Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 2.3. Виставкові стенди

План викладу

2.1. Поняття й призначення виставок.

2.2. Загальна організація виставок.

2.3. Виставкові стенди.

2.1. Поняття й призначення виставок

Виставка - це художньо оформлена добірка документів і/або інших експонатів для публічної демонстрації (експонування).

Виставки підрозділяються на певні різновиди як за часом функціонування, так і за місцем демонстрації.

За часом функціонування виставки можуть бути:

o постійно діючими (із використанням копій документів, оригінали використаються як виняток),

o тимчасовими (від 2-х тижнів),

o короткотерміновими (до 10 днів).

Постійні виставки багатопланові. Тимчасові виставки організуються на певний строк і можуть пристосовуватися до ювілейних і пам'ятних дат.

За місцем демонстрації виставки поділяються на:

стаціонарні, які розмішуються в спеціальних приміщеннях, обладнаних відповідними стендами, вітринами й іншими пристосуваннями;

пересувні, які можуть працювати в тимчасово пристосованих для цього приміщеннях (у навчальних закладах, бібліотеках, різних організаціях і ін.) й мають експонувати документи та матеріали лише у вигляді копій.

При наданні обумовленого договором авторського продукту складається Акт приймання-передачі. Він фіксує, зі сторони автора факт передачі продукту в обумовлені терміни, зі сторони організації - відсутності претензій щодо якості авторського інформаційного продукту.

Договір підписується завжди керівником організації, акт - співробітником, що безпосередньо працює з авторським продуктом. І договір, і акт складаються у двох примірниках, один з яких зберігається у автора, інший - в інформаційній організації.

Виставки також можуть бути загальнокультурними Й комерційними. Загальнокультурні виставки виконують просвітительські функції. Натомість комерційні виставки:

по-перше, є способом продажу своєї продукції;

по-друге, являють собою ефективний ресурс для організації маркетингових досліджень;

по-третє, є способом реклами власної фірми;

по-четверте, є площиною для ділових переговорів.

Можливий поділ виставок на персональні, де представлені витвори одного митця, а також тематичні, де добір експонатів орієнтується на висвітлення певної мистецької, науково-технічної, суспільно-політичної тощо теми.

2.2. Загальна організація виставок

Організація виставок у цілому, як персональних, так і тематичних, передбачає здійснення наступних етапів:

1. Вибір теми виставки.

2. Розробка плану підготовки й проведення виставки. Встановлення дати й часу проведення.

3. Створення тимчасового творчого колективу й розподіл робіт.

4. Складання тематичного плану виставки.

5. Попередня робота з обраним матеріалом.

6. Складання програми та визначення списку запрошених на відкриття виставки.

7. Підготовка інформаційних матеріалів виставки: запрошень, програм, прес-релізів. Обов'язково має бути книга відгуків для відвідувачів, бажано - анкети для їх опитування.

8. Організація виставки: визначення місця, відбір експонатів та їх перегляд, розробка макета виставки, складання бібліографічних описів документів, що експонуються; вибір заголовків стендів, цитат, уточнювальних написів; оформлення виставки; консультації з автором та фахівцями зі змісту виставлених матеріалів.

9. Створення каталогу виставки.

10. Аналіз результатів роботи виставки (анкетних опитувань, бесід із гостями, відгуків ЗМ1).

У документуванні виставкової діяльності головним документом є тематико-експозиційний план. Тематико-експозиційний план містить назву розділів (підрозділів) виставки, анотований перелік відібраних для експонування документів, ілюстративних і допоміжних матеріалів, систематизованих відповідно до розділів виставки. Документи перераховуються із вказівками їхніх розмірів і порядку розміщення на стендах або у вітринах. Назви експонатів даються повністю й точно.

З метою збереження досвіду всі основні документи з організації й проведення виставок можуть бути сформовані в спеціальну справу, що вноситься в номенклатуру справ архівної установи. До неї включають: тематичний і експозиційний плани, фотографії- загального вигляду виставки, негативи й копії документів, тексти лекцій, інформацію про відкриття виставки, рецензії й відгуки про виставку, довідку про місце експонування виставки, відомості про кількість відвідувачів та ін.

2.3. Виставкові стенди

Найпоширенішою формою сучасної виставкової діяльності є надання окремого стенда для участі в колективних виставочних заходах. Як правило, розміри місця для експозиції, виставкових стендів, порядок проведення й оформлення досить добре регламентовані.

Для попередньої підготовки до участі у виставці рекомендується здійснити наступні заходи:

1. Скласти докладний перелік речей і предметів, які мають бути взяті на виставку. Наявність даного документа впорядковує зберігання й облік речей, гарантує своєчасне поповнення "стратегічних запасів" фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їхній пошук.

2. Зробити інформаційне забезпечення стенда. Воно повинне містити в собі тексти, плакати, діаграми, фотографії. При цьому кількість візуальних експонатів, однак, неповинна бути надмірною. На виставковому стенді мають переважати діючі експонати або їх моделі.

3. Підготувати супутні інформаційні матеріали, серед них:

- рекламні буклети, проспекти й листівки;

- прайс-листи;

- технічна документація на найбільш важливі експонати;

- демо-версії експонованого продукту;

- роздаткові матеріали з логотипом фірми. ,

- анкети для обліку (опитування) відвідувачів стенда. До анкети доцільно внести такі пункти: ПІБ, ОРГАНІЗАЦІЯ - місце роботи відвідувачів або потенційних клієнтів (партнерів); АДРЕСА - юридична або домашня; ТЕЛЕФОН/ФАКС - робочий і домашній, ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ - побажання, ступінь зацікавленості, пріоритет контакту.

Як правило, не пізніше ніж за місяць до початку виставки, заповнюється й надсилається на адресу оргкомітету заявка на участь у виставці. У ній вказуються всі реквізити фірми (країна, адреса/телефон, номер банківського рахунку). Суть заявки - попередня реєстрація й бронювання виставочної площі. Заявка підтверджує згоду фірми з положеннями даної виставки й правилами її проведення. Це у своєму роді договір між сторонами. Дедалі більше організацій, які спеціалізуються на виставковій діяльності, мають готовий зразок заявки, який надають своїм клієнтам. Такий зразок, зокрема, можна скачати з їх веб-сайтів. В іншому випадку можна оформлювати заявку за зразком службового листа (ініціативного, гарантійного) за підписом першого керівника організації.

Після одержання заявки має надійти підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників і виділення необхідної кількості місця. Підтвердження гарантує одержання базового набору послуг. Для одержання додаткових послуг їх перелік має бути вказано в попередній заявці або додатково після одержання підтвердження. Оплата участі у виставці робиться за 5-10 днів після одержання підтвердження.

Після закінчення виставки складається фінальний огляд, т. зв. SUM-UP. Він містить дві основні частини:

* інформаційну, в якій докладно вказується кількість відвідувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет.

* аналітичну, в якій розглядається загальний стан ринку на момент проведення виставкового заходу, перспективні напрями його розвитку, конкурентоспроможність власних експонованих продуктів порівняно з аналогічною продукцією інших виробників.

Зазвичай, підсумковий звіт оформлюють на листі паперу у довільній формі. Лише у великих організаціях можливе подання звіту у формі доповідної записки.