Ділова українська мова - Горбул О.Д. - Розділ 4. Розпорядчі документи

1. Наказ.

2. Постанова.

3. Ухвала.

4. Розпорядження.

5. Вказівка.

За допомогою переліченої групи документів здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво на підприємстві, в установах, організаціях та у фірмах.

4.1. Наказ

НАКАЗ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Накази видають на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

Розрізняють накази про особовий склад та накази із загальних питань.

Накази про особовий склад належать до окремої групи кадрових документів і регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різноманітних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження тощо.

Накази із загальних питань у свою чергу поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації.

Наказ і виконання розпоряджень вищих органів видається під час створення, реорганізації чи ліквідації структурних підрозділів, при підсумовуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо.

Зазначені накази мають такий склад реквізитів:

1) назва організації;

2) назва виду документа (НАКАЗ);

3) дата підписання;

4) місце видання; 5)індекс;

6) заголовок до тексту;

7) текст;

8) підпис керівника;

9) відмітка про погодження; 10) візи.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. Констатуюча частина має такі елементи:

- вступ (вказується причина видання наказу);

- доведення (переказуються основні факти);

- висновок (викладається мета видання наказу).

Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то у констатуючій частині вказують назву, індекс, дату, заголовок до тексту та зміст того розділу розпорядчого документа, який був підставою для видання цього наказу. Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані для виконання, не потребують роз'яснень.

Зверніть увагу на те, що констатуюча частина починається словосполученнями У зв'язку...; Згідно із...; Відповідно до...; Для виконання...; З метою...

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується великими літерами на окремому рядку, а сама вона поділяється на пункти, кожен з яких нумерують арабськими цифрами. В останньому пункті зазначають осіб, на котрих покладено контроль за виконанням наказу. Текст розпорядчої частини викладається у наказовій формі і включає інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити).

Наказ підписує лише перший керівник установи. Візи розміщують нижче від підпису керівника таким чином:

Проект наказу внесено: Начальник виробничого відділу

(підпис) О.П. Бойко

Проект наказу погоджено:

1. Головний інженер (підпис) І.В. Козир

2. Головний юрисконсульт (підпис) К.І. Степовик

Зразок наказу

Міністерство машинобудування, військово-промислового комплексу і конверсії України

КИЇВСЬКЕ НАУКОВО-ВИРОБНИЧЕ ОБ'ЄДНАННЯ "ЕЛЕКТРОНМАШ"

НАКАЗ

17 червня 1996 р. м. Київ № 10

Про затвердження інструкції з діловодства розпорядчих документів

З метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з розпорядчими документами НАКАЗУЮ:

1. Затвердити інструкцію про діловодство розпорядчих документів (додаток).

2. Керівникам структурних одиниць об'єднання і головного заводу забезпечити виконання підпорядкованими працівниками вимог, викладених в інструкції.

3. Вважати недійсними накази по об'єднанню від 14.03.90 за № 32 "Про затвердження інструкції про порядок документування розпорядчих документів та організації роботи з ними" та від 06.09.91 за № 517 "Про вдосконалення діловодства розпорядчих документів".

4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника ВОУГЗ Стрюченка В.І.

Генеральний директор (підпис) В. Мова

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, із керівниками структурних підрозділів, котрих стосуються пункти наказу, із юристом організації, який засвідчує, що цей документ не суперечить правовим актам і розпорядженням вищих органів.