Менеджмент персоналу - Мурашко M.I. - Внесення до трудової книжки відомостей про роботу

Відомості про працівника записуються на першій (титуль­ній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження працівника записуються без скорочень і змін: ім'я та по батькові — на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки пра­цівник підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу (титульну) сторінку підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, установи, організації (або печатка відділу кад­рів), де вперше заповнюється трудова книжка.

Зміна в трудовій книжці запису про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження робиться власником або уповно­важеним ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни записуються на першій (титульній) сторін­ці трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє і прізвище, ім'я і по батькові, дата народження і записуються нові відомості з посиланням на відповідні документи на внут­рішній стороні обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та пе­чаткою підприємства чи відділу кадрів.

Внесення до трудової книжки відомостей про роботу

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок за­писується назва підприємства, установи, організації. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер внесеного запису, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. У графі 3 записується: "Прийнято" або "Призначено" і зазнача­ються цех, відділ, дільниця та посада або робота з конкретною назвою, а також професія і присвоєний розряд.

Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, вносяться для робітників та служ­бовців строго відповідно до найменування професій і посад, включених до Класифікатора професій. Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у тру­довій книжці про найменування роботи, професії або посади робиться на підставі наказу, виданого за результатами атеста­ції робочих місць, і згідно зі Списками виробництв, робіт, професій, посад та показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення. Відомості цих Списків обов'язково мають бути підтверджені в карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації, і їх можна записувати в дуж­ках. Якщо працівникові в період роботи присвоюється новий розряд, про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом може зазначатися в трудовій книжці власником або уповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації оформляється в тій са­мій послідовності, що і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилося найменування підприємства, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: "Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам і клініч­ним ординаторам, які мають трудові книжки, навчальний за­клад (наукова установа) робить запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих на­вчальних закладів. Підставою для таких записів є накази керівництва навчального закладу (наукової установи) про за­рахування на навчання і про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи зазначених осіб у студентських таборах, під час проходження виробничої практики і виконання науково- дослідної господарсько-договірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфі­кації, посади і часу роботи. На підставі таких довідок на­вчальні заклади (наукові установи) роблять у трудових книж­ках цих осіб записи про їхню роботу. Довідки зберігаються в особистих справах студентів, учнів, аспірантів і клінічних ор­динаторів як документи суворої звітності.

Для осіб, що раніше не працювали і тому не мають трудо­вих книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослід­ної господарсько-договірної тематики вносяться в трудові книжки на підставі виданих довідок підприємством, на яко­му вони надалі будуть працювати.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремими рядками із зазначенням дати, номера і найменування від­повідних документів такі відомості:

— про час служби в складі Збройних Сил України та інших військ, де на тих, що проходять таку службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

— про час навчання в спеціальних, навчально-виховних та інших закладах, навчально-курсових комбінатах тощо;

— про час навчання у вищих навчальних закладах (включ­но з часом роботи в студентських таборах, на виробничій практиці і часом виконання науково-дослідної господарсько-договірної тематики), а також про перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі;

— про роботу як членів колгоспів у тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до за­гального виробничого стажу працівників;

— про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за вис­новком медичної установи потребує постійного догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (від­повідно до медичного висновку).

Безробітним особам відомості про період отримання допо­моги з безробіття вносяться до трудової книжки органом дер­жавної служби зайнятості населення.

Ці відомості вносяться до трудової книжки до внесення ві­домостей про роботу на підприємстві.

При відновленні у запровадженому порядку безперервного виробничого стажу для призначення допомоги з державного соціального страхування до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи в графу 3 розділу "Відомості про робо­ту" вноситься запис: "Безперервний виробничий стаж віднов­лено з такого-то числа, місяця, року", а в графі 4 вказується посилання на постанову президії відповідної ради профспіл­ки або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими до­говорами в іноземних представництвах, в іноземних корес­пондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберіга­ються в підрозділах із зовнішніх зв'язків органів державної виконавчої влади.

Ці органи роблять відмітки в трудових книжках про прий­няття на роботу і звільнення відповідно до трудових договорів і довідок наймачів.

Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представ­ництвами і кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій, а також іншими прирівняними до них іноземця­ми на території України, є недійсним.

До трудових книжок осіб, котрі перебувають на виправних роботах без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить запис про те, що час роботи на підприємстві в цей період не зараховуєть­ся до загального і безперервного виробничого стажу (розділ "Відомості про роботу", графа 3).

Якщо судом у встановленому законом порядку час перебу­вання на виправних роботах без позбавлення волі зарахо­вується до загального виробничого стажу, у трудових книж­ках робиться запис про те, що цей час не зараховується до без­перервного виробничого стажу. Ці записи робляться в тру­дових книжках після закінчення фактичного терміну відбу­вання покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаче­ному чинним законодавством, і влаштуванні його на новому місці роботи відповідний запис у трудовій книжці робиться тим підприємством, на який було направлено або прийнято засудженого.

Підставою для таких записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий відповідно до вироку (рі­шення) суду.

У розділ "Відомості про роботу" трудової книжки вносять­ся такі записи:

— у графу 1 — порядковий номер запису;

— у графу 2 — дата його внесення;

— у графу 3 — "Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) до такої-то дати (число, місяць, рік) не зараховується в загальний і безперервний виробничий стаж". При зарахуван­ні судом часу перебування на виправних роботах до загально­го трудового стажу у графу 3 записується: "Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) до такої-то дати (число, місяць, рік) не зараховується в безперервний виробничий стаж";

у графу 4 — підстава внесення запису до трудової книж­ки: наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його виходу і номер.

Питання визначення недійсними відповідних записів, вне­сених у трудові книжки громадян: "Звільнено з роботи (поса­ди) у зв'язку із законним засудженням" або "Звільнено з по­сади у зв'язку з незаконним притягненням до кримінальної відповідальності", про видачу їм дублікатів трудових кни­жок, а також внесення в них відповідних записів особам, за­судженим із позбавленням права посідати певні посади або займатися певною діяльністю, і про порядок видачі їм дублі­ката трудової книжки регулюються чинним законодавством.

Приклади записів у трудових книжках згідно зі статтями КЗпП України наведено в дод. 6.

Внесення до трудової книжки відомостей про нагородження і заохочення

До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження дер­жавними нагородами і відзнаками України, у розділ "Відо­мості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи в роботі. До трудових книжок не вносяться дані про премії, передбачені системами оплати праці, або виплати, що мають регулярний характер.

Порядок внесення до трудової книжки відомостей про на­городження і заохочення такий:

— у графі 3 відповідного розділу записується як заголовок найменування підприємства, а нижче, у графі 1, зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графу 2 заносить­ся дата нагородження або заохочення;

— у графі 3 — ким нагороджено або заохочено працівника, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;

— у графі 4 — підстава внесення запису (із посиланням на дату, номер і найменування документа).