Економічний аналіз діяльності суб'єктів господарювання - Попович П.Я. - 1.10. Інформаційна база аналізу. Вимоги до інформації

При визначенні поняття "інформаційне забезпечення економічного аналізу" необхідно враховувати основні етапи процесу управління діяльністю об'єднань (підприємств) і місце економічного аналізу в ньому. Вирізняють три основні етапи процесу управління: збирання та обробка інформації, аналіз, прийняття управлінських рішень. Серед них аналіз займає проміжне місце. Звідси випливає, що інформаційне забезпечення аналізу є складовою системи інформаційного забезпечення управління, оскільки аналіз – елемент, етап процесу управління. Беручи до уваги вищесказане, можна дати визначення поняття інформаційного забезпечення аналізу.

Рис. 1.8. Схема процедури попереднього оцінювання за окремим показником

Інформаційне забезпечення економічного аналізу господарської діяльності – це система даних і способи їх обробки, що дають змогу виявити реальну діяльність об'єкта, який вивчається, дію чинників, що її визначають, а також можливості реалізації необхідних управлінських дій. Його відмінність від інформаційного забезпечення управління полягає у тому, що останнє отримує не лише дані на основі збирання й обробки інформації, а й результати аналізу. Таким чином, інформаційне забезпечення управління є значно ширшим.

Інформаційне забезпечення економічного аналізу разом із кадровим, матеріально-технічним та ін. створює необхідні умови для його проведення. Змістовність аналізу, його глибина і повнота врахування всіх чинників, що впливають на об'єкт, який вивчають, певною мірою визначає стан інформаційного забезпечення.

У структурі інформаційного забезпечення економічного аналізу розглядають два елементи: інформаційний фонд (базу) і процеси перетворення даних у ньому.

Формування інформаційного фонду має підпорядковуватись певним вимогам. До загальних вимог належать: достовірність інформації, необхідність і достатність її обсягу, своєчасність передачі та подання. Порядок переліку названих вимог не залежить від їх значення, вони рівнозначні, і невиконання будь-якої з них призводить до негативних наслідків.

Об'єктивність економічної інформації, її адекватність господарським явищам визначають достовірність результатів аналізу, правильність, обґрунтованість висновків і пропозицій, що з них випливають. Використання в аналізі недостовірних даних повторює наше уявлення про реальну економічну діяльність і призводить до помилкових висновків. Тому вся інформація, необхідна для аналізу, має ретельно перевірятися.

Дотримання умов необхідності і достатності має подвійне значення. Так, для високоякісного проведення аналізу потрібно мати всю необхідну для цього інформацію, а за недостатності даних стан об'єкта управління буде вивчений неповністю, що може призвести до прийняття помилкових рішень.

Небажаним також є надлишок інформації, оскільки, по- перше, при витратах на збирання та обробку зайвих даних зростають загальні витрати на управління, а по-друге – збільшується час використання інформаційної бази і проведення аналізу, що також спричинює несвоєчасність управлінських дій.

Обсяг інформації визначають залежно від завдання і виду економічного аналізу. Так, для здійснення аналізу з метою виявлення запасів підвищення ефективності діяльності об'єднання чи його підрозділів потрібно більше вихідної інформації, ніж при оцінюванні стану цього самого об'єкта чи виконання плану за будь-якими іншими показниками. Як правило, для проведення оперативного аналізу використовують менші обсяги інформації, ніж здійснення періодичного кінцевого аналізу.

У теорії інформації для вимірювання її кількості як специфічної одиниці прийнято біт, але на практиці такий спосіб вимірювань використовувати складно. Тому для кількісних характеристик обсягів даних використовують такі одиниці вимірювання, як кількість алфавітно-цифрових знаків, слів, показників, документів.

Найбільшого поширення при вимірюванні обсягів даних набули техніко-економічні характеристики стану об'єкта – показники і параметри. їх зручно використовувати тому, що на відміну від документів, вони всі однакові за обсягом (це дуже важливо для одиниць вимірювання). На відміну від алфавітно-цифрових знаків показники і параметри є одиницями, які мають вичерпний економічний зміст і можуть бути незалежними носіями інформації; їх порівняно легко підрахувати.

Точних способів визначення необхідного обсягу інформації наявні методики економічного аналізу діяльності галузей, об'єднань і підприємств не передбачають. Тому на практиці їх підбирають емпірично, тобто враховуючи попередній досвід виконання робіт подібного типу. Вимірюють інформацію у таких випадках за допомогою показників – економічних, технічних та ін. Точна кількість показників, їх склад і період, за який їх розраховують, закладені в програмі аналізу. При складанні стандартних програм економічного аналізу, що діють у межах галузі чи промислового об'єднання, можна по-іншому вирішити питання про встановлення оптимальних меж інформаційної бази для кожного з основних видів періодично повторюваного аналізу.

Вимоги щодо своєчасності реєстрації та передачі економічної інформації пов'язані з необхідністю скорочення розриву в часі між виникненням відхилень від передбаченого у плані виконання виробничих процесів, спричинених різними факторами внутрішнього та зовнішнього середовищах, управлінськими діями, спрямованими на відновлення планомірності. Несвоєчасність надання інформації знижує або зводить нанівець їх ефективність. У подібних випадках витрати на збирання й обробку даних, на проведення аналізу і підготовку рішень не дають належної віддачі.

Конкретні терміни збирання інформації визначають, найімовірніше, за темпами зміни реальних процесів виробництва. Вони залежать також від способів реєстрації та передачі даних. Найчастіше застосовують такі відрізки часу щодо фіксації економічних показників: день, тиждень, декада, місяць, квартал, рік.