Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 7.8. ЗВІТ. ПЛАН

Звіт - це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові - на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Схема звіту така:

1. У заголовку, крім слова Звіт, подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи.

2. У вступній частині вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи установою за звітний період.

3. Наступна частина звіту має містити точний опис виконаної роботи із зазначенням позитивних і негативних прикладів.

4. У звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє.

5. Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт.

6. Дата складання звіту.

7. Печатка установи (якщо це потрібно).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

Зразок звіту:

ЗВІТ

менеджера з питань реклами та маркетингу концерну "Укравтохолдинг" за 2010 рік Дроботенко В. І.

Упродовж 2010 року здійснювала рекламу кафе-бару "Корона", нотаріальної контори, охоронної фірми "Ангели", фірми з продажу автомобільних фарб "Dupli-Соіог", розважального комплексу "Динамо-ШХ". Ураховуючи специфіку діяльності кожної з названих фірм, написала рекламні тексти й організувала рекламу на MUSIC RADIO, Гзла радіо, радіо ЮТАР, Просто радіо, а також у газетах "День", "Україна молода", "Гзлицькі контракти", "Вечірній Київ". Виготовила поліграфічну продукцію для цих фірм (представницька продукція, меню, рекламні листівки, проспекти тощо).

Крім цього, вивчила та проаналізувала ринок продажу автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва. Комплексна рекламна кампанія у регіональній пресі, на радіо, телебаченні сприяла продажу автомобілів та автомобільних фарб.

Упродовж року організовувала вечори відпочинку в розважальному комплексі "Динамо-ШХ".

Отже, я набула досвіду співробітництва з газетами, журналами, радіо, телебаченням. На мою думку, треба у 2011 році організувати зовнішню рекламу, рекламу в метрополітені та налагоджувати співпрацю з рекламними агенціями.

30.12.2010 Підпис

План - це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін здійснення їх.

Слово план ще може означати порядок розміщення частин якого-небудь викладу, його композицію.

За терміном виконання плани переділяються на:

* перспективні (охоплюють декілька років);

* річні (календарний, фінансовий, навчальний);

* піврічні (семестрові);

* квартальні;

* місячні;

* тижневі;

* щоденні.

Зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових частин:

* зміст роботи; термін виконання;

* відповідальні за виконання.

У календарних планах усі заходи, що перелічуються, слід розташовувати в хронологічному порядку відповідно до строків виконання.

Плани підписуються особами, які відповідають за їх виконання, або керівником установи.

Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурного підрозділу). Деякі види планів перед затвердженням погоджуються. Затверджені плани групуються у справах окремо від їх проекту.

Реквізити плану такі:

1. Гриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Заголовок (вказується термін, на який складено план).

5. Текст (зміст плану).

6. Підпис (и).

7. Дата складання. Зразок плану:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор Інституту ядерних досліджень

_/. М. Вишневський

01 вересня 2011 року

ПЛАН РОБОТИ

Навчального центру з фізичного захисту, обліку та контролю ядерного матеріалу на І півріччя 2011-2012 навчального року

Завідувач навчального відділу В. /. Гаврилюк