Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Інформаційні системи і технології

Одне зі значень терміну система — це сукупність елементів, які працюють разом під час виконання завдання1. її різновидом є інформаційна система, тобто організований набір елементів, що збирає, обробляє, передає, зберігає та надає дані.

До інформаційної системи входять люди, обладнання, процеси, процедури, дані та операції. Наприклад, у США під інформаційними системами розуміють усі письмові й електронні форми поширення інформації, обробки даних та обміну ідеями [29, с. 238]. Отже, до них можна віднести всі форми письмового спілкування всередині підприємства (доповіді, звіти, бюлетені та службові записки), а також всі електронні інформаційні засоби (електронну пошту та селекторні і телевізійні наради).

Цікаво, що в більшості джерел інформаційну систему розуміють досить вузько — як сукупність технічних засобів, які служать для накопичення, зберігання, обробки і передачі інформації [7; 14; 36; 39; 45]. До визначення інформаційної системи іноді включають компоненти системи, а також сфери діяльності, в яких ця система використовується. Хоча, по суті, у цьому визначенні увага зосереджується лише на технічних засобах.

Наголошуємо, що використанням засобів обчислювальної техніки поняття інформаційна система не вичерпується. Інформаційну систему слід розуміти значно глибше. Термін система в даному разі треба вживати у двох розуміннях:

а) як певний метод, суть якого — у раціональному поєднанні і впорядкованості всіх елементів у часі і просторі в такий спосіб, щоб кожний з них сприяв успіху діяльності всього об'єкта. З цим трактуванням пов'язано розуміння координації і синхронізації дій персоналу управління, поєднаних з метою досягнення поставлених завдань;

б) як об'єкт, який має достатньо складну, певним чином упорядковану внутрішню структуру (наприклад, виробничий процес).

Кожна інформаційна система має такі компоненти:

• структура системи — множина елементів системи і взаємозв'язків між ними. Приклад: організаційна і виробнича структура підприємства;

• функції кожного елемента системи. Приклад: управлінські функції — прийняття рішень у певних структурних підрозділах підприємства;

• вхід і вихід кожного елемента і системи в цілому. Приклад: матеріальні або інформаційні потоки, які надходять у систему або вводяться нею;

• мета й обмеження системи та її окремих елементів. Приклад: досягнення максимального прибутку; фінансові обмеження.

Отже, праві ті, хто, визначаючи інформаційну систему, до її складу включають не лише апаратну і програмну частини, а й не забувають про інформацію, яка міститься в системі, про специфічні алгоритми її обробки, а також про спеціалістів, котрі взаємодіють із системою [1; 3; 4; 10; 19].

При застосуванні комп'ютерів обробку економічної інформації здійснює КІСП — комп'ютерна інформаційна система підприємства. Вона є сукупністю інформації, методів, моделей; технічних, програмних, технологічних засобів та рішень, а також спеціалістів, які виконують обробку інформації і приймають управлінські рішення в межах підприємства. КІСП така сама частина (абсолютно рівноправна і необхідна) виробничої інфраструктури, як технологічне обладнання, ресурси і персонал.

Інформаційні системи характеризуються наявністю функціональної і забезпечуючої частин, відповідно до декомпозиції системи на складові частини — підсистеми, що перебувають у певних відносинах одна з одною [25, с. 27]. Множина таких відносин разом з елементами утворюють структуру інформаційної системи.

Функціональна частина КІСП фактично є моделлю системи управління об'єктом. Оскільки складна система завжди багатофункціональна, інформаційну систему може бути класифіковано за різними ознаками: за рівнем управління (вищий, середній, оперативний); видом керованого ресурсу (основні засоби, матеріальні, трудові, фінансові й інформаційні ресурси); за сферою застосування (банківські інформаційні системи, статистичні, податкові, бухгалтерські, фондового ринку, страхові тощо); за функціями і стадіями управління.

До забезпечуючої частини КІСП входять технічний, інформаційний, технологічний, математичний, організаційний, правовий, ергономічний та інші види забезпечення.

Комп'ютерні інформаційні системи відіграють значну роль на сучасних підприємствах. Сучасні інформаційні системи безпосередньо впливають на планування і прийняття управлінських рішень, на номенклатуру і технологію виготовлення та реалізації товарів і послуг.

Дослідження комп'ютерних інформаційних систем пов'язане з колом питань технічних, соціологічних та економічних дисциплін (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Наукові дисципліни, на яких ґрунтується побудова комп'ютерних інформаційних систем підприємства

Інформаційні системи передбачають використання інформаційних технологій. Під технологією в широкому смислі розуміють науку про виробництво матеріальних благ, яка має три аспекти: інформаційний, інструментальний і соціальний [28, с. 6]. Інформаційний аспект охоплює опис принципів і методів виробництва, інструментальний — знаряддя праці, за допомогою яких реалізується виробництво, соціальний — кадри та їх організацію. У вужчому промисловому розумінні технологія розглядається як послідовність дій над предметом праці з метою одержання кінцевого продукту.

Будь-яка інформаційна система характеризується наявністю технології перетворення вихідних даних у результатну інформацію. Такі технології прийнято називати інформаційними. Інформаційна технологія не може існувати окремо від технічного і програмного середовища. Термін інформаційні технології відображає величезну кількість різноманітних технологій у різних комп'ютерних середовищах і предметних галузях.

Поняття інформаційної технології виникло в останнє десятиліття XX ст. в процесі становлення науки інформатики. Інформатика як наука про виробництво інформації виникла саме тому, що інформація стала розглядатися як реальний виробничий ресурс поряд з іншими матеріальними ресурсами. Причому виробництво інформації та її верхнього рівня — знань — сьогодні має вирішальний вплив на модифікацію і створення нових промислових технологій.

В інформаційній технології можна виділити дві складові:

а) здатність генерувати за запитом інформаційний продукт;

б) засоби доставки цього інформаційного продукту в зручний час і в зручній для користувача формі.

Кожна інформаційна технологія орієнтована на обробку інформації певних видів: даних (системи програмування й алгоритмічні мови, системи управління базами даних — СУБД, електронні таблиці); текстової інформації (текстові процесори і гіпертекстові системи); статичної графіки (графічні редактори); знань (експертні системи); динамічної графіки, анімації, відеозображення, звуку (інструментарій створення мультимедійних додатків, що охоплює засоби анімації й управління відеозображенням та звуком). Інформаційні технології відрізняються за типом інформації, яка обробляється, але можуть і об'єднуватися, утворювати інтегровані системи, що мають різні технології.

Як зазначає проф. В.І. Подольський, щоб термінологічно виділити традиційну технологію вирішення економічних та управлінських завдань, було введено термін предметна технологія [25, с. 25]. Предметна технологія являє собою послідовність технологічних етапів з модифікації первинної інформації в результатну в будь-якій предметній галузі і за змістом не залежить від використання засобів обчислювальної техніки й інформаційних технологій (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Формування предметної технології на прикладі бухгалтерського обліку

Предметна галузь й інформаційна технологія впливають одна на одну. Використання комп'ютера для ведення бухгалтерського обліку внесло зміни в предметну технологію, виключивши з обробки значну кількість журналів і відомостей (регістрів), які використовують за традиційної системи обліку, а також надавши принципово нові оперативні можливості. З іншого боку, предметні технології, наповнюючи специфічним змістом інформаційні технології, скеровують їх на цілком визначені функції. Такі технології можуть мати типовий чи унікальний характер залежно від ступеня уніфікації під час виконання цих функцій.