Ділова українська мова - Горбул О.Д. - 3.3. Довідка

ВІДГУК - документ, в якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу будь-якої роботи (наукової праці, що має бути надрукована), а також висновки про наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити:

1) назва виду документа (відгук);

2) заголовок до тексту;

3) текст;

4) підпис;

5) дата;

6) печатка чи штамп, що засвідчують підпис рецензента.

Форм уляр-зразок

ВІДГУК

на автореферат дисертації Ткаченко Олесі Віталіївни "Підприємницька та меценатська діяльність родини ТерещенкІв в Україні (1861-1917 рр.) представленої на здобуття наукового ступеня кандидата Історичних наук за спеціальністю 07.00.01 - історія України. К., 1998. - 23 с.

Структура тексту

1. Вступ (стислий виклад загального уявлення про матеріал).

2. Стислий виклад основних положень роботи.

3. Висновки з пропозиціями, оцінками та критичними зауваженнями.

Завідувач кафедри українознавства Українського державного університету харчових технологій, доктор історичних наук, професор (підпис) О.Д. Горбул

3.3. Довідка

ДОВІДКА - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Відповідно до призначення розрізняють:

Службові довідки - посвідчують обставини і факти з діяльності організацій, установ;

Особисті довідки - посвідчують факти з життя і діяльності окремих громадян.

Службова довідка має об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують місце роботи й оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зобов'язане на прохання працівника видавати довідку про роботу в цій організації. При цьому можуть вказуватися спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

Для зручності оформлення готують довідки-стандарти на бланках формату А5 з адресними даними підприємства і трафаретним текстом.

Довідки, як правило, починаються з прізвища, імені та по батькові в називному відмінку особи, про яку подають відомості. Далі викладаються дані про посаду, зарплату тощо.

На довідці обов'язково має бути дата її підписання. У тому разі, коли здійснюється облік видачі довідок, в окремому журналі проставляється порядковий номер довідки поряд з датою. Такі довідки готуються в одному примірнику.

Довідки, що подаються службовій особі всередині установи, називають внутрішніми. їх підписує укладач.

Довідки, які готуються на запит зовнішніх організацій, називають зовнішніми. їх підписує керівник підприємства. При цьому в довідці має бути заголовок, що розкриває короткий зміст тексту, і вказуються дата чи період, за який викладені відомості.

Коли постає необхідність включити в довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, кількість яких визначається кількістю питань. Розділам дають заголовки і проставляють нумерацію арабськими цифрами. Якщо текст довідки має цифрові показники, він може оформлятися як таблиця.

Довідки з виробничої тематики складаються у двох примірниках. Один з них відправляється адресатові, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником організації, головним бухгалтером і завіряється печаткою.

Довідки особистого характеру оформляють на бланках або на чистих аркушах. У тексті обов'язково зазначають назву установи чи організації, куди надається довідка.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку надаються відомості. Не рекомендується вживати звороти на кшталт: дійсно вчиться, дійсно проживає, цим повідомляємо і т. ін.

Реквізити довідки:

1) назва відомства, установи (адресат);

2) назва виду документа (довідка);

3) дата;

4) індекс;

5) місце укладання;

6) заголовок до тексту;

7) текст;

8) підпис;

9) печатка.

Зразок 1

Міністерство освіти України Український державний університет харчових технологій

ДОВІДКА

29.05.98 № 73 м. Київ

Пан Губернарчук Сергій Іванович навчається на III курсі денного відділення факультету ТММ. Видано для подання до ЖЕКу.

Декан факультету ТММ (підпис) Г.М. Гончаров

Зразок 2

Реквізити установи Відділ кадрів

ДОВІДКА 17.05.98 № 49 м. КиТв

. _, _працює _

(прізвище, ім'я, по батькові) (назва посади

_,_____,_._ . Його посадовий оклад

із зазначенням підрозділу)

______ грн. на місяць. Видано для подання до

(цифрами і літерами)

{назва організації)