Однією з перших систем документації, що виокремились із загального документного масиву ще в Давньому Єгипті, стала документація офіційного походження, яка вже тоді, через інститут писарів, певним чином намагалась регулювати сімейні, господарські та суспільні відносини в державі.
Документація офіційного походження - це сукупність Документів, що застосовуються у певній сфері функціонування, галузі, напрямі діяльності установи чи її підрозділу.
Документи особового походження - документи, що створені фізичними особами поза службовою діяльністю, або які містяться у її приватних зібраннях. Вони виступають в якості матеріалізованого продукту їх особистого інтелекту.
14. Системи документації офіційного походження
Загальні поняття
Система документації офіційного походження - це сукупність службових документів, що необхідні для вирішення управлінських та інших питань функціонування установи.
Вони містять як первинні вихідні фактичні відомості та показники так і вторинну інформацію, яка надходить за рахунок аналітико-синтетичної переробки первинної.
Первинні документи мають переважно нові технічні відомості, які є результатом практичної, науково-дослідної, та проектно-конструкторської діяльності, які дають нове розуміння відомих ідей і фактів. До цієї групи відносяться первинно-облікові та звітно-статистичні документи.
Вторинні документи - це в більшості оглядові, аналітичні, реферативні та бібліографічні документи.
До систем документації офіційного походження відносимо, перш за все, економічну (господарську), наукову, навчальну, законодавчу, судову, нотаріальну, військово-оборонну, громадсько-політичну, цивільно-реєстраційну документацію, а також документацію систем охорони здоров'я, культури, туризму та іншу базову документацію.
Також до системи документації офіційного походження належить великий блок інфраструктурних (функціональних) систем документації: управлінської, нормативної, інформаційної, які, як правило, протягом багатьох років, залишаючись незмінними, виконують відповідні функції. За оцінкою експертів, в управлінській сфері нині існує більше сорока функціональних систем документації.
Кожна установа, підприємство, корпорація, окреме господарство має свій певний набір функціональних підсистем документації й видів документів, сукупність яких складає її документаційний фонд. У корпоративній системі документації може бути об'єднано ряд функціональних систем, які, в цьому випадку, стають її підсистемами.
У кінцевому рахунку вся наявна сукупність систем документації офіційного походження, як спеціальної так і масової, являє собою величезну загальнодержавну систему документації.
Розвиток загальнодержавної системи документації сьогодні відбувається в двох напрямах:
- за рахунок подальшої диференціації системи, виділення й розвитку нових самостійних систем документації (підприємницької, податкової тощо);
- за рахунок інтеграції різних видів документації, що відносяться до окремих систем, та їх пристосування до комплексної обробки за умов активного впровадження нових інформаційних технологій. Чим довше розвивається суспільство, тим більше стає різновидів документації за функціональною ознакою.
Класифікації систем документації офіційного походження
Усі знання щодо документації офіційного походження існують у вигляді різнорідних моделей, найпростішою з яких є класифікація. На її основі будуються всі інші моделі - розділення документів на класи за їх найбільш істотними ознаками схожості та відмінності.
Проблеми класифікації документів уперше були висвітлені проф. К.Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації була розглянута ним у тісному зв'язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів [20]. Питаннями класифікації управлінських документів також займалися В.Д. Банасюкевич, О.М. Баркалова, М.М. Костомаров, Т.В.Кузнецова, Н.М.Кушнаренко, Ю.М.Столяров, Л.Є.Шепелев та інші дослідники [15].
Упровадження на початку 80-х років у діловодство комп'ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили формування напряму, що отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були сформульовані російським ученим А.М.Соковою [23]. Для побудови систем документації дослідниця обирає вид документа як об'єктивно існуючу групу, що характеризується єдністю функцій у соціальному середовищі, єдністю номіналу та часу, у якому він існує [24]. Ця система реалізована, певною мірою, в Державному класифікаторі управлінської документації (ДКУД).
Незважаючи на досить значну кількість праць із класифікації документів, як зазначає проф. С.Г. Кулешов, лише незначна їх частина присвячена обгрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації [16].
Досить ґрунтовною стала запропонована з цього питання проф. А.М.Соковою приблизна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів. Автором запропоновано поділ систем документації на функціональні і міжфункціональні, а також проаналізовано особливості їх існування в галузевих документальних системах.
Класифікуючи управлінські документи можна побудувати дворівневі класифікації, де є групи (класи документів), які поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, протокол, наказ) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії, наказ про заохочення тощо). Так, існує простий поділ управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу). Вхідні документи в свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації.
Дворівневу структуру, в основі якої знаходяться види номіналів управлінських документів, мають також свої класифікації: ті, що підлягають і не підлягають затвердженню; на які ставиться і не ставиться відбиток гербової печатки; а також за строками виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові), що обумовлені нормативними актами тощо.
Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.
Саме тематика документів є однією з первинних засад для групування документів під час формування їх у справи в діловодстві.
Усі системи документації офіційного походження, як уважає проф. С.Г.Кулешов, можна поділяти на базові, інфраструктура та дисциплінарні [17].
Базові системи - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (науки, економіки, освіти, виробництва тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування. Складові системи базової документації офіційного походження подані на схемі 4.1.
Безперечно, склад наведених систем документації не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльності, однак тут розглянуто сукупності документації з найбільш усталеними формами документів. Кожна з них має певні сукупності видів документів, а деякі містять ряд своїх систем документації. Такими є, зокрема, перші три групи, що вказані на схемах 4.2 - 4.4.
Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально-організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності в певній сфері. Відрізняються вони, в свою чергу, від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, план науково-дослідної роботи наукової установи - це плановий управлінський документ, а тематична карта чи робочий план з теми - науково-організаційні документи.
Схема 4.1 Складові системи базової документації офіційного походження
Схема 4.2 Складові економічної системи документації
Схема 4.3 Складові наукової системи документації
Схема 4.4 Складові навчальної системи документації
План роботи ВНЗ (факультету, кафедри) - це управлінський документ, а навчальний план з певної спеціальності (кваліфікації) чи навчальна програма з курсу, програма практики - навчально-організаційні.
Навчально-контрольні документи - це списки питань до заліку чи іспиту, екзаменаційні білети, контрольні ректорські програми перевірки знань, тестові завдання модульного контролю тощо.
Безперечно, ряди кожної із зазначених підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна було б додати ліцензійну, інвестиційну тощо.
Інфраструктури системи документації названі так через те, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо.
Цей блок уключає управлінські, нормативні та інформаційні системи документів, представлені на схемах 4.5- 4.8.
Схема 4.5 Складові управлінської системи документації
Схема 4.6 Складові нормативної системи документації
Схема 4.7 Складові інформаційної системи документації.
Дисциплінарні (галузеві) системи - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності й відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань.
Групування документів у межах блоку проф. С.Г.Кулешов пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні, природничі [17]. їхня диференціація за більш-менш сталими видами документації може мати такий вигляд (схеми 4.8- 4.10):
Схема 4.8 Складові технічної системи документації
Схема 4.9 Складові гуманітарної системи документації
Схема 4.10 Складові природничої системи документації
Наведені приклади характеризують найбільш розвинені комплекси документації, що утворюють специфічні системи. Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, у яких відображається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, у космічній чи екологічній документації можуть функціонувати документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.
Як зауважує проф. С.Г.Кулешов, проблеми розробки класифікації систем документації до кінця не вирішені [16]. Для систем документації характерні не тільки взаємозв'язок, але й взаємопроникнення. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем.
Прикладом урахування потреб практичної діяльності тієї чи іншої установи чи усталеності вже існуючих класифікаційних схем являються нормативні документи, у яких пропонується:
- поділ документів за сферами діяльності та їх окремими напрямами (згідно відповідного переліку);
- поділ управлінської документації за класами (згідно відповідного класифікатора ДКУД);
- поділ документів за рівнями важливості при розробці системи управління якістю (згідно вимог міжнародних стандартів серії І8О-9000).
Розглянемо ці нормативні документи більш детально.
А. Нормативно-методичний посібник "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів".
Зазначений нормативно-методичний посібник розроблений Державним комітетом архівів України й затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98 р., зареєстрований у Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р. й має цілий ряд доповнень.
У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, з умовним поділом їх на:
- документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина 1);
- документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).
Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.
Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще в поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, і знайти потрібний документ буде зовсім не складно.
Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів.
Б. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 010-98.
Даний нормативний документ офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів.
Системи документації, що викладені в ньому, згруповані під назвами організаційно-розпорядча, первинно-облікова, планова, цінова, звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна, бухгалтерсько-облікова, з праці, соціальних питань та соціального захисту, інформаційно-довідкова, пенсійних питань тощо - й віднесені відповідно до управлінської документації.
В. Міжнародний стандарт ІSО-9001.
Зазначений нормативний документ за рівнем важливості виділяє чотири ієрархічні рівні документації, що можуть функціонувати в організаціях: основоположні, управлінські, робочі документи та документовані записи. Загальна характеристика перелічених рівнів наведена в таблиці 4.1.
Таблиця 4.1. Ієрархічні рівні службової документації
Ієрархічний рівень | Загальна характеристика | |
1. | Рівень А | Основоположні документи: - положення щодо мети існування, політика та місія організації; - показники розвитку основних фондів, стратегічні розробки; - документи, які встановлюють загальні вимоги до випуску продукції та наданню послуг |
2. | Рівень В | Управлінські документи: організаційно-розпорядча документація: документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, річні та квартальні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов'язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів тощо |
3. | Рівень С | Робочі документи: інструкції з ведення діловодства, правила внутрішнього розпорядку, експлуатації механізмів та обладнання, інструкції з техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо |
4. | Рівень D | Документовані записи: звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів |
Може функціонувати також й інша документація: робочі інструкції, графіки, плани заходів щодо забезпечення якості тощо, що не є обов'язковою для розробки системи менеджменту якості, згідно чинних вимог Європейської федерації управління якістю (ЕFQM) та Української Асоціації якості (УАЯ).
Загальні поняття
Класифікації систем документації офіційного походження
15. Види документації установи
Поділ видів документації установи
Управлінська документація
Нормативно-правова документація
Інформаційна документація
Основна (галузева) документація
Виробничо-прикладна документація