Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 1.2. Робота з авторами

Штат авторів, як правило, комплектується кожною інформаційною організацією самостійно, залежно від специфіки ЇЇ діяльності. Робота з авторами повинна ґрунтуватися на двох основних принципах: 1) безперервності; 2) необмеженості.

Безперервність означає, що авторів слід шукати не тільки під конкретне інформаційне замовлення, але й на "майбутнє".

Необмеженість означає, що автори підшукуються не тільки під діючий перелік послуг, що надаються організацією, і вироблених нею інформаційних продуктів, але й відповідно до потенційних ЇЇ можливостей і перспективних напрямків розвитку. Фактично, будь-який, навіть випадковий автор, має бути обов'язково документально зафіксований.

Особливістю пошуку авторів є відсутність спеціальних компаній: Найчастіше, самі автори знаходять потрібну їм організацію, а не інформаційна організація шукає авторів. Для пошуку авторів використовують:

* рекомендації інших авторів і співробітників інших інформаційних організацій;

* розміщення інформації із запрошенням до співробітництва на сайтах і кожному примірникові інформаційної продукції (послузі).

o цільову рекламу.

Основні вимоги до співробітництва з авторами з боку працівників організації:

o уважність у спілкуванні;

* точність і організованість у роботі з виробленими авторами продуктами;

o своєчасна виплата авторського гонорару або його частини.

З інформаційною організацією співпрацює, звичайно, три типи авторів:

1) випадкові автори, запрошені для виконання конкретної роботи або її частини;

2) автори-"шабашними", готові в будь-який момент узятися за виготовлення інформаційного продукту, але тільки задовільної якості;

3) автори-професіонали, що створюють якісні, креативні інформаційні, продукти, які користуються стійким попитом.

Для стабільної роботи необхідне одночасне залучення авторів усіх трьох категорій. Рекомендується для фіксації авторів створювати окремий реєстр. Він ведеться в електронній або друкованій формі й містить у собі: ШБ, паспортні дані, ідентифікаційний код, поштову й електронну адресу, контактні телефони, іноді - перелік здобутків конкретного автора або напрямків інтелектуальних зусиль.

1.3. Документальний супровід авторства

Залучення автора до роботи супроводжується створенням певної кількості документів різних видів. У цілому документальний супровід авторства включає, принаймні, три видів документів: заявку, договір (ліцензійну угоду), акт приймання-передачі.

Спочатку заповнюється авторська заявка на виробництво певного інформаційного продукту.

У заявці вказується: ШБ, робоча назва інформаційного продукту, його обсяг, терміни підготовки, штрафні санкції, умови виплати гонорару. Крім того, важливою інформаційною складовою подібної заявки є обґрунтування доцільності виробництва запланованого інформаційного продукту. На основі побіжного аналізу наявного стану інформаційного рийка слід показати недостатнє наповнення того сегмента, на який претендуватиме новий інформаційний продукт, підкреслити його маркетингові переваги порівнянно з уже існуючими аналогами.

Заявку може подавати сам автор. Тоді він має можливість розіслати електронною поштою свої пропозиції до кількох інформаційних організацій одночасно. У такому разі до заявки долучають розгорнутий план-проспект пропонованого продукту та певну його частину як зразок. В інших випадках заявку заповнює співробітник, який вів перемови з автором, і в обов'язковому порядку погоджує з першими керівниками організації.

На підставі заявки складається договір. Шаблон договору готується юристом, а заповнюється, як правило, діловодом.

У договорі обов'язково вказується:

o ШБ автора, робоча назва інформаційного продукту щодо якого він є суб'єктом авторського права, його приблизний обсяг.

o Термін дії договору. Організаціям вигідний безстроковий договір, авторам - обмеженої дії (1-5 років).

o Перелік переданих авторських і суміжних прав (тому що перелік у Законі не є вичерпним).

Терміни здачі продукту автором, його виробництва з боку організації. Окремо вказуються умови повторного тиражування інформаційного продукту.

o Відповідальність автора за плагіат, що міститься в його інформаційному продукті.

o Умови конфіденційності. Як правило, авторські договори не виводяться в ізольований документообіг, хоча їхній зміст уважається комерційною таємницею. Але при цьому трудові договори співробітників інформаційної організації повинні містити пункт про нерозголошення комерційної або службової таємниці.

o Умови виплати гонорару. Гонорари бувають трьох видів: фіксовані, наприклад, у розрахунку за авторський аркуш; роялті, тобто відсоток від вартості виробленого продукту (звичайно, становить 5-10 % оптової вартості продукту); змішані: фіксована сума + відсоток. В Україні й Росії, на відміну від західних країн, аванс передбачається не часто. Гонорар виплачується після виробництва й продажу частини авторського інформаційного продукту.

Кожний договір має дату й реєстраційний номер, занесений до окремого реєстру. Рекомендується зберігати договори не тільки в друкованому, але й електронному вигляді - простих текстових файлів в окремих папках, розміщених у спеціальних директоріях (наприклад, "Авторські договорю)).