До інформаційних документів належать службові листи та їх різновиди, звіти, службові записки, оголошення, довідки, анотації, рецензії, телеграми, телефонограми і радіограми.
1. Службові листи
Лист - це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують її. До перших належать листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не потребують відповіді, - листи-попередження, лиЪти-нагадувалня5 листи-підтвердження, листи-відмови, листи-повідомлення, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилається до однієї інстанції, циркулярний - цілій низці установ. Колективний лист надсилається на одну адресу, але пишеться від імені керівників кількох установ або колективу установи.
Найчастіше листи друкують на бланках або на чистих аркушах паперу.
Лист має такі реквізити:
1) назву й адресу організації-відправника; 2) номер і дату; 3) назву й адресу одержувача; 4) заголовок; 5) текст; 6) перелік додатків (якщо вони є) із зазначенням кількості аркушів; 7) підпис керівника організації (установи); 8) відбиток печатки.
Якщо лист друкується на бланку, то він містить: емблему організації, установи чи підприємства, зображення державних нагород, код організації, установи чи підприємства, повну назву установи, організації - автора листа, назву структурного підрозділу, індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адреси, номери телефону, факсу, номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машині через півтора-два інтервали або пишуть на чистому аркуші паперу з одного боку. На бланку друкують лише першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах.
Не слід відсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата. .
Супровідний лист - це службовий лист, що додається до основного документа (каталогу, прейскуранта, рукопису, буклетів, накладної, рахунка-фактури) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай він невеликий за обсягом і містить назви та перелік надісланих документів.
Зразок:
Шановні панове! Надсилаємо на конкурс "Знавці української мови" наукову роботу студентки III курсу факультету української філології (прізвище) "Двомовність і культура мовлення"
Додаток: на 25 арк. в 1 пр.
Просимо підтвердити Ті отримання. З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Під час написання супровідного листа можна скористатися такими мовними зворотами:
o На Ваше прохання надсилаємо ...
o Надсилаємо Вам ...
o Для того, щоб Ви мали повне уявлення про можливості нашої установи, надсилаємо докладний перелік ...
o Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам такі документи: ...
o У відповідь на Ваше прохання від ... (дата) надсилаємо Вам ...
o Дозвольте запропонувати Вам переглянути каталог книг, які щойно вийшли друком.
o Сподіваємося, що Ви зацікавитеся...
o Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво.
Гарантійний лист - це службовий лист для підтвердження певних умов, зобов'язань. Здебільшого гарантують оплату за певні, послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання певної роботи.
Зразок:
Шановний пане директоре!
Просимо видати нам зі складу за безготівковим рахунком 100 (сто) примірників підручника: Зубков М. Сучасна українська ділова мова. - 2-ге вид., допов. -X: Торсінг, 2002. - 448 с.
Оплату гарантуємо упродовж 7 днів після їх отримання.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Пропонуємо типові мовні звороти, якими можна послуговуватися під час написання супровідного листа:
o Гарантуємо оплату рахунків.
o Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості...
o Зважаючи на високу якість нашої продукції, ми можемо надати гарантію на термін ...
o Усі наші вироби постачаємо з письмовою гарантією.
o Ми гарантуємо високу якість (відповідність міжнародним стандартам) товарів.
o Гарантуємо Вам стартове зниження в обсязі... %.
o Ваш представник обов 'язково отримає комісійну винагороду ... % від вартості товарів, на постачання яких укладено угоду.
o Гарантуємо відповідність якості товару зразкам, які Ви отримали від нас минулого тижня.
Якщо постала проблема уточнити умови гарантії, то доцільними будуть такі мовні звороти:
o У Вашій пропозиції від ... (дата) не згадано про жодні гарантії.
o Ваша пропозиція не містить жодних гарантійних зобов 'язань. Просимо конкретизувати їх.
o Повідомте, будь ласка, про Ваші гарантійні зобов 'язання щодо пропозицій від ... (дата). Просимо зробити це якомога швидше.
o Нас зацікавила запропонована Вами продукція. Будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам інформацію про Ваші гарантійні зобов 'язання.
o На жаль, у нас є кілька зауважень щодо гарантійних зобов'язань, перелічених у пропозиції від... (дата). Просимо Вас переглянути й уточнити їх.
o Ми можемо погодитися на Вашу пропозицію від ... (дата) лише за умови, що Ви надасте нам загальноприйняту
гарантію. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нас про своє рішення.
o Ваша пропозиція від ... (дата) не містить жодного пункту про Ваші гарантії.
Лист-повідомлення - це службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба повідомити про зміну адреси чи назви установи (агенції, фірми, організації, товариства), відкриття філії, початок виробництва, призначення на посаду, відкриття виставки, зміни у системі роботи. Здебільшого такі листи адресують конкретній установі, організації, фірмі.
Зразок:
Шановні панове!
Міністерство аграрної політики України повідомляє, що у Національному аграрному університеті підготовлено й видано навчальний посібник "Біржовий ринок", автор якого кандидат економічних наук доцент М. О. Солодкий.
У посібнику відповідно до програми викладено теоретичний матеріал, що охоплює всі розділи курсу.
Просимо Вас розглянути запропоноване видання і зробити замовлення за адресою:
а/с 110, м. Київ, 04071 З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Під час написання листів-повідомлень можна скористатися такими мовними зворотами:
o Повідомляємо Вас, що ... (дата) ми переїхали у нове приміщення. Наша нова адреса ...
o Користуючись нагодою, повідомляємо Вас про відкриття нової фірми в ...
o Хочемо повідомити Вас про ...
o 3радістю повідомляємо про ...
o Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вас, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої пропозиції на адресу: ...
o Відповідно до рішення власників фірми від ... (дата) назву нашої фірми змінено на ...
o Повідомляємо, що від сьогодні наша установа розташована за адресою: ...
o Просимо записати новий номер нашого телефону (факсу):...
o Повідомляємо, що номер нашого телефону (факсу) змінився. Наш новий номер: ...
o Віднедавна у нас з явився додатковий телефонний номер: ...
o Повідомляємо, що після ... години Ви можете телефонувати нам за номером: ... Просимо поінформувати про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.
o Керівництво компанії повідомляє Вас, що директором фірми призначено пана ...
o З радістю представляємо Вам нашого нового директора (міністра, ректора) пана ...
o Хочемо скористатися нагодою і запросити Вас на нашу виставку, що відбудеться ...
o Повідомляємо, що з ... по ...у нашій новій виставковій залі відбудеться показ найкращих робіт ...
o Хочемо повідомити про нову систему бухгалтерського обліку, що дасть нам змогу швидше виконати Ваші замовлення.
Лист-запит - це різновид комерційного листа, що містить прохання про надання певних товарів, послуг або уточнення вже наявної інформації про якусь компанію, фірму чи установу. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках і ярмарках.
У листі-запиті обов'язково вказують:
- підставу для запиту;
- назву товару (його марку, якість, модель тощо);
- умови й термін постачання;
- умови оплати.
Серед листів-запитів розрізняють такі:
- запит комерційної пропозиції;
- запит рекомендації від ділового партнера;
- запит на відкриття представництва;
- запит на відкриття рахунка;
- запит на одержання кредиту;
- запит на бронювання номерів у готелі;
- запит з юридичних питань тощо.
Зразки листів-запитів:
Шановні панове! Ми зацікавилися Вашою пропозицією і хотіли б отримати:
o докладну інформацію про Вашу продукцію;
o 2% знижки під час замовлення мінімальної кількості;
o безоплатно взірці деяких конвертів для ознайомлення з якістю продукції.
Будь ласка, повідомте нам цю інформацію якомога швидше. З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Шановні добродії!
Упродовж останніх трьох років наша фірма розпочала продажу ... (назва міста, країни) ... (кількість)різноманітних зарубіжних марок автомобілів і створила доволі великий ринок збуту для вітчизняних і зарубіжних виробників.
Нас зацікавила Ваша нова продукція, що експонувалася на міжнародній виставці в ...
Просимо надіслати нам пропозицію на постачання а також технічні характеристики до кожної позиції. Користуючись нагодою, хочемо звернути Вашу увагу на те, що наша фірма пропонує своїм клієнтам якнайкраще сервісне обслуговування і ремонт обладнання.
Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом.
З повагою і найкращими побажаннями Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Шановні панове!
Хочемо висловити Вам вдячність за Ваше замовлення.
Будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам кілька рекомендацій Вашої фірми, оскільки ми ще не мали нагоди співпрацювати з Вами.
Таке прохання є звичайною для нас процедурою. Маємо надію, що Ви зрозумієте нас.
З пошаною
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Шановні панове!
Просимо Вас забронювати для нашого клієнта пана ... (прізвище) з ... (назва міста, країни) номер на одну особу з ванною кімнатою і, якщо можливо, з вікнами, що виходять на море (озеро), з ... по ... (дата). Пан ... (прізвище) має прибути в ... (назва міста) рейсом ... з ... (назва міста) і має дістатися до Вашого готелю близько ... години. Просимо надіслати нам рахунок за ці, а також додаткові послуги (рахунок за щоденні послуги оплатить гість).
Чекаємо на Ваше підтвердження.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
У листах-запитах можна скористатися такими типовими зворотами:
o Ми зацікавилися продукцією, яку Ви виробляєте, і раді були б отримати Ваші рекламні проспекти.
o Просимо надіслати нам прейскуранти (прайси) на всі види Вашої продукції.
o Відповідно до Вашого оголошення в газеті ... (назва) просимо надіслати нам пропозицію на ...
o У пропозиції просимо вказати вартість упакування, транспортування, термін постачання та умови оплати.
o Нині наша фірма формує зимовий асортимент, і ми хотіли б знати, що Ви зможете нам запропонувати. Ми зацікавлені у співпраці з Вами і чекаємо на Ваші пропозиції
o Просимо надіслати нам рекламний проспект українською мовою.
o Просимо надіслати докладну інформацію про якість Ваших товарів.
o Ми зацікавлені у придбанні пробної партії Вашої продукції. Будемо вдячні за пропозиції.
o Будь ласка, повідомте нас про точний термін пробного постачання та умови оплати.
o Для підписання нашої угоди просимо Вас надіслати нам ділові рекомендації.
o Нам потрібні послуги адвоката (нотаріуса) в ... Чи змогли б Ви кого-небудь порекомендувати?
o Нам порекомендували (порадили) звернутися до Вас наші партнери із фірми ... (назва). Були б Вам щиро вдячні, якби Ви змогли представляти наші інтереси в ...
o Ми хотіли б отримати результати маркетингового дослідження ринку щодо попиту на наші товари.
o Були б Вам вельми вдячні, якби Ви порекомендували нам кілька фірм, що здійснюють маркетингові дослідження в ...
o Просимо повідомити, для яких міжнародних (визнаних, добре відомих у діловому світі) фірм Ви вже проводили маркетингове дослідження в ...
o Насамперед ми хотіли б дізнатися, з товарами яких фірм конкуруватимуть наші товари.
o Коли Ви зможете завершити маркетингове дослідження і підготувати письмовий звіт для нашої установи? Лист-запит, безперечно, потребує відповіді: ви можете
повідомити, що вивчаєте отриманий запит, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати зміни умов, вказаних у запиті, відмовити у постачанні товару чи іншому проханні.
Так, якщо ви зацікавлені у постачанні згаданого товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.
Оферта - це пропозиція про укладення угоди з докладним зазначенням усіх її умов. Розрізняють вільну й тверду оферти.
Вільна оферта - оферта, яку з метою попереднього вивчення ринку продавець пропонує кільком покупцям.
Тверда оферта - оферта, яку продавець, обумовивши термін дотримання свого зобов'язання, пропонує одному потенційному покупцеві.
Зразки листів-відповідей на запит:
Шановні панове!
Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок ... (назва товару), що зацікавив Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах:
пластмасові... (назва) в упакуванні по ... штук;
доставляння: фрахт оплачується до кордону;
упакування: безоплатно;
оплата: безвідкличний акредитив.
Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обіцяємо обслуговування в будь-який час.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище) Додаток: зразок в одному примірнику.
Шановні панове!
Підтверджуємо отримання Вашого запиту від ... (дата) на постачання ... (назва товару). Немає потреби надсилати зразки, оскільки Ви знайомі з якістю нашої продукції.
За умови своєчасного замовлення ми зможемо постачати Вам ... (кількість) виробів щокварталу.
Пан ... (прізвище) з нашої фірми ознайомив Вас із цінами та графіком постачань. Ваші відгуки були позитивними, а тому ми можемо розпочинати відвантаження товару після отримання замовлення.
З повагою і побажанням успіхів Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Якщо Ви не можете запропонувати замовникові потрібний товар, неодмінно надішліть аргументовану відмову:
Шановні панове!
Дякуємо за лист від ... (дата). На жаль, ми змушені повідомити Вас, що всю виготовлену продукцію експортує фірма ... (назва). Ми надіслали туди Ваш запит і попросили надати Вам пропозицію, яка, сподіваємося, зацікавить Вас.
З повагою і побажанням успіхів Назва посади . (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Шановні...!
Із вдячністю підтверджуємо, що отримали Ваш запит від ... (дата). Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання через те, що всю нашу продукцію вже реалізовано. Ситуація, що склалася, не дає нам змоги збільшити наші виробничі потужності вже сьогодні.
Сподіваємося на розуміння.
Залишаємося з пошаною Назва посади ^ (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Інколи у відповіді на запит можна запропонувати змінити його умови: кількість товару, термін постачання тощо.
Шановні панове!
На ваш запит від ... (дата), на жаль, змушені повідомити, що не виробляємо потрібної продукції.
Натомість можемо запропонувати Вам каталог нашого теперішнього асортименту. Були б дуже раді, якби Ви включили деякі наші товари до Вашої програми реалізації.
Якщо ця пропозиція зацікавить Вас, просимо надіслати нам відповідь.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Під час написання листів-відповідей у пригоді стануть такі типові звороти:
o Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й хочемо зробити таку пропозицію ...
o У відповідь на Ваш запит пропонуємо ...
o Хочемо подякувати за запит і запропонувати Вам ...
o Дякуємо за Ваш запит і повідомляємо, що якість наших товарів повністю відповідає зразкам, які Ви отримали від нас {якість товарів відповідає міжнародним стандартам).
9 У відповідь на запит пропонуємо Вам додаткове (незначне, оптове, передбачене, відсоткове, збутове) зниження в обсязі... %.
o На жаль, ми змушені повідомити Вас, що зараз у нашому розпорядженні немає продукції, яка Вас зацікавила. Натомість ми можемо запропонувати Вам ...
o Шкода, але ми не можемо надати Вам пропозицію безпосередньо, оскільки фірма ... (назва) є генеральним агентом розповсюдження наших товарів у Вашій країні.
9 Просимо з розумінням поставитися до того, що ми не готові зробити Вам вигідну пропозицію.
o Нині, на жаль, ми не отримуємо сировини, необхідної для виготовлення товару, що зацікавив Вас. У зв'язку з цим найближчим часом ми не можемо задовольнити Вашого прохання.
Лист-підтвердження - це різновид службового листа, в якому засвідчується певний факт: підтверджується попередня домовленість, отримання листа, переказу, цінних паперів тощо.
Зразки листів-підтверджень:
Вельмишановний пане ...! На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться ... (дата і місце). Вашу доповідь на тему "Мистецтво ділового листування" внесено до програми конференції.
Оргкомітет інференції забезпечує проживання в готелі на період ...
Реєстрація учасників конференції проводитиметься ... (дата і час)у приміщенні... (назва, адреса).
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Шановні добродії!
Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на аналогічні товари.
Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Пропонуємо типові мовні звороти, якими можна скористатися під час написання листів-підтверджень:
o Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо, що...
o Міністерство освіти і науки України підтверджує, що ...
o Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари було відвантажено без затримки відповідно до Вашого коносамента.
o Ми з вдячністю підтверджуємо одержання Вашої пропозиції від... (дата).
o Повідомляємо, що ваше замовлення ми отримали ... (дата) / одразу ж розпочали виготовлення ... (назва товару).
o На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення ...
Одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції є листи-прохання - службові листи, в яких у ввічливій формі звертаються із певним проханням до партнерів, інвесторів, клієнтів.
Треба пам'ятати, що від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.
Зразки листів-прохань:
Шановні панове!
Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакета такі цінні папери:... акцій за ціною... Ліміт чинний до... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого депозитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок.
З пошаною
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Шановні панове!
Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим представником у ... (назва країни). Вважаю за необхідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності, комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату зустрічі: ... (дата) о... годині.
Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовує Вас дата і час зустрічі.
З пошаною
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
У листах-проханнях можна використати такі типові мовні звороти:
o Будемо Вам вельми вдячні, якщо Ви ...
o Просимо повідомити (надіслати, підтвердити, оплатити, розглянути)...
o Просимо при нагоді надіслати нам ...
o Нам було б приємно дізнатися ...
o Переконливо просимо Вас зателефонувати нам.
o Насамперед просимо повідомити, які заходи могли б допомогти Вам подолати ці труднощі.
o Просимо негайно повернути один примірник підписаної угоди.
o Звертаємося до Вас Ь проханням про невелику пожертву у фонд ...
o Будь ласка, повідомте нас про ...
o Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції і дати остаточну відповідь ...
o Вибачте за додатковий клопіт. Чи не були б Ви настільки люб'язні, щоб надати нам письмові пояснення щодо ... Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, слід передусім визначитися: задовольнити прохання чи відмовити. Якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:
Шановні панове!
У листі від ... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умови оплати за ... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант угоди.
Сподіваємося, що нові умови задовольнять Вас.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно має бути переконливою, аргументованою, коректною й доброзичливою. Треба переконати адресата в тому, що у вас немає іншого виходу. Для цього на початку речення слід вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.
Отже, відмову можна сформулювати так:
Вельмишановний пане...!
Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (установи, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вас, що місце нашого генерального представника у... (назва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через ... місяців.
Бажаємо успіхів Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Шановні панове! Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд "Святої МарїГ. Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Складаючи листа-відмову, можна скористатися такими мовними зворотами:
o Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги ...
o На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...
o Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з низки причин ...
o Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Ваш проект.
o Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...
o Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити) ...
o Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.
o На жаль, маємо повідомити про неможливість ...
o 3 прикрістю повідомляємо, що не маємо ані найменшої змоги задовольнити Ваше прохання про ...
o Втішений Вашою пропозицією, та, на жаль, змушений відхилити її через сімейні обставини. Лист-нагадування - цс службовий лист, у якому йдеться
про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів.
Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, адже, наприклад, причиною затримки оплати чи несплати може бути скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.
Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі лист має бути чемним, стриманим.
Зразки листів-нагадувань:
Вельмишановний пане...!
Нам дуже незручно, але ми змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.
Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до ... (дата) і виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до ... (дата) / не надішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо призупинити виконання усіх Ваших замовлень.
Чекаємо на Вашу відповідь.
Зі щирою повагою Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Шановні панове!
Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.
Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати позов до суду.
Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося невдалим.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Пропонуємо типові мовні звороти, що використовуються в листах-нагад у ваннях. Перше нагадування:
o Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що ...
o Дозвольте (змушені) нагадати Вам про ...
o Доречно буде нагадати, що ...
o Нагадуємо Вам, що ...
o Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що...
o До речі, нагадуємо Вам, що ...
o Просимо вибачення, що змушені нагадувати Вам про ...
Повторні нагадування:
o Нам дуже прикро (незручно), що змушені знову нагадувати Вам про ...
o Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам,
що ...
Вважаємо за потрібне ще раз нагадати Вам про ...
o На жаль, змушені знову нагадати Вам, що ...
o У зв 'язку з тим, що Ви, незважаючи на наші настійні прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали чек, який засвідчив би оплату, ми змушені призупинити виконання всіх Ваших замовлень.
o Зважаючи на ситуацію, що склалася на цей момент, змушені повідомити про свій намір розірвати з Вами контракт.
o Усі наші прохання про погашення Вами заборгованості були марними, і тому ми змушені подати позов до суду. Повірте, нам дуже прикро, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації.
o Дуже прикро, що наше співробітництво виявилося невдалим.
Лист-претензія - це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності його запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.
Виявивши порушення, слід висловити партнерові претензію й вимагати їх ліквідації (наприклад, заміни неякісного товару), а також наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).
Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому ар* гументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а вже потім - претензію.
Зразки листів-претензій:
Шановні панове!
Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків.
Відповідно до нашої угоди про закупівлю від ... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше ... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося отримати товар протягом наступного тижня. Чекаємо на відповідь.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Якщо партнер не відреагує на такого листа, слід виявити категоричність. Наприклад:
Шановні панове!
Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас банківської гарантії.
Зважаючи на це, ми хотіли б нагадати про лист від ... (дата), у якому Ви звернулися до нас із проханням про зміну терміну у зв'язку з додатковими витратами, зумовленими відкриттям акредитива.
Зваживши на Ваші труднощі, об'єднання пішло Вам назустріч і погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропоноване і зобов'язалися упродовж двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80% від вартості контракту.
У зв'язку із затримкою у наданні Вами банківської гарантії ми змушені були призупинити постачання... (назва товару). Заразу порту знаходиться понад 600 т... (назва товару), і витрати за їх зберігання долучаться до суми Вашого рахунка.
Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання товару в порту.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Якщо потрібно висловити невдоволення або претензію, можна скористатися такими мовними зворотами:
o Нам дуже прикро, що ...
o Нас неприємно вразив той факт, що ...
o Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким станом справ і просимо пояснити цю неприємну для нас ситуацію.
o Висловлюємо своє невдоволення з приводу ...
o Дуже прикро, що Ви не дотримуєтеся (не виконуєте) умов контракту.
o На жаль, не отримали від Вас жодної відповіді.
o Висловлюємо свою принципову незгоду з ...
o Нам неприємно, що Ви порушуєте умови нашої угоди.
o Звертаємося до Вас із вимогою ...
o Гадаємо, що лише серйозні причини могли змусити Вас ...
o На жаль, не можемо схвалити ...
o Ми не погоджуємося на ...
o Не схвалюємо Вашої позиції щодо ...
o Зважаючи на те, що Ви вчасно не ..., змушені...
o Занепокоєні недотриманням Вами умов договору. 9 Змушені висловити рішучий протест проти ...
o Дуже занепокоєні цією несподіваною затримкою ... Лист-відповідь на претензію - це службовий лист, у якому
пояснюються причини певних порушень або переконливо доводиться безпідставність претензії чи скарги. Отже, зміст таких листів залежить від того, чи погоджуєтеся ви з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними. ■ Якщо надіслана претензія є обгрунтованою, треба пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася під час виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.
Зразки листів-відповідей:
Шановні...!
Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.
Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.
Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати відкликати її. Наприклад:
Шановні панове!
Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати неустойки. Ситуація, що склалася, вкрай неприємна й потребує з 'ясування.
Вважаємо за потрібне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку:
по-перше, відповідно до пункту 3 нашої угоди Ви зобов язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця від дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримки початку будівельних робіт;
по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.
Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови угоди.
Ураховуючи сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію.
З повагою
Назва посади (підпис) (ініціал(и) та прізвище)
Типові мовні звороти, використовувані у листах-відповідях:
o Приймаємо Вашу обгрунтовану претензію до ...
o Розуміємо Ваше занепокоєння ...
o Просимо вибачення за завдані хвилювання з приводу ...
o Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення ... (назва роботи) у передбачений контрактом термін.
o Ми визнаємо свою провину ...
o Перепрошуємо за цю прикру помилку, що завдала Вам стільки клопотів.
o Сподіваємося, що Ви з розумінням поставитеся до нашого скрутного фінансового становища.
o Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними.
o Були прикро вражені висловленою нам претензією щодо ...
o У цьому листі маємо повідомити, що відхиляємо Вашу претензію щодо...
o Насамперед (передусім) хочемо заперечити свою провину у затримці...
o Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо негайно відкликати свою претензію.
o Ситуація, що склалася, вкрай неприємна і потре бує докладного з 'ясування.
Рекомендаційний лист - це службовий лист, ЯКИЙ містить позитивний або негативний відгук про особу чи організацію, фірму. У позитивній рекомендації здебільшого йдеться про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу або фірму.
Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Він істотно відрізняється від характеристики. Автори "Універсального довідника-практикуму з ділових паперів"' чітко окреслюють ці відмінності:
* рекомендація може бути не обов'язково з місця роботи;
* за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;
* особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;
* рекомендаційний лист обов'язково містить висновок: "рекомендую" чи "не рекомендую".
Отже, в рекомендаційних листах слід обов'язково вказати:
* з якого часу ви знаєте особу чи фірму;
* рівень її професійної компетентності;
* чи має вона авторитет;
* які має досягнення тощо.
Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте; за будь-яких умов не забувайте, що об'єктивність рекомендації - справа вашої честі.
Зразок рекомендаційного листа:
Рекомендаційний лист
Данильчук Ганна Олексіївна справді є працівником TOB "Джерела М" і нині обіймає посаду керівника проекту "Книгоноша" (1999р. Ті було зараховано на посаду прес-секретаря нашої організації).
Наша організація спеціалізується на поштовій торгівлі. Це два поштові проекти: "Скриня" - продаж товарів поштою за щоквартальним каталогом та "Книгоноша" - продаж книжок поштою, також за щоквартальним каталогом.
За кордоном книжкові клуби та придбання товарів поштою за каталогом є звичним для широких кіл громадськості. В Україні до такої послуги ставляться зі значною недовірою. Отже, наші проекти потребують не лише власне рекламної підтримки, а й консультативної роботи з громадськістю.
Доволі складною є й ситуація з постачальниками. За кордоном для багатьох видавців продаж книжок поштою є другим за значенням каналом збуту після великих мереж книжкових магазинів. Знижки, що їх видавці надають книжковим клубам на свою продукцію, подекуди досягають 70%. Нам сьогодні практично щодня доводиться переконувати видавців у можливостях поштової торгівлі, а також у тому, що реалізація книжок за каталогами не лише не становить конкуренції книгарням, а й завдяки поширенню великої кількості рекламних матеріалів стимулює їх продаж.
За час перебування Ганни Данильчук на посаді керівника проекту:
o у
2. Подвоєння приголосних на письмі
3. Розділові знаки у реченнях з відокремленими означеннями
4. Анотація
5. Рецензія відгук
6. Лексичне багатство сучасної української літературної мови
7. Адреса
8. Телеграма
9. Телефонограма. Радіограма
10. Спрощення в групах приголосних