Прийняття документів на зберігання спрямоване на забезпечення їх надійного схоронення. Воно, як й інші нотаріальні провадження, може мати як самостійний характер так і входити як складова до нотаріального процесу, наприклад при вжитті заходів до охорони спадкового майна.
Дане провадження з урахуванням порядку його вчинення слід віднести до багатоетапних. У своєму розвитку воно проходить три етапи: перший етап - передача на зберігання документів; другий етап - зберігання документів; третій етап - видача документів.
Щодо першого етапу, то провадження відкривається нотаріусом на підставі заяви заінтересованих юридичних та фізичних осіб про передачу документів на зберігання.
На стадії підготовки нотаріус має:
- перевірити належність даного питання до його компетенції;
- встановити особу, перевірити її право- та дієздатність;
- перевірити наявність усіх документів, які передаються на зберігання згідно опису;
- виготовити опис у двох примірниках, підписати та запропонувати особі також підписати його;
- перевірити належність упаковки, якщо документи на зберігання здаються без опису;
- скріпити упаковку з документами печаткою, вчинити на ній свій підпис і зобов'язати особу також вчинити підпис;
- перевірити правильність сплати державного мита чи плати за вчинення нотаріальної дії.
Безпосереднє вчинення нотаріальної дії зводиться до прийняття нотаріусом на зберігання документів. Документи на зберігання передаються за описом. Один примірник залишається у нотаріуса, другий - видається особі. На її прохання нотаріус може прийняти документи без опису, якщо вони належним чином упаковані в його присутності, упаковка скріплена печаткою та підписами нотаріуса та особи.
Про прийняття документів на зберігання нотаріус видає особі свідоцтво за встановленою формою, яке викладається на спеціальному нотаріальному бланку, до якого додається примірник опису, якщо він складався. Нотаріальна дія реєструється у реєстрі. Особа під розписку отримує свідоцтво.
При прийнятті документів на зберігання нотаріусом мають бути чітко визначені строки зберігання. Він також повинен роз'яснити власнику документів різні правові наслідки, які можуть виникнути у разі прострочення строку додаткового платежу, отримання документів власником або його представником тощо.
Другий етап: зберігання документів.
Прийняті документи повинні зберігатися в окремому пакеті у залізній шафі або сейфі, опечатаних печаткою нотаріуса.
Строк зберігання, на думку авторів, може продовжуватися або скорочуватися за волевиявленням власника. Процес зберігання може ускладнюватися у зв'язку з необхідністю повідомлення власника про доплату або пошуками його довіреної особи.
Третій етап: повернення документів.
Документи прийняті на зберігання, повертаються на вимогу особи, яка здала їх на зберігання, або на вимогу уповноважених нею осіб при пред'явленні свідоцтва і примірника опису, чи за рішенням суду. Розглядаючи всі можливі випадки отримання
документів після зберігання постає питання: як має діяти нотаріус у разі смерті особи, яка їх здала на зберігання.
У цьому випадку уповноваженими особами слід вважати спадкоємців особи, яка здала документи на зберігання. Але хто з них, якщо їх декілька, має право отримати ці документи - це питання складне.
Тому доцільно на конверті зазначати, хто може у разі смерті особи отримати ці документи із зазначенням адреси такої особи.
Виходячи з того, що серед паперів, які здаються на зберігання, можуть бути фінансові та інші документи, що мають певну цінність, при їх видачі без свідоцтва нотаріусом має складатись їх перелік.
Важливим є питання щодо можливості залишення секретного заповіту або інших документів до визначеного особою часу чи виникнення певних обставин (наприклад, смерті особи, яка здала документи на зберігання). У цьому випадку особа має зробити щодо цього розпорядження, а саме: просити нотаріуса відправити їх конкретній особі, відкрити пакет в присутності визначених нею громадян та представників юридичних осіб тощо. На нашу думку, це положення не має прямих заперечень у законодавстві.
Досить істотним є питання про вартість нотаріального провадження щодо зберігання документів, оскільки це має залежати також від строків зберігання.
Отже, плата лише за видачу свідоцтва не може узгоджуватися із тривалим або незначним строком зберігання. Тому слід констатувати, що тривалість збереження впливає на вартість цього провадження.
Щодо строків, то при тривалому зберіганні документів неодмінно виникне питання про можливість передачі документів через десять років на тимчасове зберігання до нотаріального архіву або повернення власнику (чи особі, зазначеній власником на конверті), якщо обумовлений термін зберігання та оплати буде вичерпаний.
Процес відкриття або знищення документів, якщо їх додаткове зберігання вчасно не оплачене, потребує попереднього волевиявлення власника щодо такого результату або завчасного повідомлення про наслідки несвоєчасної додаткової оплати.
На підставі викладеного, автори вважають за доцільне додатково визначати можливі негативні правові ситуації та регламентувати права нотаріуса у таких випадках, що дозволить йому попереджати особу про всі наслідки вчинюваного нотаріального провадження та запропонувати можливі додаткові заходи захисту її прав.