Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 4.3. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ

Реквізити

Розташовування та правила оформлювання

1

2

01 - Державний Герб України, Герб Автономної Республіки Крим

Державний герб України зображують відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України", герб Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розмішують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, на бланках з поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина -12 мм.

02 - Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування)

На лівому березі бланка на рівні назви організації. Емблему не витворюють, якщо е зображення Державного герба України. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій - зображення Державного герба. Не можна на бланку замінювати назву організації зображенням емблеми, навіть якщо назву повністю відтворено в емблемі.

03 - Зображення нагород

На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

04-Код організації

Після реквізиту "Довідкові дані про організацію" (09) відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

05 - Код форми документа

Вище реквізиту назва виду документа (10) згідно зДК 010.- 98 "Державний класифікатор управлінської документації". Кодове позначення конкретного виду документа складається із семи цифрових знаків. Наприклад, код доповідної записки - 0204003, у якому - 02 - позначення класу, 04 - позначення підкласу в межах цього класу, 003 - реєстраційний номер уніфікованої форми документа (УФД).

06 - Назва організації вищого рівня.

Посередині сторінки над назвою організації - автора документа. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення - повністю.

1

2

07 - Назва організації -автора документа

Окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (чи без них) нижче повної назви.

08 - Назва філії, територіального відділення, структурного підрозділу

Розміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа.

09-Довідкові дані про організацію: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти

Нижче назви організації або структурного підрозділу відповідно до поштових правил: аул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77. факс 277-36-55

На бланку може вказуватися номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 12346893 в Укргазбанку м. Києва МФО № 421830

10- Назва виду документа

Нижче реквізитів "Назва організації" та "Назва структурного підрозділу": на кутовому бланку - без відступу від межі лівого берега, а на повздовжньому - центровано. Назва має відповідати переліку форм документів згідно з ДК010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусові організації. У листах назву виду документа не зазначають.

11 - Дата документа

Реквізит, що вказує на час створення і (або) підписання, затвердження, прийняття, за реєстрування службового документа. На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним Індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом без відступу від межі лівого берега. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 12.07.2011 Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число: 2011.11.07. Цей спосіб використовують у службовому листуванні з Іноземними партнерами, оскільки це відповідає міжнародній системі датування документа.

Це - цифровий спосіб оформлювання дати. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати: 17 грудня 2001 року.

1

2

11 - Дата документа

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0 (нуль): 07.09.2010, 03.12.2011.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх погодженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконанням документа й відправлення його до справи).

12-

Реєстраційний індекс документа

Це умовне цифрове позначення, яке надають документові під час його реєстрації.

Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою:

418/01 або 45/07/69, де 418 - порядковий реєстраційний номер, а 01 - умовне позначення групи документів згідно з класифікатором виконавців, прийнятими в установі. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

13- Посилання на реєстраційний індекс та та дату вхідного документа

Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Містить реєстраційний індекс і дату вхідного документа: На № 18/03-06 від 27.02.2010.

14 - Місце складання або видання документа

На рівні або нижче реквізитів 11,12.3азначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відомості у довідкових даних про організацію.

Місце видання не треба вказувати в документі, якщо воно міститься в назві організації, наприклад: Донецька державна авіакомпанія "Донбас - Східні авіалінії України", проте його обов'язково треба зазначати в тому разі, якщо документ цієї організації було складено в іншому місці.

1

2

15- Гриф

обмеження

доступу

до документа

У верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на першій сторінці документа без лапок над реквізитами "Адресат"

Таємно. Для службового користування (ДСК).

За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

16 - Адресат

Сукупність точних і повних відомостей, згідно 3 якими документ має бути доставлений за призначенням. Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, ініціал(и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові та приватні особи. Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку: Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата:

Гэнеральному директорові спільного підприємства "Ділове партнерство" Стадниченку Є.Д. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному:

Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал(и) Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено: Директорам центральних державних архівів України Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

1

2

16-Адресат

До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, яку вказують після назви установи, структурного підрозділу:

Спілка орендарів і підприємців України вул. Гоигорія Сковороди, 5 а м. Київ, 04070 Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт (місто), район, область, поштовий індекс: Романюку Олексію Федоровичу вул. Грущевського, буд. 9, кв. 3, м. Вінниця, 21003.

17- Гриф затвердження

У правому верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега першого аркуша документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається зі:

o слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);

o назва посади;

o підпису;

ініціалу (ів) і прізвища особи, яка затвердила документ;

дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор профтехучилища Підпис Ініціал (и), прізвище 07.09.2010

Якщо документ затверджено кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із:

o слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

o назви (у називному відмінку);

o дати;

номера затверджу вального документа. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Вищої атестаційної комісії України 18.11.2011 № 56

1

2

Це напис, зроблений посадовою особою установи, що містить

вказівки щодо виконання цього документа. Нижче реквізиту

"Адресат" (16) паралельно до основного тексту або на віль-

ній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі

документа, призначеного для підшивання. Якщо на документі

немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати

її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Складається з таких елементів:

o прізвища, ініціалу (ів), виконавця (виконавців) у даваль-

ному відмінку;

o вказівки на порядок виконання документа (змісту дору-

чення);

o терміну виконання;

* особистого підпису посадової особи;

* дати.

Наприклад:

Шинкаренкові С. П.

Прошу підготувати пропозицію щодо замовлення

підручників, посібників з ділового мовлення до

11.02.2011

Підпис

18- Резолюція

15.11.2011

Відповідальною за виконання є особа, названа в резолюції першою (якщо виконавців названо декілька). Наприклад: Мірошниченкові К. Л. Назаровій Т. В. Лукянчук 1. Т

Прошу підготувати проект договору оренди службового приміщення до 07.04.2010 (підпис) 01.04.2010

Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа. Наприклад:

Начальникові планового відділу

Підготувати обфунтування необхідності розроблення

темиНД-23 до 19.06.2010

(підпис)

01.06.2010

На документі повинно бути не більше однієї резолюції, інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

1

2

19- Заголовок до тексту документа

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту документа. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: Наказ (про що?) про створення установи Посадова інструкція (кого?) секретаря-референта Протокол (чого?) засідання правління Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків

(5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега.

Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюють без відступу від межі лівого берега. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

20 - Відмітка про контроль за виконанням документа

На лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" (без лапок).

21 - Текст документа

Містить інформацію, заради якої було створено документ.

Складається з таких логічних елементів:

вступу;

доказу;

закінчення.

Друкується чи пишеться від руки на всю ширину аркуша (від межі лівого берега до межі правого).

22 - Відмітка про наявність додатка

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

o додатки, що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом;

o додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

o додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів).

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа без відступу від межі лівого берега. Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтервал. Наявність додатків, повну назву яких наведено у тексті, фіксують так:

1

2

22 - Відмітка про наявність додатка

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників: Додатки:

1. Довідка про виконання плану постачання за 1 квартал 2011 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік постачання на II квартал 2011 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 25.12.2009 № 186/03-08 і додаток до нього, всього на 5 арк. в 1 прим. Якщо додатки зброшуровані, то кількість їх аркушів не зазначають:

Додаток: Методичні рекомендації в 2 прим.

На велику кількість додатків окремо складається їх опис,

а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 58 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними

у документі адресами, відмітку про наявність додатка

оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим на другу адресу. Додаток до розпорядчого документа повинен мати: відмітку з посиланням на цей документ; його дату; номер.

Цю відмітку роблять у верхньому куті першого аркуша

додатка:

Додаток 1

до розпорядження голови правління АКБ "Моноліт" від 08.01.2011 № 137.

23 - Підпис

Обов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис є одним з реквізитів, що надає документу юридичної сили. Ставлять під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять: найменування посади (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку):

1

2

особистий підпис (між назвою посади, ініціалом (ами) Р

прізвищем);

розшифрування підпису, ініціап(и) й прізвище особи, ще

підписала документ (праворуч), друкують на рівні остан-

нього рядка назви посади на відстані 125 мм від меж

лівого берега документа:

Голова Державного комітету

України у справах

ветеранів підпис Ініціал(и), прізвище

або

Голова підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька (дві або більше)

осіб, то їхні підписи розташовують один під одним від-

повідно до підпорядкованості посадових осіб:

Ректор підпис Ініціал(и), прізвище

Головний

бухгалтер підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають

однакові посади, то їхні підписи розташовують на одному

23 - Підпис

рівні:

Заступник міністра Заступник міністра

освіти і науки культури і мистецтв

України України

Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на доку-

менті, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує

її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково

зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала доку-

мент (виправлення вносяться чорнилом або машино-

писним способом), наприклад:

Виконувач обов'язків

директора інституту підпис 1. Дмитренко

Заступник

голови адміністрації' _підпис С. Паламарчук

Не дозволяється підписання документа з прийменни-

ком "за" або проставлянням правобіжної похилої риски

перед назвою посади.

Документи колегіальних органів підписують голова та

секретар колегіального органу:

1

2

23 - Підпис

Галоеа підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар засідання підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ (зазвичай акт) складає комісія, то його повинні підписати всі члени комісії. При цьому зазначають не посади, які вони обіймають, а їх статус у складі комісії:

Галова комісії підпис А. В. Степаненко Члени комісії підпис Г.В.Дубчук підпис Н.Я. Соеенко підпис K.M. Татарчук

24 - Гриф погодження

Свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Розміщують нижче реквізиту "Підпис" (23) без відступу від межі лівого берега.

Розрізняють дві форми погодження документів:

* внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи);

* зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).

Цей реквізит складається із:

слова ПОГОДЖЕНО (без лапок);

* назви посади особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

* особистого підпису;

* Ініціалу(ів) і прізвища;

* дати погодження. Наприклад: ПОГОДЖЕНО Міністр юстиції України Підпис Ініціали (и), прізвище 09.01.2011

Якщо зовнішнє погодження документа ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ 3 колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється так: ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління Ощадного банку України 29.02.2011 №3

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається

1

2

24 - Гриф погодження

Аркуш погодження оформлюють за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа Назва документа

Найменування Найменування

посади посада

Підпис Підпис

Ініціал (и), прізвище Ініціал(и), прізвище

Дата Дата

25 - Віза

Напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює

згоду або незгоду зі змістом документа.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його

візування.

Віза складається з:

^а назви посади особи, яка візує документ; особистого підпису;

ініціалу (ів) і прізвища особи (розшифрування підпису);

o дати візування.

Наприклад:

Начальник відділу маркетингу Підпис Ініціал(и), прізвище 20.03.2011

Зауваження і пропозиції до змісту документа (за умови їх наявності) оформлюють на окремому аркуші, про що в самому проекті документа роблять відповідну відмітку:

Зауваження і пропозиції додаються Начальник юридичного відділу (підпис) С. Т. Смілик 14.04.2011

Коли візують документ, який має направлятися за межі установи, то візу ставлять тільки на тому примірнику, що залишається за місцем видання. Візу розміщують нижче реквізиту "Підпис" (23), як на лицьовому боці, так і на зворотному останнього аркуша документа.

26 - Печатка

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ:

1

2

26 - Печатка

Президент компаніГ^^

_О

Місце для проставляння відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на документі. Його позначають двома великими літерами М.П. Наприклад:

М. П. Фінансовий директор Головний бухгалтер

27 - Відмітка про засвідчення копії

Нижче реквізиту "Підпис" (23); складається зі:

o слів - Згідно з оригіналом;

o назви посади;

o особистого підпису особи, яка засвідчує копію;

o ініціалу (ів) і прізвища;

o дати засвідчення копи. Наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

12.02.2011

Інколи для надання копи юридичної сили її засвідчують відбитком печатки. Наприклад, готуючи пакет документів для подання до Пенсійного фонду з метою нарахування чи перерахування пенси працівників установи, інспектор відділу кадрів повинен обов'язково засвідчити копію з розпорядчого документа про призначення працівника на посаду та копію трудової книжки відбитком печатки: Згідно з оригіналом

Інспектор відділу кадрів (підпис) Т. Сомик 11.05.2011

28 - Прізвище виконавця І номер його телефону

На лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа без відступу від межі лівого берега. Цей реквізит складається з:

■ прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця;

o номера його службового телефону.

Наприклад:

Матвієнко 2167903

Матвіснко Галина Іванівна 2167903

1

2

29 - Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Розміщують у лівому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, містить такі відомості:

o посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку про виконання;

o сповз "До справи", номер справи, де документ буде зберігатися;

назву посади виконавця;

o особистий підпис виконавця; розшифрування підпису;

o дату направлення документа до справи. Наприклад:

Питання вирішено у телефонній розмовізП.П. Самійленком 18.03.2011 До справи № 09-02 Секретар (підпис) Л. К. Пушка 19.03.2011

Відмітка може містити посилання на дату І номер документа, який було підготовлено у відповіді на виконуваний документ:

Відповідь надіслано листом 07.04.2011 До справи № 02-06

Офіс-менеджер (підпис) А. М. Клименко 08.04.2011

Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

30 - Відмітка про наявність документа в електронній формі

Відмітка вказує на місце зберігання документа в комп'ютері. Розміщується в центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить:

* повне ім'я файла і його місце зберігання;

* код оператора;

* Інші пошукові відомості. server/d:/viddil - kadriv/2010/nakaz_18 doc

1

2

31 - Відмітка

про надійдення

(зареєстрування)

документа

до організації від

адресата

У правому кутку нижнього берега лицьового боку першого

аркуша документа, найчастіше ставлять за допомогою

штампа. Цей реквізит містить:

скорочену назву організації (або абревіатуру);

вхідний реєстраційний індекс документа;

дату (за потреби - годину і хвилини) надійдення документа:

Укр Авто

Вх. № 340

19.05.2010

32 - Запис про державну реєстрацію

Фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". № 493 від 3 жовтня 1992 р.

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України:

ЗАРЕЄСТРОВАНО

в Міністерстві юстицій України

"07" квітня 2010 р.

за № 073/4801

Керівник реєстраційного

органу

(підпис)