Бухгалтерський облік - Садовська І.Б. - 25.4. Контроль та внутрішня звітність за центрами відповідальності

Важливим завданням управлінського обліку є найбільш повне задоволення інформаційних потреб внутрішніх користувачів - менеджерів різних рівнів управління. Тому важливе значення має порядок та принципи розробки форм внутрішньої звітності як одного з основних об'єктів управлінського обліку.

Основні принципи підготовки внутрішньої (управлінської) звітності:

o цільове спрямування звіту на вирішення конкретних завдань;

o адресність звіту, призначеного для конкретної особи (групи осіб, рівнів управління);

o оптимальність (звіт не повинен містити зайву інформацію, яка заважає сприймати основну);

o зрозумілість (інформація має бути представлена в зрозумілій та простій для сприйняття формі: табличній чи графічній).

Під час складання звіту слід дотримуватись основного принципу - економічності, тобто затрати на підготовку форми внутрішньої звітності не можуть перевищувати ефекту, одержаного від її використання.

Система контролю в межах управління підприємством включає в себе адміністративний контроль за поточною діяльністю підприємства, бухгалтерський (ретроспективний) та кошторисний (перспективний).

Планування як елемент управління витратами передбачає складання кошторисів за різними напрямами діяльності і в цілому по підприємству. В результаті виробничі витрати порівнюють із витратами, передбаченими кошторисом.

Кошторис

Кошторис є головним інструментом управлінського обліку, що дає змогу контролювати діяльність центру відповідальності.

Під кошторисом у загальному плані розуміють формалізований письмовий звіт про плани управління на майбутнє, виражений у вартісних показниках. Кошторис - це фінансовий план, що містить інформацію про очікувані витрати (для центру витрат) на очікуваний прибуток (для центру прибутку).

Значного поширення отримали гнучкі кошториси, які дають змогу перерахувати очікувані плани і результати на фактичний обсяг виробництва. Суть розрахунку полягає в чіткому розподілі всіх статей витрат, що враховуються, на змінні та постійні і наступному коригуванні очікуваних змінних витрат на коефіцієнт фактичної зміни обсягів виробництва.

Звіт, що порівнює фактичні результати із запланованими величинами, називається Звітом про виконання кошторису. Такий звіт включає в себе найменування витрат, що контролюються, витрати за кошторисом, фактичні витрати та відхилення від кошторису. До звіту можуть подаватись пояснювальні записки щодо причин відхилень від кошторису. У центрі витрат складають кошторис витрат, який включає лише контрольовані види витрат, на розмір яких може впливати керівник центру. У центрі доходів складають кошторис доходів, який включає лише контрольовані доходи.

Кошториси та звіти про виконання кошторисів - це перший, найнижчий рівень внутрішньої звітності про витрати і результати, який забезпечує задоволення інформаційних потреб для оцінювання і контролю діяльності підрозділів.

Для створення на підприємстві дієвої системи внутрішньої звітності необхідним є вивчення завдань, що вирішують керівники різних підрозділів, та виявлення потреб в інформаційному забезпеченні. Для цього складають інформаційні карти, які містять інформацію про діяльність структурних підрозділів.

При здійсненні обліку за центрами відповідальності збирають інформацію про витрати і доходи за кожним окремим центром відповідальності з метою виявлення відхилень, встановлюють причини відхилень відповідальних осіб.

Важливою передумовою обліку за центрами відповідальності вважають встановлення цільових фінансових показників, їх систематичне вимірювання, порівняння фактичних даних із цільовими показниками, аналіз відхилень та розробка й реалізація відповідних заходів, якщо відхилення виявляється суттєвими.

Цільовими фінансовими показниками, як правило для центрів прибутку є величина прибутку, для центрів інвестицій - прибуток на інвестиції, для центрів затрат - величина затрат.

Облік відповідальності здійснюється на основі форм звітності, що складається в чітко визначені терміни. Ця звітність містить інформацію про відхилення фактичних показників від кошторисних, за які відповідає керівник конкретного центру.

У центрі прибутку складають Звіт про прибутки і збитки, який містить інформацію про дохід від реалізації продукції, собівартість, валовий прибуток.

Звітністю центру інвестицій, як правило, виступають фінансові звіти.

Важливим завданням виробничого підрозділу є скорочення затрат у процесі виробництва, тому складовою частиною загальної звітності центру затрат є звіт про виконання планової собівартості конкретного виду продукції.

Така форма звіту забезпечує ефективний контроль за:

- дотриманням норм та нормативів витрачання різноманітних видів ресурсів;

- якістю прийнятих рішень.

Важливе значення має форма звітності, що базується на показнику маржинального доходу і характеризує внесок від реалізації різних видів продукції в загальний прибуток підприємства та використовується не лише для контролю, а й для прийняття управлінських рішень: Звіт про внесок окремих видів продукції. Така форма звітності необхідна для прийняття рішення щодо формування найбільш вигідного асортименту продукції (робіт, послуг).

Складовою системи звітності є Звіт про внесок сегментів діяльності, який характеризує внесок сегментів діяльності в загальний прибуток підприємства. Такий звіт відображає внесок зовнішніх сегментів (географічних районів: різних країн та континентів) у результати діяльності підприємства.

Аналіз на основі показників наведеного звіту допоможе оцінити рівень внеску в прибуток кожного сегмента діяльності. Ця інформація використовується для оцінки результатів діяльності та прийняття управлінських рішень з урахуванням прибутковості продукції на ринку товарів. Форма цього звіту може бути деталізована й додатково включати дані про конкретні види продукції (виготовлені в конкретних центрах відповідальності).

До складу внутрішньої фінансової звітності включають також форми, що містять основні показники діяльності конкретного центру відповідальності і належать до складу підконтрольних з боку керівника цього центру. Так, виробничий цех складає форму, в якій містяться результати діяльності, тобто обсяги виробництва продукції: Звіт щодо виконання планового обсягу виробництва продукції. Звітність центру прибутку може бути деталізована до операційного прибутку: Звіт виконання плану операційного прибутку. Важливим принципом складання форм звітності під час здійснення обліку за центрами відповідальності є принцип звітності за рівнями управління: Звіт виконання норм затрат (кошторису).

У звітах за центрами відповідальності та рівнями управління керівники структурних підрозділів, функціональних відділів та підприємства в цілому звітують про відхилення від планових показників структурних підрозділів, за які вони несуть відповідальність. Наведена форма звітності є багатостадійною формою чотирирівневого управління: дільниця, цех, основне виробництво та підприємство в цілому. Характерно, що чим вищий рівень управління, тим менш детальна інформація включається до форми звітності.