Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Способи впровадження КСБО

Є різні підходи до створення КСБО на підприємствах. Вони різняться ступенем впливу на організаційну структуру та комплексністю вирішення облікових завдань (рис. 4.2).

За ступенем впливу на організаційну структуру виділяють два підходи до впровадження КСБО. Перший ґрунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. За такого підходу КСБО пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається лише локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками (операторами) і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об'єднання функцій збору й обробки інформації (фізичний обіг документів) із функцією прийняття рішень (інформаційний обіг). Отже, перший спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на існуючу організаційну

Рис. 4.2. Характеристика підходів до створення КСБО

структуру управління. Ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки відповідні витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.

Другий, значно ефективніший, підхід до впровадження КСБО передбачає раціоналізацію організаційної структури. Організаційну структуру оптимізують таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Основою такого підходу є максимальний розвиток технічних комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв'язків, які раніше були економічно недоцільні. Продуктивність організаційної структури зростає, оскільки дані розподіляються більш раціонально і зменшується обсяг інформації, яка циркулює системними каналами.

Переваги та недоліки двох підходів до створення КСБО, що відрізняються впливом на організаційну структуру підприємства і бухгалтерії, наведено на рис. 4.3.

За комплексністю вирішення облікових завдань розрізняють два підходи: підхід, який характеризується виділенням найбільш трудомістких завдань та їх комп'ютеризацією, і підхід, який передбачає комплексне вирішення облікових завдань. Перший підхід може прискорити ведення обліку на найбільш трудомістких ділянках, але, оскільки послідовність обробки даних не змінюється, суттєвого підвищення ефективності не відбувається.

Рис. 4.3. Переваги та недоліки різних варіантів побудови КСБО підприємства

При комп'ютеризації окремих ділянок підприємство обладнують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного набору облікових завдань. Кожне АРМ здійснює автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ розірвані, що дає можливість для навмисних викривлень, зловживань; отже, необхідний додатковий контроль та дублювання інформації. Реалізація цього підходу характеризується локальними змінами методології обліку. Система обліку вдосконалюється шляхом задоволення окремих вимог комп'ютеризації, наприклад, складання і використання кодів, упорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий підхід спостерігається на підприємствах, де немає плану комплексної комп'ютеризації обліку.

Бухгалтерський облік є системним обліком. Його завдання можуть вирішуватися окремо, але вони пов'язані інформаційними каналами, що забезпечують повноту результатної інформації.

Ігнорування цього факту призводить до негативних наслідків. Комп'ютеризація окремих, розрізнених ділянок бухгалтерського обліку є суттєвим недоліком у комп'ютеризації обліку. За такого підходу для кожного із завдань пишеться окрема програма. І хоча в цьому разі можливе використання певних спільних частин в усіх цих завданнях, наприклад, процедур введення-виведення даних, зберігається індивідуальність підходу до їх вирішення. V підсумку це призводить до різкого збільшення кількості варіантів реалізації облікових задач (#), що може бути виражено такою формулою:

де m, n, r — відповідно кількість галузей, різних ділянок обліку та варіантів їхньої комп'ютерної реалізації.

Крім того, окремі задачі, підзадачі та функціональні модулі мають складну ієрархічну структуру, свої вхідні та вихідні інформаційні канали й алгоритми розв'язання. У результаті цього комплекси задач та підсистеми в межах окремого підприємства погано взаємодіють між собою, внаслідок чого різко знижується ефективність впровадженої системи.

Другий підхід передбачає зміни в методології бухгалтерського обліку, зокрема використання комп'ютерно-комунікаційної форми обліку, а через неї — реалізацію можливостей комплексної комп'ютеризації облікових функцій, результатом чого є досягнення найбільшої ефективності, однак для цього необхідна розробка системного, комплексного плану комп'ютеризації. Не виключається і можливість поетапного переходу до системної комп'ютеризації обліку, але складання проекту є обов'язковою умовою. Виконання інформаційних проектів та надання послуг з обслуговування програмно-апаратних засобів можуть здійснювати у комплексі спеціалізовані незалежні організації або особи, які найбільш ефективно вирішують загальні й окремі інформаційні проблеми. Такий підхід дістав спеціальну назву аут-сорсинг (від англ. outsourcing) [19, с. 84]. За змістом термін аут-сорсинг визначає таку методологію роботи, коли підприємець усі турботи зі створення й обслуговування апаратно-програмного комплексу покладає на зовнішню організацію, а сам лише використовує інформацію цього комплексу.

Взагалі, з погляду виконання робіт, до створення КСБО є такі підходи.

1. Програму буде створювати штатний програміст або спеціалізований підрозділ підприємства. За правильної постановки бухгалтерського завдання програмісти підприємства можуть створити цілком прийнятний програмний продукт, що буде враховувати специфіку обліку конкретного підприємства і в разі необхідності може бути легко вдосконалений. Але такі програми починають працювати лише через п'ять-шість місяців після їх впровадження. Крім того, при їх складанні програмісти не завжди дотримуються стандартів створення баз даних, а тому часто такі програми не дають змоги переносити інформацію в інші програми. Отже, створення КСБО програмістами підприємства через недостатнє вивчення напрацьованого в цій галузі досвіду часто призводить до великих труднощів у впровадженні.

2. Другий варіант передбачає створення програми на замовлення в спеціалізованій фірмі. Цей варіант найдорожчий з усіх можливих. При цьому успіх впровадження програмної системи залежить від фірми-розробника, її компетентності, порядності та надійності.

3. Третій варіант передбачає придбання універсальної бухгалтерської програми, розробленої для масового продажу, що потребує лише незначної модифікації відповідно до потреб конкретного підприємства. Така програмна система менше пристосована до специфіки підприємства, але коштує дешевше, ніж написана на замовлення. Найкорисніше в ній те, що вона вже пройшла випробування практикою. Такі продукти звичайно супроводжуються й удосконалюються, доки існує фірма-розробник. Яскравим прикладом цього класу програм є "1С: Бухгалтерия".

Цікавий підхід пропонує компанія "R-Style Trust" [20]. її програмний продукт "RS-Balance" адаптується й настроюється "під замовника" в офісі фірми-розробника. Спеціалісти фірми-розробника фактично моделюють обліковий процес підприємства шляхом розробки і тестування контрольних прикладів. Таким чином, на підприємство поставляється не стандартна система, а програма з налагодженим планом рахунків підприємства та довідниками аналітичних об'єктів, з описаними типовими бухгалтерськими проводками, які використовує підприємство, із частково сформованою і заповненою довідковою базою даних тощо.