Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 3.3. ПРИЙОМ ВІДВІДУВАЧІВ

Сфери міжіндивідуальних стосунків, спілкування, комунікації належать до фундаментальних вимірів людського світу. Особливої гостроти ці проблеми набувають у зв'язку з наростанням у сучасному цивілізованому світі усамітнення, індивідуалізму, постійних спроб маніпулювання людиною, її свідомістю і психікою взагалі, стереотипізацією людських стосунків.

Як відомо, найгірше тій людині, коли їй немає куди подітися і немає до кого піти. Про це ми повинні пам'ятати, виконуючи свої службові обов'язки, спілкуючись із відвідувачами в години прийому. Отже, якщо ви обіймаєте керівну посаду чи за родом діяльності змушені приймати відвідувачів, вам треба не забувати, що ви репрезентуєте установу, в якій працюєте.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування18 рекомендують для чіткої організації прийому враховувати і зважати на такі моменти:

o Скласти графік прийому і довести його до відома всіх зацікавлених осіб.

o Не порушувати графік прийому. Якщо все ж таки трапилося, що керівник не може з'явитися в години прийому, треба подбати про те, щоб відвідувачів приймала інша компетентна особа.

Зірваний прийом з вини керівника - прояв неуважності неповаги до підлеглих зверхності.

o Суворо регламентувати час прийому відвідувачів. Варто вивішувати оголошення про те, до кого, куди і з яких питань краще звертатися, щоб відвідувачі не заважали іншим працівникам.

o Обладнати відповідним чином приймальню: подбати про меблі для сидіння (відсутність їх теж засвідчить неуважність до відвідувачів), стіл з письмовим приладдям, папір.

o Призначити на посаду секретаря компетентну, уважну, виховану, коректну особу, яка б могла самостійно вирішувати деякі питання, що цікавлять відвідувачів, оперативно й грамотно готувати потрібну керівникові інформацію.

o Підтримувати ідеальний порядок у кабінеті та на робочому столі, де має бути ручка, нотатник, документи, що потрібні під час прийому відвідувачів.

ПРАВИЛА СЛУЖБОВОЇ ОСОБИ, ЩО ПРИЙМАЄ ВІДВІДУВАЧІВ

1. У години прийому бути в настрої, не виказувати ні найменшої роздратованості.

2. Коли заходить відвідувач, бути ввічливим: обов 'язково встати із-за столу, привітатися, запропонувати відвідувачеві сісти (не присісти), потім сісти самому й звернутися до співрозмовника зі словами заохочення до розмови:

Я Вас уважно слухаю. Говоріть, будь ласка. Ви з якого питання? Чим можу Вам допомогти? Я до Ваших послуг.

3. Слухати співбесідника уважно, з розумінням. Якщо в цей час задзвонить телефон, не піднімати трубку й не розмовляти, оскільки це змусить відвідувача замовкнути, а потім знову викладати суть справи.

4. Виявляти витриманість і доброзичливість: не перебивати відвідувача "на півслові". Якщо співрозмовник не в змозі зупинитися і не дає Вам сказати бодай одне слово, можна спробувати перетворити його монолог на діалог за допомоги таких словесних формул:

Дозвольте мені сказати кілька слів. Я б хотів лишень зауважити, що ...

Перепрошую, зупиніться на хвилинку і не забудьте, що маєте сказати, бо я мушу зауважити, що ...

Якщо співрозмовник не зважає й на це, то варто терпляче й чемно слухати його доти, доки він не виговориться, а тоді розпочати діалог.

5. Послуговуватися лише нормативною лексикою: не вживати слів із забарвленням іронії, зневажливості, негативних оцінювань.

6. Тон розмови має бути діловим, стриманим, спокійним, темп -неспішним (але не байдужим).

7. Якщо дозволяє ситуація спілкування, в кінці розмови встати й провести відвідувача до дверей, попрощатися.

Справедливість, чемність, коректність, толерантність, повага до відвідувачів - предикати службової особи. Подбайте про те, аби ці моральнісні настанови набули вигляду певних правових приписів, дотримання яких втілюється у відповідних учинках.

ПРАВИЛА ДЛЯ ВІДВІДУВАЧІВ

1. Попросити дозволу зайти, привітатися, без дозволу не сідати.

2. Не забути про форми ввічливості: Будь ласка

Дякую Вам

Вибачте

Перепрошую

3. Висловлювати своє прохання чітко, ясно й коротко.

4. Бути ввічливим, стриманим, коректним.

ПРАВИЛА СЛУЖБОВОЇ ОСОБИ, ЩО ПРИЙМАЄ ВІДВІДУВАЧІВ
ПРАВИЛА ДЛЯ ВІДВІДУВАЧІВ
3.4. БЕСІДА
ДЕСЯТЬ КРОКІВ, ЩО ДОЗВОЛЯТЬ ПРОВЕСТИ БЕСІДУ УСПІШНО
3.5. ТЕЛЕФОННА РОЗМОВА
З.6. ЕТИЧНІ ПИТАННЯ ВИКОРИСТАННЯ МОБІЛЬНИЙ ТЕЛЕФОНІВ
3.7. КУЛЬТУРА ПЕРЕМОВИН
3.8. НАРАДА
3.9. ЗБОРИ ЯК ФОРМА КОЛЕКТИВНОГО СПІЛКУВАННЯ
3.10. ІНТЕРВ'Ю
© Westudents.com.ua Всі права захищені.
Бібліотека українських підручників 2010 - 2018
Всі матеріалі представлені лише для ознайомлення і не несуть ніякої комерційної цінностію
Электронна пошта: site7smile@yandex.ru