Документи в системі МЗС готуються українською мовою, однак з представництвами зарубіжних держав листування ведеться мовою акредитуючої країни або, найчастіше, — англійською.
До зовнішньодипломатичних документів (вербальні й особисті ноти, особисті листи, пам’ятні записки і меморандуми, заяви та комюніке), як і до документів внутрішнього, службового листування (доповідні записки, циркулярні листи, довідки та інформації, записи бесід тощо) ставляться єдині вимоги: грамотність, чіткість викладу, правильне виділення головного змісту, переконлива арґументація, логічна послідовність тощо. Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись надмірним фактичним і цифровим матеріалом; якщо вони викликають особливий інтерес, то подаються у вигляді додатків або таблиць. Усі матеріали, що йдуть у додатках, повинні мати посилання на джерело.
Особливо ретельно повинна готуватися й опрацьовуватися зарубіжна кореспонденція, тому що документи, які надсилають іншим державам, виправити практично неможливо, а це означає, що навіть незначні на перший погляд помилки або неточності можуть мати непрогнозовані наслідки. Відомо немало випадків, коли через випадкові або й свідомі неточності у документі виникали неприємні казуси та інциденти в міжнародних відносинах. Будь-яка неточність применшує цінність документа, а іноді й ставить під сумнів увесь його зміст. Про якісь правки в дипломатичному документі не може бути й мови, а тому у цій справі необхідна ретельна підготовча робота.
Мова дипломатичних документів — це специфічна професійна мова, вона повинна бути простою і лаконічною, при цьому надзвичайно рідко допускається вживання порівнянь та епітетів, хоча майстерно підібраний художній образ може підсилити виразність документа.
Особливість дипломатичної мови полягає, за англійським прислів’ям, у майстерності "висловити найогидніші речі в приємних виразах". Приклади цієї мови наводить Г. Ніколь- сон:
| Говорить дипломат | Слід розуміти |
| У такому випадку уряд буде змуше ний переглянути свою позицію | Дружба в будь-який момент перетвориться у ворожнечу |
| Уряд вважає за необхідне зберегти за собою право | Уряд не дозволить |
| У такому випадку уряд буде змушений подбати про свої власні інтереси чи залишає за собою право на дії | Передбачається розрив відносин |
| Його (уряду) дії будуть розглядатися як недружелюбний акт. Уряд не може відповідати за наслідки | Погроза війни. Уряд готовий викликати інцидент, що призведе до війни |
| Зажадає відповіді, скажімо, до шостої години вечора | Ультиматум |
Звичайно, не всі ці вирази дослівно застосовуються, але про них треба пам’ятати, бо дипломати-професіонали і нині часто послуговуються цією "напівезопівською мовою", що маскує справжню думку автора.
Інший приклад наводить російський дипломат О. Ковальов у своїй книзі "Азбука дипломати»!". Ось як, на його думку, можуть фіксуватися результати переговорів з урахуванням розставлених акцентів:
Сторони єдині в тому...
Сторони вирішили почати найближчим часом переговори (про те-то)...
Була визнана доцільність і своєчасність того...
Сторони визнали необхідним...
Було досягнуто згоди про доцільність...
Сторони визнали корисним здійснення (таких-то кроків)...
Сторони дотримуються думки...
У ході обміну думками виявилися близькість чи збіг поглядів (з таких питань, з широкого кола питань)...
Сторони домовилися спільно розглянути і розробити (такі-то заходи, плани співробітництва тощо)...
Сторони висловили готовність...
Сторони погодилися щодо важливості того...
Було виражено обопільне прагнення...
Сторони висловили свою впевненість...
Сторони підкреслили велике значення...
Розгляд (таких-то питань) дозволив констатувати... [2, с. 25].
З наведеного переліку видно, яка широка градація ступеня згоди і збігу чи подібності поглядів: від простого викладу поглядів до повного узгодження позицій.
Що означає така мова, для чого вона потрібна? По-перше, для суспільної думки — вона зберігає під час переговорів і вирішення питання атмосферу спокою, по-друге, дає можливість почати переговори з відносно сприятливих стартових позицій і, по-третє, дає можливість при вирішенні питання кожному з урядів "зберегти обличчя" та уникнути загострення обстановки [3, с. 432—454].
З іншого боку, не слід вважати, що мова дипломатичних документів — це набір штампів, навпаки, вона повинна впливати на почуття читача і залишати в його пам’яті виразний слід.
Величезне значення при складанні дипломатичного документа має правильність написання імені, прізвища і титулу адресата. Вони повинні точно відповідати записам в офіційних документах. При цьому не допускаються жодні, здавалося би, на наш погляд закономірні скорочення. До прикладу, повний титул глави Малайзії звучить так: Його Величність Султан Аз лан Шах, Верховний Глава Малайзії, Аконг Малайзії, а глави держави й уряду Брунею-Даруссалам — Його Величність Султан Сер Муда Хассанал Болкіах Муіззадін Ваддаулах Султан і Глава держави, Прем’єр-мі- ністр Брунея-Даруссалам.
Цікавим у цьому сенсі є приклад з часів царювання Олексія Михайловича (1629—1676), який сам активно займався міжнародною політикою і не давав перепочинку своїм підданим. Так, під час переписування одного з документів, через неуважність було пропущено слово "государь". Цар одразу відіслав листа боярину Ордин-Нащокіну, який відав тодішнім відомством зовнішніх зносин — Посольським приказом:
"Апреля в 19 день писал есте к нам, а в отписке вашей в первом столбце прописано, где было надобно прописать нас, великого государя, и написали великого, а государя не написано. И то вы учинили не остерегательно, и к вам ся наша грамота придет и вы б впредь в отписках своих и во всяких наших делах, которые будут на письме, наше, великого государя, именование и честь писали с великим осте- регательством.
А вы, дьки, вычитали б всяки письма сами не по единожды и высматривали б гораздо, чтоб впредь в ваших письмах таких неосторожностей не было.
А подьячему Гришке Котошихину, который тое описку писал, велели б есте за то учинить наказание — бить батоги" [1, с. 80].
Сьогодні, на щастя, батогами помилок не виправляють, але неохайних у підготовці дипломатичних документів очікують неприємності, які також можуть мати досить серйозні наслідки.
У роботі із підготовки дипломатичних документів велике значення має оперативність. Часто навіть ретельно складений документ втрачає свою вагу і значення, якщо він підготовлений із запізненням, і необхідність у ньому практично зникла.
Перекладений з іноземної мови документ необхідно подавати у супроводі оригіналу, а у разі різночитання — мати кілька близьких за змістом до оригіналу варіантів перекладу.
Дипломатичні документи повинні мати і бездоганний зовнішній вигляд. Вони друкуються на папері вищого ґатунку, як правило, формату А4. При написанні чистовика не допускаються підчистки чи виправлення, текст має бути красиво відформатований по всьому аркуші. Печатка повинна стояти в нижній частині документа.
Відомі історичні випадки, коли навіть сам папір документа ніс певне смислове навантаження. Так, 1915 року Японія висунула Китаю ультиматум — так звану двадцять одну вимогу, в якому йшлося про грабіжницькі претензії до нього. Президент Китаю Юань Шикай не поспішав з відповіддю. Обурений тактикою китайців посол Японії порадив їм пильніше приглянутися до паперу, на якому був надрукований ультиматум. Там чітко проглядались, якщо піднести до світла, зображені водяними знаками силуети військових японських кораблів. Натяк був більш, ніж прозорим [1, с. 82].
Отже, писане слово в дипломатичній практиці може бути і добрим союзником, і злим ворогом. Коли воно вміло підібране, використане своєчасно і до місця, то може допомогти тим, хто вагався, стати на ваш бік, роз’яснити їм вашу позицію, а в кінцевому підсумку — підтримати вас. Грамотно підібрані слова і вирази роблять дипломатичний документ більш переконливим, чітким і можуть принести бажані результати. Слід завжди пам’ятати старе, але мудре народне прислів’я "Слово — не горобець, вилетить — не впіймаєш".
Для кожного дипломатичного документа надзвичайно важливим є зміст і форма. Тому заслуговує на увагу техніка його складання, яка вимагає безумовного врахування багатьох факторів. Важливо визначити, на що звернути особливу увагу, а що взагалі пропустити, яким арґументам надати перевагу, враховуючи при цьому контрарґументи партнера. Складання дипломатичних документів вимагає великих і ґрунтовних професійних знань та значного дипломатичного досвіду.
Дипломатія України, будучи порівняно молодою, активно застосовує весь арсенал форм дипломатичного листування для забезпечення миру і стабільності в Європі та світі, а її політичні пропозиції і конкретні ідеї знаходять усе більше розуміння і підтримки.
Контрольні завдання
1 Документи зовнішньодипломатичного листування.
2 Документи внутрішнього листування.
3 Основні вимоги до складання документів дипломатичного листування.
Список літератури
1 Борунков А. Ф. Дипломатический протокол России. — М., 2000.
2 Ковалёв А. Азбука дипломатии. — М., 1993.
3 Попов В. И. Современная дипломатия: Теория и практика. — М.: Научная книга, 2000.
4 Сатоу Э. Руководство по дипломатической практике: Пер. с англ. — М., 1947.
5.1. Види дипломатичних прийомів.
Офіційні та неофіційні прийоми
Прийоми без розміщення за столом
Прийоми з розсаджуванням за столом
5.2. Підготовка та проведення дипломатичних прийомів.
Організація прийомів
Етикет запрошення та відмова від нього
Прихід на прийом
Тости