Економічний аналіз - Мних Є.В. - 3.2. Організаційні системи економічного аналізу

Як забезпечувальну підсистему управління та менеджменту економічний аналіз розглядають у двох аспектах: методологічному і організаційному. У методологічному аспекті він пов'язаний зі створенням найраціональнішого інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень, що передбачає системи спеціальних досліджень за цілями, вимогами та принципами системного аналізу. Визнана за цими критеріями методика аналізу повинна бути реалізована в адекватній організаційній системі, яка створює можливості повноцінних системних досліджень. Якщо організаційна система є обмеженою у технічних, технологічних, трудових та інформаційних ресурсах, то вона, відповідно, обмежує й можливості методики.

Виокремлюють два види організаційних систем економічного аналізу: централізовану і децентралізовану. Кожна з них функціонує з використанням чи без використання ЕОМ. За умов централізованої системи у діючій організаційній структурі управління об'єктом створюється спеціальний підрозділ (відділ, бюро чи група) економічного аналізу, на який покладено всі функції щодо комплексного економічного аналізу з відповідною регламентацією його функцій. Цей підрозділ є обслуговуючим у створенні аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень за всією інфраструктурою внутрішнього та зовнішнього виробничо-фінансового управління чи менеджменту та за визначеними стандартами чи на запит користувачів. Діяльність підрозділу підпорядкована єдиному управлінню економічним департаментом і регламентується спеціальним положенням. За наявності централізованої системи автоматизованого опрацювання інформації (АСОІ) створюється спеціальна функціональна підсистема "економічний аналіз", поряд з іншими функціональними підсистемами: "планування", "бухгалтерський облік", "нормування" тощо. За такої організаційної системи досягаються єдність методологічного забезпечення аналізу, чіткий поділ праці аналітиків, можливість застосування потужної обчислювальної техніки тощо. Проте ця система має багато таких суттєвих недоліків, як відірваність аналітичного процесу від процесів управління і менеджменту, низька економічність технології аналітичного процесу та ін.

У децентралізованій системі спеціалізований підрозділ не виокремлюється, а весь комплекс аналітичних робіт розподіляється у діючій організаційній системі управління. За такої організації аналітичний процес максимально наближений до управлінського і є його окремим етапом. Децентралізація економічного аналізу досягається шляхом функціонального закріплення блоків чи комплексів аналітичних задач за діючими підрозділами організаційної структури управління підприємством. Положенням про відповідні підрозділи передбачаються їхні функції, враховуючи й аналітичні, з виділенням окремих посадових осіб чи через функціональні обов'язки працівників. За умов використання комп'ютерної техніки у цих підрозділах створюються інформаційні аналітичні системи, які поєднані комунікативним зв'язком і утворюють мережу автоматизованої системи комплексного економічного аналізу. Використання децентралізованої системи значно підвищує оперативність виконання аналітичних робіт, економічність аналізу, практичну реалізацію висновків і пропозицій. Недолік такої системи — складність забезпечення єдиного методологічного управління аналітичним процесом.

Головним в організації економічного аналізу діяльності підприємств є його проектування. Процес проектування полягає у послідовній регламентації:

• цілей і підцілей аналізу, функцій і завдань;

• процесу аналізу (процедурно-організаційної побудови);

• результатів процесу аналізу, виду і форми вихідних аналітичних документів — періодичності та строків їх подання;

• засобів розв'язання задач і виконання процедур, враховуючи склад і джерела отримання вхідної інформації, а також обчислювальну та організаційну техніку;

• методик розв'язання задач і виконання процедур, способів виконання процедур (автоматизованого та неавтоматизованого);

• відповідальності за безперервність процесу аналізу (у ланках, службах і персонально);

• взаємодії у процесі аналізу керівників різних рангів. Виокремлюють такі послідовні етапи проектування:

• функціональна будова;

• модельна будова;

• процесуальна будова;

• організаційно-структурна будова.

Функціональна будова передбачає виділення структури цілей, підцілей, функцій і задач аналізу необхідних для створення аналітичного забезпечення реалізації окремих функцій управління (складання цільових програм, індикативних планів, бізнес-планів оперативного регулювання, нормування тощо). Залежно від цілей управління визначаються сутність аналітичних досліджень, їх системність та комплексність, оперативність та інформаційна забезпеченість.

Після визначення функціональної будови аналізу одним із найвідповідальніших і найскладніших етапів проектування організації економічного аналізу є побудова моделі аналізу {модельна будова) у вигляді максимально повного переліку його задач, систематизованих за певними критеріями з урахуванням об'єкта управління чи менеджменту.

Для цього насамперед необхідно визначити систему задач управління, враховуючи принцип об'єктивно необхідних і достатніх задач на кожному рівні ієрархії управління.

На підставі цільового підходу, для кожного конкретного рівня управління визначають загальну мету, а потім — локальні цілі (за принципом дерева цілей). Абсолютно точного і повного переліку задач для виконання функцій економічного аналізу визначити практично неможливо через невизначеність поведінки суб'єктів чи зміну середовища об'єкта дослідження. Тому модель аналізу не є сталою, а виражається за змінами стандартів управління чи на запит користувачів. Для побудови працездатної моделі аналітичних задач треба врахувати структуру децентралізованої чи централізованої систем аналізу. У такий спосіб формуються дві системи задач аналізу: стандартизована (нормативна) і максимально можлива за методикою аналізу. При розробленні системи аналітичних задач переваги має програмно-цільова структура управління.

За умов модельної побудови економічного аналізу необхідно визначити логіко-інформаційну взаємодію аналітичних задач, враховуючи розподіл відповідальності за загальними функціями управління між різними ланками, а також причинно-наслідкові зв'язки між показниками. На підставі принципів структурної типізації аналітичний процес доцільно розглядати як систему функціональних комплексів, блоків і окремих задач, які підлягають розв'язанню з використанням ЕОМ. Розміщення їх у вигляді структурно-функціональної матриці дає змогу виділити склад інформаційних блоків, які передбачають розроблення спеціальних баз даних для реалізації функцій управління підприємством (табл. 3.1).

Таблиця 3.1. Структурно-функціональна матриця аналітичних задач

Склад блоків аналітичних задач у стовпцях матриці формує управлінський комплекс задач.

Після цього треба провести актуалізацію задач, розв'язання яких може бути забезпечене в деякий момент, враховуючи наявні трудові ресурси, у найближчій і віддаленіший перспективах з урахуванням передбачуваного збільшення і кращого використання ресурсів.

Потреби керівників в аналітичній інформації можуть бути кількох видів: суб'єктивні, об'єктивні, фактично задоволені та нормативні.

Провівши актуалізацію, визначають черговість розв'язання задач. Для визначення черговості необхідно застосувати вартісну оцінку цінності інформації, яка визначається за умов багатокритеріальної оптимізації якості аналітичних даних. Системний підхід до аналізу господарської діяльності підприємства передбачає і відповідну технологію аналізу, яку треба розглядати у загальному ланцюзі технології управління.

По-перше, це сприятиме чіткій цільовій спрямованості аналізу, яка оцінюється за ступенем досягнення мети управління і пошуку резервів підвищення ефективності виробництва. По-друге, дасть змогу забезпечити добір ефективних засобів реалізації технології розв'язання аналітичних задач залежно від рівня управління функціонуючих систем автоматизації аналітичного забезпечення, рівнів складності методів аналізу та управлінських рішень.

Будь-який аналітичний процес може бути виражений окремими елементами трьох рівнів складності: етапами, процедурами й операціями. Певне поєднання визначених елементів утворює процесуальну будову, або технологію аналізу (рис. 3.5).

Зміст етапу полягає у логіко-математичному перетворенні аналізованого показника, а також у кількісній і якісній його оцінці стосовно обраної бази чи кількох баз порівняння.

Процедура є частиною етапу, який полягає у підготовці, обчисленні та інтерпретації аналітичних величин, які характеризують зміну показника, що вивчається. Процедура складається з послідовно повторюваних операцій. Зміна виду повторюваних операцій зумовлює перехід до іншої процедури. Програмна процедура полягає в організаційно-методичному забезпеченні, виконанні етапів аналізу. Інформаційна процедура виконується відповідно до програми на будь-якому етапі і передбачає виконання логічних та розрахункових операцій з підготовки вхідної інформації. Обчислювальна процедура складається з розрахункових операцій, які полягають у визначенні аналізованих показників за встановленим алгоритмом. Узагальнююча процедура, яка виконується на кожному етапі, спрямована на логічне порівняння аналітичних показників і їх якісну оцінку.

Аналітична операція — це дія або низка інтелектуальних і механічних дій, спрямованих на передання, осмислення та пе-

ретворення інформації. її виконують на одному робочому місці людина або машина. Залежно від кваліфікації аналітика і можливостей автоматизації, операції поділяють на технічні, логічні і творчі.

Розв'язуючи будь-яку задачу, можна виокремити її елементи, реалізація яких передбачає певну сукупність показників, методів аналізу і чіткий алгоритм їх застосування. Ці елементи також називають модулями аналітичної задачі, або під процесами технології аналітичного процесу.

На основі поелементної побудови розв'язання аналітичних задач можна досягти найбільшої оптимізації технології аналізу на різних рівнях управління, максимально уніфікувати аналітичний процес, забезпечити його глибоку стандартизацію, гранично автоматизувати всі етапи його технології.

Організаційно-структурна будова аналізу полягає у визначенні сукупності відділів і служб управління суб'єктом господарювання та його підрозділами, посадових осіб і спеціалістів, які беруть участь в аналітичній роботі. Управління цією діяльністю має на меті:

• визначення відповідальних за розв'язання конкретних задач аналізу та їх повноважень;

• визначення обов'язкового переліку робіт і вихідної аналітичної інформації;

• координацію, облік і контроль виконання аналітичної роботи;

• трансформацію організаційної системи аналізу при зміні умов та ресурсної бази аналітичних досліджень.

При організації аналітичної роботи обумовлюють вимоги до спеціалістів, які проводять аналіз. Насамперед особа, яка виконує аналітичні дослідження, незалежно від того, юридична чи фізична, повинна мати відповідні знання та досвід, що підтверджені дипломами чи сертифікатами, практичні навички економічної роботи.

Для досягнення чіткої, узгодженої праці аналітиків здійснюють планування економічного аналізу. Загалом аналітичні роботи передбачають терміни проведення, тому складають графік виконання робіт. У процесі планування затрат часу на проведення аналізу треба врахувати реальні (нормативні) затрати часу, рівень суттєвості досліджень, ризик аналізу. До загального плану належать:

• формування аналітичної групи, її складу та кваліфікації;

• розподіл робіт відповідно до професійних характеристик аналітиків і посадових компетенцій на кожному рівні аналітичної роботи;

• інструктаж всіх членів аналітичної групи про їх обов'язки, знайомство з фінансово-господарською діяльністю суб'єкта господарювання, а також станом аналітичної проблеми.

Плануючи аналітичну роботу, доцільно максимально використовувати стандарти аналітичного процесу, особливо при проведенні регламентних аналітичних робіт.