Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - 15.4.2. Система фінансової та бухгалтерської звітності

Другим елементом системи контролю є система фінансової та бухгалтерської звітності. Кожне шахрайство вміщує три компоненти:

1. Сам акт розкрадання;

2. Його приховання, тобто спроба приховати від інших;

3. Реалізація викраденого, коли шахрай витрачає вкрадені гроші або конвертує безготівкові кошти в готівку, або майно.

Практично кожен може здійснити розкрадання та сховати або витратити вкрадені суми, проте не всі знають, як можна ефективно приховати здійснене шахрайство. Оскільки приховання є одним з основних елементів 852 більшості афер та оскільки таке приховання часто відбивається в бухгалтерських записах, остільки не має нічого дивного в тому що більшість подібних афер здійснюються співробітниками бухгалтерій та фінансових відділів. Дослідження стверджують, що 73 % всіх аферистів мають освіту в галузі бухгалтерського обліку та фінансів.

Елемент приховання злочину є найбільш відмінною рисою шахрайства. Часто випадки зловживань намагаються приховати за допомогою звітності, основаної на документальних підтвердженнях тих чи інших оборудок. При цьому для приховання шахрайства документи свідомо переплутують, засовують у різні папки чи просто фальшують чи підробляють. Наявність ефективної системи фінансової й бухгалтерської звітності унеможливлює приховання, неминуче викриває акт шахрайства шляхом перевірки записів, що не мають фізичного підтвердження, чи даних, які здаються дивними. При цьому треба відрізняти свідоме шахрайство від ненавмисних помилок.

15.4.3. Методи проведення контрольних перевірок.

Третім елементом системи контролю є відповідні його методи та процедури, які примушують персонал діяти відповідно до цілей керівництва чи власників фірм/компаній, особливо тих, що налічують багато найманих працівників. Існує тільки п'ять методів і процедур контролю:

1. розподіл обов'язків або подвійний контроль;

2. система підтвердження повноважень;

3. система незалежних перевірок;

4. фізичні способи охорони і контролю доступу;

5. документальний контроль. Різновидів цих типів методів існують тисячі.

15.4.3.1. Розподіл обов'язків та подвійний контроль.

Будь-який вид діяльності краще контролюється або при розподілі обов'язків, або за допомогою подвійного контролю, особливо де мають справу з готівкою. Наприклад, отримання грошей в касі: бухгалтер виписує ордер (квитанцію, рахунок, чек тощо), касир по документу видає готівку, контролер звіряє стан рахунку. Будь-який підприємець повинен мати на увазі, що є як мінімум чотири основні функції, які мають виконуватися через розподіл обов'язків, або виконуватись ним особисто:

o виписка чеків, векселів;

o здійснення платежів;

o перевірка виписок з банку (повідомлень);

o інвентаризація каси.

Подвійний контроль є таким варіантом системи контролю, при якому вся операція не може виконуватися одним співробітником. При подвійному контролі необхідно, щоб одну й ту ж функцію (завдання) виконували дві (три) особи, причому обов'язки між ними мають бути розподілені таким чином, щоб жоден з них не міг самостійно виконати всі дій з даної операції. Ціль: не дозволити одній людині мати неконтрольований доступ до фінансів. Подвійний контроль запровадити доволі складно, оскільки при такій організації праці співробітникам не можливо відірватися від свої прямих обов'язків.

15.4.3.2. Система підтвердження повноважень

Процедури контролю на основі системи підтвердження повноважень мають багато різновидів. Спеціальна система паролів надає повноваження тим чи іншим особам користуватися комп'ютером і отримувати доступ до конкретних баз даних. Спеціальні картки з власноручним підписом дозволяють людям входити до сховищ, приміщень з банківськими сейфами, переводити кошти , здійснювати інші операції у фінансових установах. Установлення меж повноважень тих чи інших співробітників змушує їх не виходити за межі свого бюджету або влади. Тобто, їх можливості здійснити шахрайство значно зменшуються. Якщо людина не має права входити у приміщення з банківськими сейфами, то вона просто фізично не зможе туди ввійти та щось вкрасти. Якщо людина не має права підпису на ту чи іншу оборудку, то вона просто не зможе вписати до рахунку щось для себе і примусити фірму сплатити ці витрати.