Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Класифікація та вибір бухгалтерських програмних продуктів

Як ми з'ясували в третьому розділі, організація бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації залежить у першу чергу від реалізованого на відповідних технічних засобах програмного забезпечення. Отже, вибір програмного забезпечення є

найважливішим моментом у створенні КСБО, оскільки відповідає вибору форми обліку на підприємстві.

Для того, щоб не помилитись у виборі програми, необхідно зробити порівняльний аналіз програм, які є на ринку. Першим кроком для порівняння можливостей наявних програмних продуктів є проведення їхньої класифікації. Це дуже важливий етап в організації комп'ютеризованого обліку: тільки після поділу програмного забезпечення на групи за певними критеріями можна формулювати вимоги до програм і порівнювати їхні функціональні можливості.

З погляду розробників програмного забезпечення найбільш повною є класифікація програм бухгалтерського обліку, яка склалася при проведенні конкурсів програмного забезпечення. Ця класифікація поєднує в собі критерії для групування як за призначенням, так і за способом реалізації бухгалтерських функцій і розміром підприємств. Доповнений і уточнений перелік основних класів програмного забезпечення, що звичайно пропонується на конкурсах і виставках, та їхню характеристику наведено нижче, а також у додатку Б.

Програми для ведення домашньої бухгалтерій За допомогою цих програм персональний комп'ютер можна використовувати для обліку особистих доходів і витрат, планування сімейного бюджету (включно з довгостроковими вкладеннями), для складання особистих податкових декларацій.

Міні-бухгалтерія. До цього класу належать програми, призначені для використання одним чи декількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми не мають чіткої спеціалізації за ділянками обліку. Вони реалізують функції ведення синтетичного і підсумкового аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції й обробляти їх (сортувати, здійснювати пошук необхідної інформації тощо), формувати невеликий набір первинних документів та звітних форм.

Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерія). До цього класу належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх за розмірами підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують усі облікові функції, у тому числі функції кількісного обліку, у межах однієї програми і, як правило, розраховані для роботи на одному комп'ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконують окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп'ютерах у локальній мережі.

Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі програми призначені для виконання окремих облікових завдань — обліку праці та заробітної плати, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо й охоплюють окремі ділянки бухгалтерії і, як правило, не пов'язані між собою. АРМ мають високий рівень спеціалізації і тому можуть ефективно комп'ютеризувати окремі частини бухгалтерії без формування зведеної звітності.

Комплекси пов'язаних АРМ. Ці програмні системи орієнтовані на використання в бухгалтеріях із чисельністю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними. Комплекс складається із набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисокою бухгалтерською і комп'ютерною кваліфікацією. Як правило, АРМ комплексу підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп'ютерах. Комплекс має засоби об'єднання даних з різних АРМ, які необхідні для отримання зведених звітних форм. Звичайно поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля — Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і в локальній мережі.

Управлінські системи. До цього класу входять функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також з модулями прийняття рішень і деякими іншими. Бухгалтерська складова програми в даному разі не є головною. Більш важливим є взаємозв'язок усіх складових системи, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішенні головного завдання бізнесу — в отриманні прибутку.

Фінансово-аналітичні системи. Це різноманітні програми фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних, за допомогою яких автоматизуються завдання зовнішнього і внутрішнього аудиту.

Правові бази даних. До них належать упорядковані довідкові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до нормативних документів. Вони мають опосередковане відношення до бухгалтерських програм. Хоча цю категорію програмного забезпечення було створено, перш за все, на допомогу юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів, як бухгалтери, фінансисти, економісти.

Треба мати на увазі, що більшість виробників програмного забезпечення, намагаючись зайняти весь ринок, пропонують програмні продукти різних класів та/або стверджують, що їхнє програмне забезпечення може бути успішно впроваджено на всіх без винятку підприємствах (останнє не може відповідати дійсності). Так, виробник потужного програмного забезпечення класу управлінських систем "Галактика" пропонує скорочену версію програми під назвою "Галактика-Старт". "Інтелект-сервіс" разом із комплексом АРМ "БСТ" пропонує програму для автоматизації обліку малих підприємств "БЭМВИ". Корпорація "Парус" також пропонує два основних програмних продукти з різними функціональними можливостями — "Парус 4.x" і "Парус-Предприятие". З іншого боку, якщо програмний продукт "1С: Бухгалтерия 7.7" може бути класифікований як універсальний програмний продукт класу "міді-бухгалтерія", то комплекс програм "1С: Предприятие 7.7", до якого входить й "1С: Бухгалтерия 7.7" разом із компонентами "Расчет" (зарплата) та "Оперативный учет" (торгівля) вже може бути класифікований як комплекс пов'язаних АРМ.

Слід зазначити, що, хоча наведений перелік категорій програм і корисний для уявлення про основні класи бухгалтерського програмного забезпечення, що пропонуються на конкурсах бухгалтерських програм, він склався стихійно і тому непридатний для класифікації програмного забезпечення за певними ознаками та вибору оптимальних програм. Наступна класифікаційна система передбачає чітке групування програмного забезпечення за певними ознаками (рис. 4.12).

Наведений перелік класів бухгалтерських програм допомагає порівняти їхні можливості і вибрати оптимальну програмну систему для бухгалтерії. Слід також чітко розуміти, що програми різних класів призначені для підприємств різних розмірів (рис. 4.13).

Рис. 4.12. Класифікація бухгалтерських програмних продуктів

Розмір підприємства для вибору програми є ключовим чинником. Вибір програмного забезпечення бухгалтерського обліку, яке не відповідає розмірам підприємства, призведе до фінансових втрат і, можливо, буде мати важкі організаційні наслідки. Це пояснюється тим, що програмне забезпечення бухгалтерського обліку чітко поділяється за категоріями користувачів (розмірами підприємств) і, відповідно, за ціною (вартість програмного

Рис. 4.13. Класифікація функціональних пакетів бухгалтерського обліку

забезпечення бухгалтерського обліку для середніх за розміром підприємств на один-два порядки вища від вартості програмного забезпечення бухгалтерського обліку для малих і, у свою чергу, на один-два порядки нижча, ніж програмного забезпечення для великих підприємств). Якщо мале підприємство придбає програму для середніх (великих) підприємств, воно, хоча й матиме невиправдані фінансові витрати, все-таки зможе організувати комп'ютеризований бухгалтерський облік. Однак середнє за розміром або велике підприємство не зможе комп'ютеризувати свій бухгалтерський облік за допомогою програмного забезпечення, призначеного для малих підприємств.

У наведених класифікаціях ми не розглядаємо галузеву спрямованість різних програмних продуктів. Практика доводить, що стандартні бухгалтерські програмні продукти, як правило, можуть бути успішно адаптовані для будь-якої галузі, на відміну від програмних продуктів, які забезпечують технологічні процеси або оперативний облік. Наприклад, відомою проблемою під час використання стандартних конфігурацій програми "1С: Бухгалтерия 7.7" та комплексу програм М1С: Предприятие 7.7" була потреба значним чином їх модифікувати для обліку процесу виробництва (розробник стверджує, що програма "1С: Предприятие 8.0" вже краще пристосована до специфіки виробничих підприємств). Винятком може бути ситуація, коли виробник програмного забезпечення разом із ефективними модулями автоматизації специфічних господарських процесів пропонує модулі для бухгалтерії та звітування, тісно з ними інтегровані. Наприклад, київська компанія "Памак" разом із модулями обробки перевізних документів підприємств Укрзалізниці, обліку доходних надходжень залізниць, розрахунку маршрутів провідників та локомотивних бригад пропонує модулі "Памак: Бухгалтерія" та "Памак: Фінансовий звіт".

Вибираючи програмне забезпечення для бухгалтерії, важливо дотримуватися таких рекомендацій. Якщо бухгалтерію підприємства ведуть 1—2 бухгалтери і немає аналітичного обліку за більшістю синтетичних рахунків, то, скоріше за все, для створення КСБО потрібна мала бухгалтерська програма. Якщо в бухгалтерії працюють 3—9 обліковців, ведеться розвинутий аналітичний облік за різними групами рахунків, необхідні оперативні дані, наприклад, про витрати і залишки матеріалів у підрозділах, резервування товарів, взаєморозрахунки з контрагентами, — для комп'ютеризації бухгалтерського обліку потрібна універсальна бухгалтерська програма. Якщо ж об'єкт комп'ютеризації — велике промислове підприємство із чисельністю бухгалтерії 10— 30 чоловік і більше, з яскраво вираженою спеціалізацією діяльності, яка відображається у специфіці бухгалтерського обліку, то можна із впевненістю стверджувати, що будь-яка готова універсальна програма ведення бухгалтерського обліку задовольнить потреби підприємства не більше ніж на 10—30 %. У такому разі потрібна управлінська програмна система.

Такі програми відзначаються великою складністю і високою ціною. При впровадженні вони потребують індивідуального налагодження і супроводу для кожного клієнта, а також наявності кваліфікованого системного адміністратора. Система має забезпечувати безперервну роботу на 50—60 АРМ і підтримувати потужну базу даних, організовану за допомогою сучасного програмного забезпечення. Вимоги до комп'ютерів на окремих АРМ мають бути мінімальними, а програмна система має бути здатна до розширення функціональних можливостей і переліку облікових даних, що обробляються.

Склад і структура вимог до програмного забезпечення (див. табл. 4.2, с. 245) мають тісний зв'язок із схемою та методикою порівняння бухгалтерських програмних продуктів. Іншими словами, якщо, складаючи перелік вимог до бухгалтерських програмних продуктів, ми визначаємо, яким має бути ідеальний бухгал-

терський продукт, то, порівнюючи різні бухгалтерські програми, встановлюємо, наскільки вони відповідають цим критеріям.

Рекомендуємо таку чотирибальну шкалу оцінок для порівняння програмних продуктів з комп'ютеризації бухгалтерського обліку (табл. 4.6).

Таблиця 4.6. Шкала для порівняння програм бухгалтерського обліку

Для того, щоб порівняти різні програми, треба обрати параметри, найбільш суттєві в конкретному випадку, а потім оцінити їх у балах для кожної програми. Необхідно наголосити, що механічне використання наведеної схеми тестування програм недопустиме. Порівнюючи програми бухгалтерського обліку, слід мати на увазі, що не можна порівнювати програми, які належать до різних класів; перелік вимог до програм потрібно змінювати (доповнювати або скорочувати) залежно від того, які параметри є найважливішими для потреб бухгалтерії підприємства; технічні параметри програм можна порівнювати тільки за умови використання однакових програмних та апаратних платформ.