Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - 4.2. ПОСЛІДОВНІСТЬ СТВОРЕННЯ КСБО НА ПІДПРИЄМСТВАХ

Етапи створення КСБО

Стадії й етапи розробки інформаційних систем визначені відповідним державним стандартом (ГОСТ 34.601—90). У цьому

стандарті наводиться повний перелік стадій і етапів створення інформаційних систем. У конкретних умовах ці стадії й етапи можна об'єднувати або взагалі не виконувати, залежно від особливостей інформаційних систем, які створюються, а також від угоди, укладеної між розробником системи та її замовником.

Наведені в державних стандартах етапи можна об'єднати в три основних:

• вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;

• проектування системи й узгодження проекту;

• впровадження й удосконалення системи.

На етапі вивчення особливостей господарської діяльності силами самого підприємства проводиться експрес-обстеження стану підприємства і визначення попереднього бюджету створення комп'ютерної інформаційної системи, а також укладається договір з генеральним підрядником.

Мета цього етапу створення КСБО — отримати об'єктивну інформацію про діяльність підприємства й обґрунтувати необхідність створення КСБО. При цьому формулюють вимоги користувача до майбутньої системи. Під час обстеження з'ясовується документообіг (у тому числі кількість документів та до-кументорядків для кожного документа за певний період часу), форми первинних та звітних документів, методики розрахунку окремих показників. Обстеження має виявити проблеми, розв'язання яких можливе за допомогою засобів комп'ютерної техніки, дати оцінку доцільності створення КСБО. Його проводять шляхом співпраці з працівниками підприємства, для якого буде розроблятися система. На першому етапі із замовником узгоджують вимоги до КСБО, серед яких можуть бути сума максимальних витрат на розробку, термін виконання, умови функціонування системи, перелік функцій, які система має забезпечити тощо. На цьому етапі необхідно визначити, що саме мають отримати від системи споживачі (як внутрішні — керівництво підприємства і підрозділи, так і зовнішні — акціонери, страхові компанії, банки, податкові й статистичні органи тощо); з яких джерел інформації; якою є послідовність перетворення інформації для надання її в зручній, зрозумілій і придатній формі з метою подальшого використання й аналізу.

На етапі вивчення наявної організації бухгалтерського обліку на підприємстві відбувається визначення: реквізитів первинних документів, за якими проводиться обробка інформації; обсягу звітної інформації, шляхів та видів руху реквізитів-ознак, на підставі яких формуються вихідні дані в електронному обліковому регістрі і взаємозв'язки показників цих регістрів між собою; наявної форми бухгалтерського обліку; наявних засобів контролю; системи кодування, що використовується; наявної обчислювальної техніки. Послідовність робіт першого етапу створення КСБО наведено па рис. 4.8.

На етапі проектування системи й узгодження проекту консалтингова фірма — системний інтегратор па основі матеріалів системного проекту спільно із спеціалізованим підрозділом

підприємства виконує роботи з реорганізації діяльності підприємства, а також розробляє системний проект КСБО. У системному проекті, як правило, представляють:

• функціонально-інформаційні моделі раціональних бізнес-процесів;

• схеми внутрішнього та зовнішнього документообігів;

• альбом форм вхідних та вихідних документів;

• логічну структуру інтегрованої бази даних; структуру бази документів;

• функціональні й інформаційні специфікації типових автоматизованих робочих місць;

• функціонально-інформаційні моделі процедур документообігу тощо.

Підготовка підприємства до комп'ютеризації починається з видання наказу про зміни в його структурі, документообігу, у розподілі обов'язків між працівниками, про перехід на нову технологію обробки облікової інформації. Такий наказ видають у довільній формі, але в ньому обов'язково має бути зазначено строки переходу до нової технології та осіб, котрі відповідають за впровадження й експлуатацію інформаційної системи. Цей наказ також може бути включено до наказу або положення про організацію облікової роботи підприємства. Базові принципи, вироблені на цьому етапі, на яких ґрунтується створення й використання КСБО на підприємствах, є настільки важливими, що деякі вчені, наприклад, проф. Д.В. Чистов [45], пропонують видавати окремий наказ про технічну політику. Такий наказ, можливо, і варто видавати, але про комплексну комп'ютеризацію виробничо-господарської діяльності підприємства. При комп'ютеризації бухгалтерського обліку "технічну політику" можна вважати продовженням організації облікової роботи, оскільки мова йде про вибір одного з можливих варіантів комп'ютерної форми ведення бухгалтерського обліку.

На стадії проектування формулюють вимоги до створюваної КСБО. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців — юристів, програмістів, інженерів, керівників підрозділів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати з КСБО. Під час проектування уточнюють процедури взаємодії облікового персоналу і напрями руху документів у системі, узгоджують і затверджують форми необхідних звітів, складають проектну документацію (як документацію користувача, так і технічну). При цьому фірма-розробник програмного забезпечення, аналізуючи технологію роботи бухгалтерії замовника та структуру системи бухгалтерського обліку, пропонує заходи з перерозподілу виконавців між ділянками роботи й організації їхньої взаємодії. На етапі проектування системи слід мати на увазі, що комп'ютеризація — це безперервний процес. Тому слід погодитися з пропозицією А. Шарової [46] щодо складання коректного технічного завдання, яке в майбутньому не доведеться модифікувати, однак замовникові, про всяк випадок, слід зафіксувати в договорі право на певні зміни технічного завдання в процесі проектування.

Проектуючи КСБО, фірмі-розробнику доцільно використовувати накопичений власний досвід із створення КСБО на аналогічних підприємствах разом з досвідом економічних служб підприємства-клієнта. У зв'язку з цим обов'язково треба передбачати різні схеми бізнес-моделювання, які згодом зможе використати керівництво підприємства, господарська діяльність і бухгалтерський облік якого автоматизуються (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Побудова КСБО відповідно до принципу моделювання (див. табл. 4.1)

Іншою важливою проблемою, на яку слід звернути увагу при проектуванні КСБО, є можливість пристосування програм до змін у законодавстві. Незважаючи на те, що бухгалтерський облік — найбільш регламентована управлінська підфункція, його не можна розглядати як раз і назавжди побудований жорсткий механізм, суть котрого зводиться до незмінних алгоритмів і програм. Натомість, він є динамічною системою, що постійно удосконалюється і змінюється. Усе це потребує передбачення можливості для постійної адаптації програмно-апаратної системи до змін, які виникають у зв'язку з вимогами удосконалення управління та змінами в законодавстві. Якщо під час проектування системи не врахувати цього аспекту обліку, то експлуатація КСБО може значно ускладнитись, а іноді й стати зовсім неможливою.

На етапі впровадження й удосконалення системи відбуваються укладання угод та поставка технічних інструментальних програмних засобів для служби підтримки нової системи, а також організація навчання спеціалістів. У межах цього етапу відбуваються:

• укладання угоди та розробка прикладного програмного забезпечення;

• організація робіт із створення телекомунікаційної системи підприємства;

• проведення навчання та семінарів спеціалістів, керівників середньої ланки, а також вищого керівництва;

• укладання угод і придбання устаткування інформаційної системи підприємства, встановлення та монтаж, пусконалагоджувальні роботи;

• пробно-промислова експлуатація додаткового програмного забезпечення, що реалізує функції підсистем.

Після того як проект КСБО створено, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи з інформаційною системою. Підготовку персоналу можна проводити силами розробників системи (лекції, семінари, практичні заняття) або за допомогою спеціальних курсів підвищення кваліфікації. Під час такого навчання кожен працівник має не лише зрозуміти зміни у своїх посадових обов'язках, а й навчитися працювати з обчислювальною технікою. Таке навчання може передбачати також опанування типових, найпоширеніших пакетів прикладних програм (наприклад, Microsoft Office).

Паралельно з підготовкою персоналу проводять роботи зі встановлення та налагодження апаратних і програмних засобів; визначають місця встановлення комп'ютерів, засоби їхньої охорони, осіб, відповідальних за збереження та супровід програмного забезпечення; встановлюють необхідні пакети програм. У разі необхідності виконують будівельно-монтажні роботи, пов'язані з прокладанням кабелів, встановленням обладнання, зміною освітлення місць, у яких встановлюються комп'ютери. Перед впровадженням системи важливо, щоб для перевірки коректності роботи технічних та програмних засобів, можливості використання прикладного програмного забезпечення розробник провів попередні випробування системи.

Основні відмінності між пакетами бухгалтерських програм полягають у ступені їхньої гнучкості, наявності тих чи інших засобів адаптації: можливостей зміни плану рахунків і системи їхнього кодування, визначення переліку функцій програми та структури друкованих форм документів, розподілу ведення бухгалтерського обліку в кількох підрозділах чи філіях, можливо, розміщених у різних країнах, що ведуть облік на власній мові, у власній валюті і з індивідуальним планом рахунків, з подальшою інтеграцією облікової інформації в штаб-квартирі корпорації. Усе це впливає на вартість бухгалтерської програми, яка може коливатися в межах від п'ятдесяти до кількох десятків тисяч доларів.

Послідовність робіт із впровадження та вдосконалення КСБО наведено на рис. 4.10.

Отже, при створенні КСБО як окремої системи і, особливо, як складової КІСП необхідно провести такі дії:

а) реорганізацію або організацію бізнес-процесів підприємства (організаційно-штатної структури, технологій праці, системи управління). Для цього доцільно запросити зовнішню незалежну консультаційну фірму і провести бізнес-консалтинг;

б) автоматизацію діяльності підприємства (розробку та впровадження комп'ютерної інформаційної системи). Цей етап доцільно проводити спільними зусиллями зовнішньої консалтингової компанії, компанії — системного інтегратора та власного підрозділу автоматизації. На цьому етапі здійснюється консалтинг у галузі інформаційних технологій (ІТ-консалтинг).

Існуючі варіанти життєвого циклу визначають порядок виконання етапів під час розробки КСБО, а також критерії переходу від етапу до етапу. Найпоширеніші такі три моделі життєвого циклу (рис. 4.11).

Каскадна модель передбачає перехід на наступний етап після повного завершення робіт з попереднього етапу. Поетапна модель з проміжним контролем — це ітераційна модель розробки КСБО із циклами зворотного зв'язку між етапами. Перевага такої моделі полягає в тому, що міжетапні коригування забезпечують меншу трудомісткість розробки порівняно з каскадною моделлю, однак тривалість кожного з етапів розтягується на весь період розробки. Спіральна модель базується на початкових етапах

Рис. 4.10. Послідовність робіт третього етапу створення КСБО

Рис. 4.11. Моделі життєвого циклу КСБО

життєвого циклу: на аналізі вимог, проектуванні специфікацій, на попередньому та детальному проектуванні. На цих етапах перевіряється й обґрунтовується реалізованість технічних рішень шляхом створення прототипів. Кожний виток спіралі відповідає поетапній моделі створення фрагмента або версії КСБО. На ньому уточнюються завдання та характеристики проекту, визначається його якість, плануються роботи наступного витка спіралі. Таким чином поглиблюються і послідовно конкретизуються деталі проекту, а внаслідок цього обирається обґрунтований варіант, який доводиться до реалізації. Ця модель є найбільш перспективною для створення КСБО.

Спеціалісти фірм, які проектують і створюють програмні продукти, відзначають такі переваги спіральної моделі [1, с. 59]: накопичення і повторне використання проектних рішень, засобів проектування, моделей; орієнтація на розвиток та модифікацію систем і технологій у процесі їх проектування; аналіз ризику та витрат у процесі проектування систем і технологій.