Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - 4.3. ПОБУДОВА СТРУКТУРИ ОБЛІКОВОГО АПАРАТУ

Основні принципи побудови облікового апарату

Бухгалтерія — такий самий підрозділ підприємства, як і всі інші адміністративні служби. Тому є дві основні форми побудови облікового апарату — централізація і децентралізація.

Під централізацією обліку здебільшого

розуміють таку побудову облікового апарату, за якої всі облікові роботи (обробка документів, аналітичний і синтетичний облік, складання зведеного балансу і звітності) зосереджені в єдиному обліковому підрозділі — у бухгалтерії підприємства. При централізованому обліку в окремих підрозділах підприємства складають лише первинні документи (виписують прибуткові і видаткові накладні, прибуткові і видаткові касові ордери, інші документи). Документацію разом зі звітами матеріально-відповідальних осіб та касовими звітами передають до головної (центральної) бухгалтерії підприємства, в якій складають зведений бухгалтерський баланс та іншу звітність.

Під децентралізацією обліку розуміють таку організацію облікового апарату, за якої у підрозділах підприємств (цехах, коморах тощо) є власні бухгалтерії або облікові працівники, які ведуть синтетичний і аналітичний облік, складають звітність. У центральній бухгалтерії на підставі звітів підрозділів складають зведений баланс і звітність.

На співвідношення централізації і децентралізації в управлінні підприємством у цілому безпосередньо впливають такі фактори, як розміри організації, технологія виробництва і послуг, навколишнє ділове середовище. Це справедливо і для бухгалтерії.

Найповніше класифікацію форм побудови облікового апарату дослідив проф. П.П. Німчинов [ЗО], який виділив чотири організаційні форми побудови облікового апарату:

а) централізовану, за якої на підприємстві створюють єдиний обліковий центр — центральну бухгалтерію або відділ обліку та звітності, до нього передають для обробки матеріально відповідальні особи або інші оперативні працівники оформлені первинні документи. Обліковий центр здійснює їх перевірку та обробку аж до одержання зведених показників;

б) децентралізовану, за якої, крім центральної бухгалтерії, у кожному підрозділі (в цеху, бригаді) створюють облікові відділи, куди здають документи матеріально відповідальні особи. У цих відділах документи перевіряють, реєструють, а в кінці звітного періоду за цими даними складають баланси та іншу підсумкову звітність, яку передають до центральної бухгалтерії для узагальнення;

в) неповну централізацію, за якої створюють і центральну бухгалтерію, і облікові осередки в підрозділах, що не ведуть регістрів аналітичного і синтетичного обліку, а лише приймають, перевіряють і групують документи для передачі їх до центральної бухгалтерії;

г) форму централізованих бухгалтерій, яку використовують у групах економічно однорідних підприємств, підпорядкованих, як правило, одному вищому органу. На цих підприємствах створюють обліково-контрольні групи, підпорядковані централізованій бухгалтерії, котрі під її керівництвом здійснюють первинну обробку та класифікацію документів.

Окрім названих форм побудови облікового апарату, доц. Н.М. Грабова [12] виділяє також форму неповної децентралізації обліку. При її застосуванні в окремих підрозділах підприємства (в цехах, коморах, бригадах, фермах тощо), крім складання документів, ведуть аналітичний облік, підсумкові дані якого періодично порівнюють з даними синтетичного обліку головної бухгалтерії.

Окрім форм побудови облікового апарату, розрізняють також принципи розподілу праці облікових працівників. Основними принципами розподілу праці облікових працівників є функціональний, оперативно-виробничий та комбінований. Стосовно функціонального принципу розподілу праці проф. Ю.Я. Литвин та доц. В.А. Полторадня зазначають, що "він оснований на технічних елементах облікової роботи, тобто на видовому поділі праці, коли кожному працівникові доручають виконання однорідних операцій (приймання документів, їх обробка, записи в регістри обліку)" [26, с. 41].

При функціональному розподілі праці подрібнюється обліковий процес, унаслідок чого звужується сфера діяльності окремих виконавців і розподіляється відповідальність за достовірність даних з облікового комплексу між багатьма виконавцями. При оперативному — необхідна висока кваліфікація бухгалтерів. Тому побудова бухгалтерії за однією ознакою в чистому вигляді майже не трапляється.

Стосовно оперативно-виробничого принципу розподілу праці серед авторів єдності немає. Одні автори (доц. Н.М. Грабова [12], проф. А.М. Кузьминський, проф. В.В. Сопко [24], проф. B.C. Спі-рін [41]) вважають, що такий принцип передбачає виконання окремим працівником комплексу облікових робіт, які належать до конкретного облікового завдання (наприклад, облік оплати праці, облік витрат виробництва, облік готової продукції та її реалізації тощо) (рис. 4.15).

Рис. 4.15. Структура облікового апарату, побудована відповідно до оперативно-виробничого принципу (за складом облікових завдань)

Проф. Ю.Я. Литвин, доц. В.А. Полторадня [26], проф. Є.Т. Ас-ташкевічер, В.І. Петрова [2] під оперативно-виробничим принципом організації облікового апарату розуміють поділ праці, оснований на закінчених циклах, на комплексах робіт, що належать до одного об'єкта або до групи економічно однорідних об'єктів обліку, тобто на структурному розподілі праці (рис. 4.16).

На практиці найчастіше застосовують комбінований оперативно-виробничий принцип, виконуючи частину робіт за об'єктами обліку, а частину — за обліковими завданнями.

Рис. 4.16. Структура облікового апарату, побудована відповідно до оперативно-виробничого принципу (за об'єктами обліку)

Традиційно в основі розподілу праці бухгалтерів лежав принцип організації обліку на локальних ділянках: облік матеріалів, основних засобів, розрахунків з робітниками і службовцями; облік виробництва тощо, коли здійснювався повний технологічний цикл обробки відповідної інформації. Облік, як правило, централізований у масштабах підприємства (об'єднання), був децентралізований всередині бухгалтерії, її працівники спеціалізувалися на обробці інформації за видами засобів і за підрозділами підприємства.

Функціональна побудова облікового апарату трапляється не часто. На переважній частині підприємств вдаються до розподілу праці за оперативно-виробничим принципом або змішаним.

Основні принципи розподілу праці облікових працівників і форми побудови апарату бухгалтерії співвідносяться таким чином (табл. 4.8).

Таблиця 4.8. Співвідношення принципів розподілу праці облікових працівників і форм побудови облікового апарату

Таким чином, суперечності у визначенні різних варіантів організації апарату за оперативно-виробничою ознакою можна розв'язати, якщо звернути увагу на форми організації облікового апарату. Розподіл за ділянками облікових робіт використовують при централізації обліку, а за об'єктами обліку — при його децентралізації.

На малих підприємствах застосовують переважно оперативно-виробничий принцип побудови облікового апарату. Чим більше підприємство, тим частіше перевагу надають функціональному розподілу праці облікових працівників.

Порівнювати структуру бухгалтерських відділів різних підприємств важко через різноманіття факторів, що впливають на її побудову. Наприклад, бухгалтерія підприємства з великим роздрібним оборотом суттєво відрізняється від бухгалтерії підприємства, яка має таку саму виручку, але лише з кількома покупцями. У цьому разі слід погодитися з американським автором Д. Поттером, що визначальними факторами для вибору структури облікового апарату є такі [50, с. 459]:

• ступінь централізації функцій бухгалтерського обліку;

• ступінь однорідності діяльності серед різних суб'єктів господарювання; складність плану рахунків;

• правильність використання системи автоматизації бухгалтерського обліку;

• кількість спеціальних вимог та спеціальних послуг" якими бухгалтерська служба забезпечує управлінців;

• професійний рівень працівників; темпи зростання підприємства