Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - Занесення відомостей про роботу

Відомості про працівника записуються на 1 -й і 33-й сторінках (титульних аркушах) українською мовою.

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження указуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідальна за видачу трудових книжок. Після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження вносить власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки таким чином:

* однією рискою закреслюють колишнє прізвище (ім'я, по батькові, дату народження) й записують нові дані;

* на внутрішньому боці обкладинки вказують посилання на відповідні документи та засвідчують підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи й печаткою підприємства чи печаткою відділу кадрів.

Зразок заповнення титульного аркуша: Державний герб

України ТРУДОВА КНИЖКА

Серія_№_

Прізвище_Омепьченко__

Ім'я_Петро_

По батькові_Вікторович

Дата народження 26 травня 1970 р._

(число, місяць, рік)

Дата заповнення_20 вересня 1994 р._

Підпис власника книжки

М.П. _

Підпис особи, відповідальної за видачу трудової книжки

Занесення відомостей про роботу

Записи, які характеризують трудову діяльність працівника, вносяться до розділу "Відомості про роботу" в такому порядку:

а) у графі 3, як заголовок, пишеться повне найменування підприємства, установи, організації;

б) у графі 1, під заголовком, пишеться порядковий номер запису;

в) у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

г) у графі 3 записується найменування структурного підрозділу, а також роботи, професії або посади відповідно до найменування професій і посад, зазначених у "Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів";

г) у графі 4 зазначається номер і дата наказу (розпорядження).

Зразок записів:

Відомості про роботу

До занесення відомостей про прийняття на роботу в разі необхідності у графі 3 окремим рядком (до найменування підприємства, установи, організації) з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записуються такі відомості:

o про тривалість служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

o про тривалість служби у вищих навчальних закладах (враховуючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) і про час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі (коли трудова книжка видається під час прийняття на роботу після закінчення навчального закладу);

o про час навчання в професійних навчально-виховних та інших закладах, в навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

o про роботу як членів колгоспу - в тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

o про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, в тому числі за престарілим, який досягнув 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

o про період одержання допомоги через безробіття²⁹;

o інші періоди, передбачені статтею 56 Закону України "Про пенсійне забезпечення".

Зразки записів:

З 20.11.1992 по 20.11.1993 проходив строкову службу в Збройних Силах України (запис у військовому квитку від 19.11.1993).

З 11.09.1981 по 20.06.1986 навчався в інституті (диплом № 113237 від 20.06.1986 чи довідка навчального закладу).

З 13.07.1980 по 20.04.1983 здійснювала догляд за інвалідом І групи (довідка №14 від 20.04.1986 відділу соціального захисту населення виконкому Старокиївської районної Ради народних депутатів м. Києва).

З 27.05.1989 встановлено стаж творчої діяльності (довідка секретаріату правління Спілки журналістів України від 20.09.1991 № 187).

З 10.02.1979 по 10.02.1986 проживала з чоловіком за місцем його служби без працевлаштування за спеціальністю (довідка військової частини № 1213 від 10.02.1986 № 337).

У випадку, коли працівник до прийняття на роботу на підприємство, в установу, організацію не мав трудового стажу, в трудовій книжці у розділі "Відомості про роботу" робиться запис: До вступу на роботу трудового стажу не мав (па).

У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях економіки, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи й збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений термін на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу "Відомості про роботу" записують: "Безперервний стаж роботи зберігається".

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування іноземних представництв, у Республіці Крим та областях - у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі - в міській державній адміністрації.

Ці організації роблять записи у трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: "Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування іноземних представництв"; у разі звільнення: "Звільнений з роботи з системи Генеральної дирекції Київської державної адміністрації з обслуговування представництв" із посиланням на відповідні статті КЗпП України.

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. У разі прийняття на роботу вноситься запис: "Прийнятий на роботу (зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначаються дата та номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)", у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис - дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: "Трудовий договір (номер), зареєстрований (дата)", а при звільненні - запис: "Звільнений з роботи (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України)", при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: "Трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)".

Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.

У трудові книжки осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган за місцем роботи вносить у графу 3 розділу "Відомості про роботу" запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується в загальний і безперервний стаж.

У разі, коли рішенням суду в установленому законом порядку час відбування виправних робіт без позбавлення волі включено в загальний трудовий стаж, у трудових книжках роблять запис про те, що цей час не зараховується до безперервного трудового стажу.

Зазначені записи вносять у трудову книжку після закінчення фактичного строку відбування пикарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

У разі звільнення засудженого з роботи у порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштування його на нове місце роботи відповідні записи вносяться до трудової книжки тим підприємством, на яке був прийнятий або направлений засуджений.

Зразки записів:

21. 18.09.1993 Безперервний трудовий стаж Постанова президії ЦК відновлено з01.09.1993 профспілок вугільної

промисловості № 67 від 16.09.1993

17. 21.05.1995 Безперервний трудовий стаж зберігається (такий запис робиться при поверненні працівника в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви)

19. 15.04.1993 Час роботи з Наказ № 17-к

15.04.1991 по 15.04 .1993не зара- від 15.04.1993

ховується у загальний та

безперервний трудовий стаж або: Час роботи з Наказ № 17-к

19. 15.04.1993 15.04.1991 по 15.04.1993 не зара- від 15.04.1993

ховується у безперервний

трудовий стаж

До розділу "Відомості про роботу" вносяться також записи:

o про переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації;

o про присвоєння нового кваліфікаційного розряду, рангу (для державних службовців), перейменування посади, встановлення другої та інших професій;

o про прийняття присяги державного службовця;

o про призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою;

o про звільнення.

Записи про тимчасові переведення або переміщення на іншу роботу у разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених законодавством, до трудової книжки не заносяться.

У випадку, коли тимчасове переведення здійснюється на роботу, яка дає право на пільгове пенсійне забезпечення, за проханням працівника це фіксується у трудовій книжці.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формуванням чинного законодавства й містити посилання на статтю чи пункт закону.

Наприклад:

Звільнений у зв'язку з прогулом, л. 4 ст. 40 КЗпП України

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, у запис про звільнення вносять ці причини.

Звільнена за власним бажанням у зв 'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України

Під час звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за період роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше зроблений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника в розділі "Відомості про роботу" зазначають дату запису й у графі 3 пишуть: "Роботу припинено у зв 'язку зі смертю". Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому порядку.