Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - Визначати мету та завдання засідання

Важливою функцією головуючого є визначення мети та завдань засідання, а також досягнення згоди учасників з таким рішенням. Щоб уникнути можливих непорозумінь, на початку заходу ще раз назвіть його мету та завдання. Добре вивісити їх на спеціально відведеному стенді. Поясніть важливість поставлених цілей та завдань та щоразу нагадуйте про них, коли дискусія спрямовується не в бажане русло, відходить від визначеного напрямку.

Якщо ви вивісите перелік завдань на окремому стенді або на спеціальних перекидних картах, ви у такий спосіб заощадите свій час та сили: вам не буде потрібно повторювати сказане для тих, хто запізнився (вони зможуть отримати всю необхідну інформацію, не відволікаючи присутніх і не перериваючи хід засідання). Таким чином, темп роботи учасників не буде знижуватися, а особи, які прийшли пізніше, зможуть зразу увійти у курс справи.

На неформальному засіданні у разі, коли для обговорення заплановане лише одне питання, очевидно, можна обійтися і без подібного висвітлення цілей заходу. Та коли передбачається розглянути два і більше питань, з цією інформацією мають бути ознайомлені всі учасники будь-яким прийнятним способом. Якщо у неформальному засіданні бере участь всього 2—3 особи, стенд із переліком цілей заходу можна замінити звичайним аркушем паперу з необхідною інформацією, який буде видно всім присутнім.

Дотримуватися порядку денного

Головуючий повинен мати додаткові копії регламенту. Необхідно постійно нагадувати учасникам положення, внесені до нього: це допоможе не відволікатися від запланованих тем. Якщо на початку засідання у порядок денний були внесені зміни, без затримки занотуйте їх, щоб не забути. Стежте за тим, щоб для розгляду кожного питання, занесеного у регламент, витрачалося стільки часу, скільки на це було відведено при плануванні засідання.

Окремо занотовуйте всі нові питання, які були підняті під час розгляду запланованих. Зазначте, що вони будуть обговорені пізніше.

Не повертайтеся до незакінчених питань. Якщо необхідність продовжити дискусію з певного питання очевидна, внесіть його у порядок денний наступного заходу.

На неформальних засіданнях дуже часто порядку денного у письмовому/друкованому вигляді немає. Це, як правило, і стає головною причиною безконтрольної дискусії, яка проходить без будь-яких рамок та регулювання. Найпростіше записати порядок денний неформального засідання на аркуші паперу, який має головуючий. Навіть за допомогою такого нескладного кроку ви уникнете безконтрольного протікання дискусії, що призводить до марної трати часу учасників. Точно дотримуючись визначених для обговорення питань, ви не будете відволікатися на теми, не пов'язані зі справою, і, як результат, успішно проведете засідання.

Стежити за часом/Розпоряджатися відведеним для засідання часом

Головуючий повинен максимально допомагати успішному проведенню засідання: у цьому виявиться його розуміння важливості ролі лідера. Одним із найефективніших способів сприяння вдалому проведенню засідання є вміле розпорядження часом, відведеним для заходу.

Для того, щоб не втрачати дорогоцінний час, ви можете роздати всі матеріали, необхідні учасникам, заздалегідь, до початку заходу, поклавши папери перед місцем, де будуть сидіти присутні. Якщо ви на кожному пакеті з документами вкажете ім'я конкретної особи-учасника, ви у такий спосіб вирішите і питання розміщення присутніх (що часом стає занадто складним та болючим).

Для того, щоб дискусія проходила без затримок та непотрібних перерв, бажано:

· у приміщенні, де проводиться засідання, мати настінний годинник, який би бачили всі присутні;

· визначити особу, яка б стежила за часом (за тим, щоб виступаючі не забирали додатковий час для своїх промов);

· не заохочувати переривання виступів та припиняти дискусії, не пов'язані з питаннями порядку денного;

· обмежити кількість перерв, після яких поновлювати роботу засідання без затримок, незважаючи на те, чи повернулися до залу засідань всі учасники, чи лише певна частина.

· На неформальних засіданнях також необхідно постійно нагадувати присутнім про ліміт часу та заохочувати чіткі, незатяг-нуті виступи по суті обговорюваних питань.