Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - РОЛЬ (ФУНКЦІЇ) ГОЛОВУЮЧОГО ДІЛОВОГО ЗАСІДАННЯ ДО ЗАСІДАННЯ

Засідання можна порівняти з театральною постановкою — всі присутні мають свої ролі, порядок денний є своєрідним сценарієм, а дискусії надають можливість імпровізувати. Очевидно, що всі присутні на засіданні мають свою відповідальність: як головуючий, так і учасники. Для того, щоб засідання пройшло успішно, кожен повинен знати свою роль (свої функції) та виконувати її адекватно.

РОЛЬ (ФУНКЦІЇ) ГОЛОВУЮЧОГО ДІЛОВОГО ЗАСІДАННЯ ДО ЗАСІДАННЯ

· Визначення цілей засідання.

· Підбір учасників.

· Попередні контакти з учасниками для з'ясування можливості/ неможливості бути присутнім.

· Замовлення на конкретну дату та час приміщення і забезпечення необхідного технічного обладнання та прохолоджуючих напоїв.

· Підготовка порядку денного.

· Вироблення основних принципів поведінки учасників.

· Запрошення учасників, ознайомлення з порядком денним та розповсюдження необхідних додаткових матеріалів.

· Підтримка контактів з тими, хто не бере участі у засіданні.

· Перевірка приміщення для засідання безпосередньо перед його початком.

ПІД ЧАС ЗАСІДАННЯ

· Починати засідання вчасно.

· Визначати мету та завдання засідання.

· Дотримуватися порядку денного.

· Стежити за часом.

· Сприяти проведенню дискусії.

· Мати справу з "проблемними" учасниками.

· Надавати присутнім можливість ставити питання.

· Роз'яснювати рішення, прийняті у ході засідання.

· Підбивати підсумки.

ПІСЛЯ ЗАСІДАННЯ

· Привести приміщення у порядок та повернути технічне обладнання, що використовувалося.

· Оцінити засідання, у тому числі й ефективність головуючого.

· Розповсюдити серед учасників копію протоколу засідання.

· Виконувати поставлені завдання.

· Розпочати планування та підготовку наступного засідання.

Участь головуючого, як і кожного учасника, у роботі засідання починається з вибору відповідного місця. Якщо ви обіймаєте високу посаду або є почесним гостем на цьому засіданні і прийшли першим, почекайте, доки вам не вкажуть ваше місце, чи запитайте, куди сісти.

Головуючий, як правило, сидить на "місці влади" — найдалі від дверей. Найближче місце з правого боку від головуючого надається почесному гостю або особі, яка обіймає найвищу посаду. Для того, щоб заохотити учасників брати участь в обговоренні, головуючий може сісти у середині столу. Це стане ВИЯВОМ його впевненості у собі, продемонструє, що головуючому немає потреби підкреслювати свою роль на засіданні.

Якщо на засіданні присутні дві особи, які мають однаково високий статус, вони сідають у центрі столу один проти одного. Інші присутні розсаджуються з обох боків від них. У тому разі, коли відомо про напружені відносини між двома особами, які обіймають однаково високі посади, краще уникати подібної роз-садки, а посадити їх поруч один з одним. У такому випадку стіл не буде відігравати роль додаткового бар'єра між лідерами (достатньо їх власних протиріч).

Ці зауваження щодо розміщення стосуються і неформального засідання. Очевидно, що на неформальному заході учасники можуть вибирати місце, де сидіти, більш вільно. При цьому не треба ніколи забувати, що вибране вами місце є відображенням вашого статусу в ієрархії засідання.

Безумовно, ефективність будь-якого засідання значною мірою залежить від того, наскільки сильним е головуючий.

Розглянемо кожне з названих вище завдань головуючого на засіданні з певними коментарями.

Починати засідання вчасно

Ви повинні визначити конкретний час початку засідання та зазначити його у порядку денному. Напередодні заходу нагадайте його всім учасникам, розіславши меморандуми, зателефонувавши або скориставшись електронною поштою.

Внесіть вчасний прихід на засідання у перелік основних правил поведінки учасників. Ви можете окремо реєструвати вчасне прибуття співробітників на засідання. Можливо також підкреслювати негативні сторони запізнення на захід: зачиніть двері (І ті, хто запізнився, просто не зможуть зайти до приміщення), не повторюйте сказане раніше і пропущене тими, хто прийшов пізніше, розглядайте найцікавіші питання у першу чергу (на початку засідання).

Починайте засідання не пізніше 5 хвилин після зазначеного у порядку денному часу (це типове розходження між годинниками різних людей), незважаючи на те, чи зібралися всі, хто має бути присутнім на заході. Не затримуйте відкриття засідання через запізнення інших, це буде виявом явної неповаги до тих, хто прийшов вчасно.

Визначення конкретного часу для початку заходу, як і максимальне дотримання його, є бажаним (а краще — обов'язковим) правилом і для неформального засідання.