників звернув увагу на якесь складне, делікатне питання, відзначте його ініціативу, сказавши, наприклад: "Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цю проблему".

Намагайтеся підключати до дискусії всіх присутніх. Для того, щоб надати можливість виступити кожному, можна розбити учасників на невеликі групи: крім того, що обговорення пожвавиться, будуть висловлені думки, які при великій аудиторії не були б сказані.

Визначте час для відповідей на запитання (запитання ставляться всіма бажаючими). Своїми власними запитаннями намагайтеся отримати додаткову інформацію з певної проблеми; необхідне роз'яснення висловленої раніше думки; потрібні відповідні приклади. Наприклад, можна сказати: "Ми чули виступи за розробку даного проекту; можливо, є аргументи і проти? Хотілося б їх почути". Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкої відповіді, а не прості "так" чи "ні". Наприклад, замість: "Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?" запитайте: "Які ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?"

Якщо хтось із присутніх не бере ніякої участі в обговоренні, назвіть його ім'я і запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надавати необхідний для висловлення його думки час.

Вимкніть усе технічне обладнання, яке використовувалося до початку дискусії: навіть незначний (але постійний) шум може заважати почути те, що говориться.

Нагадайте присутнім про основні правила поведінки учасників засідання: ніяких випадів ні проти будь-кого із присутніх; ніяких негативних коментарів, а також грубих слів, ображаючих жестів, поз та виразів обличчя в адресу присутніх. Усе сказане на засіданні є конфіденційним і не підлягає обговоренню з особами, які не брали участі у заході і робота яких не стосується розглянутих проблем.

У ході дискусії головуючий-лідер повинен уважно, активно слухати виступаючих, використовуючи для цього не тільки відповідні слова ("цікава думка, бажано почути про це більше"), але і тон голосу, вираз обличчя, жести та міміку.

Для заохочування дискусії головуючому краще представляти свою думку в кінці обговорення, у такий спосіб учасники вільніше зможуть висловлювати свої думки.

Сказане вище повною мірою стосується і неформальних засідань. При цьому очевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведінку учасників, яка не допустима на формальних засіданнях, наприклад, ведення паралельного обговорення . Головуючий може дозволити ведення більш вільної дискусії (з певним відволіканням на інші теми), аж поки обговорення, як і засідання в цілому, рухається у визначеному напрямку.