Менеджмент персоналу - Мурашко M.I. - Облік трудових книжок

При звільненні працівника всі записи про роботу і нагоро­дження, внесені до трудової книжки за час роботи його на певному підприємстві, завіряються підписом керівника або спеціально уповноваженого ним органу і завіряються печат­кою підприємства або відділу кадрів. При цьому для осіб пра­цездатного віку зазначаються час, тривалість і місце підви­щення кваліфікації, які пройшов працівник за останні 2 роки перед звільненням.

При звільненні осіб, котрі працюють у сільському (фер­мерському) господарстві за трудовою угодою, або у разі вихо­ду з його членів, після відповідних записів у трудовій книж­ці, зроблених головою селянського (фермерського) господарс­тва, виробничий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи і завіряється печаткою місцевого органу державної ви­конавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською і російською мовами і в кожному тексті завіряється окремо.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний вида­ти працівникові його трудову книжку в день звільнення з вне­сеним до неї записом про звільнення.

При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується се­редній заробіток за весь час змушеного прогулу. Днем звіль­нення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ (розпорядження) і вноситься запис до його трудової книжки. Раніше внесений запис про день звільнення вважається недійсним, про що роб­ляться відповідні виправлення.

Якщо працівник відсутній на роботі в день його звільнен­ня, власник або уповноважений ним орган у цей день посила­ють йому поштове повідомлення з нагадуванням про необхід­ність одержання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою за за­значеною адресою допускається тільки з письмової згоди пра­цівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки близьким родичам під розписку або висилається пош­тою на їхню вимогу.

До трудової книжки померлого працівника в розділ "Відо­мості про роботу" записується:

— у графи 2 і 3 — "Роботу припинено у зв'язку зі смертю";

— у графу 4 — дата і номер наказу (розпорядження).

Цей запис завіряється в установленому порядку.

Дублікат трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власникові або уповнова­женому ним органу за останнім місцем роботи. Не пізніше як через 15 днів після подання заяви, а в разі ускладнень — в обумовлений термін власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нового зразка) з написом: "Дублікат" у право­му верхньому куті її першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюєть­ся відповідно до загальних правил. У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про за­охочення" при заповненні дубліката робляться записи про ро­боту, а також про нагородження і заохочення на останньому місці роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоря­джень).

Якщо працівник до влаштування на останнє місце роботи вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділі "Відомості про роботу" у графі 3 спершу робиться за­пис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, що підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у який час і на яких посадах працював у мину­лому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належним чи­ном оформленими документами, записується за окремими пе­ріодами в такому порядку:

— у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

— у графі 3 — найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку його було прийнято.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом робиться на бажання працівника.

Якщо з пред'явлених документів очевидно, що працівник переводиться на іншу постійну роботу на тому самому підпри­ємстві, то про це вноситься відповідний запис. Після цього записують:

— у графу 2 — дату звільнення;

— у графу 3 — причину звільнення, якщо в поданому пра­цівником документі є такі дані, а якщо документи не мають та­ких даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книж­ки працівника вносять тільки дані, наявні в документах;

— у графі 4 зазначаються найменування, дата і номер до­кумента, на підставі якого зроблено відповідний запис у дуб­лікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їхньому власникові. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний посприяти працівникові в одержанні докумен­тів, що підтверджують стаж його роботи, який передує вла­штуванню на певне підприємство.

Не вказуються в сумарному загальному стажі роботи, а за­писуються окремим рядком із посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів також такі відомості:

— про час перебування в народному ополченні і парти­занських загонах із зазначенням дати зарахування й дати звільнення зі служби;

— про роботу як члена артілі промислової кооперації.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною

(обгоріла, розірвана, забруднена тощо), власник або уповно­важений ним орган за останнім місцем роботи видає праців­никові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьо­му на першій сторінці трудової книжки, що стала непридат­ною, робиться напис: "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власникові. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Розрахунки за трудові книжки та їхнє зберігання

Виписавши трудову книжку чи вкладиш до неї або дублі­кат трудової книжки, власник або уповноважений ним орган стягує з працівника її вартість.

При неправильному первинному заповненні трудової книжки або вкладиша до неї, а також у разі псування бланків унаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків оплачується підприємством.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємс­твом унаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому ви­дається дублікат без утримання її вартості.

Трудові книжки та їхні дублікати, не отримані працівни­ками при звільненні, зберігаються протягом 2 років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівни­ків, які перебувають на роботі. Після цього терміну незатре- бувані трудові книжки (їхні дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а потім знищуються в уста­новленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний по­стійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудо­вих книжок і вкладишів до них.

Облік трудових книжок

На підприємстві ведеться така документація з обліку тру­дових книжок:

— книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 №277;

— книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Міністерства статистики від 27.10.95 №277. До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них записуються всі операції, пов'язані з одержанням і ви­користанням бланків та зазначенням їхніх серії і номера. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ве­деться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, що здійснює оформлення прийняття і звільнення працівни­ків. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із зазначенням серії та номера, знову видані працівникам.

При одержанні трудової книжки працівником у зв'язку зі звільненням він розписується в особовій картці й у книзі об­ліку.

Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані й скріплені підписом керівника підприємства та печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за веден­ня трудових книжок. По закінченні кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, подає бухгал­терський звіт про наявність бланків трудових книжок і вкла­дишів до них та про суми, отримані за них, додаванням при­буткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час за­повнення бланки трудових книжок і вкладиші до них складається акт за формою, затвердженою наказом Мініс­терства статистики України від 27.10.95 № 277.