Загальне документознавство - Палеха Ю.І. - Матеріальна складова документа

Матеріальна складова документа

Матеріальна складова - одна із необхідних і обов'язкових складових документа, без якого він існувати не може .

Матеріальна складова документа - це його речова (фізична) сутність. Це може бути речовина або електронне поле (середовище), як один із способів існування матерії, котре забезпечує здатність зберігати й передавати інформацію в просторі й часі. Матеріальна складова документа визначає носій інформації - матеріальний об'єкт, створений природою або ж штучно людиною, за допомогою якого можна зберігати й передавати інформацію.

Призначеність документа для зберігання й передавання інформації в просторі й часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, яка може мати форму бланка, книги, газети, буклету, картки пам'яті, оптичного диска тощо. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими при зберіганні інформації в часі, пристосованими до фізіологічних можливостей людини читання повідомлень.

Інформація завжди фіксується якимось способом запису, що передбачає наявність засобів (фарби, барвники, клей тощо). Для створення документів використовуються різні матеріальні об'єкти (папір, картон, магнітні та оптичні диски, фото- та кіноплівка тощо), які служать для закріплення й зберігання на них мовної, звукової чи образотворчої інформації.

Ряд учених уважає, що документи, матеріальною основою яких є речовина, відносяться до діахронних (здатних існувати тривалий період часу), а документи, матеріальною основою яких є електронне поле, - до розряду синхронних. Очевидно, що при такому підході носієм може бути мова, телевізійний ефір, радіотрансляційні канали, мережа Інтернет [25].

Разом із тим, людством не знайдено спосіб зберегти передане повідомлення іншим способом, крім процесу документування, тобто закріплення змісту на речовинному носії, матриці, призначення якої й полягає у стабілізації переданого повідомлення та його адекватному відтворенні.

Пам'ять електронно-обчислювальної машини - це не щось нематеріальне, вона має реальну основу у вигляді жорсткого чи з'ємного диску, CD-ROM або флеш-пам'яті.

Одна з можливих класифікацій носіїв інформації може бути подана таким чином:

- паперові носії (несвітлочутливі та носії для репрографічних процесів - термопапір, фотоплівка, калька тощо);

- носії візуальної інформації (фотодокумент);

- звуконосії (для звукозапису та його відтворення);

- відеоносії (для відеозапису та його відтворення);

- магнітні носії (для магнітного та цифрового запису);

- перфоносії (для запису кодованої інформації);

- електронні носії (для запису, та збереження оцифрованої інформації).

Складові категорії матеріального носія документа показано на схемі 2.1.

Схема 3.1 Матеріальна складова документа

Матеріальна основа документа - це сукупність матеріалів, що використані для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення), що складають носій інформації.

Залежно від матеріальної основи документи поділяють на:

природні та штучні

Штучні документи, тобто ті, що створені людиною, у свою чергу поділяються на:

паперові

полімерні

Паперові носії складають основу більшості сучасних текстових документів, які традиційно функціонують у суспільстві. їх називають паперовими, тобто такими, носієм яких є папір.

Стандарти паперу та форми поштових конвертів були запропоновані П.Отле ще на початку минулого століття. Перші стандарти на адміністративні документи були введені "виходячи з ділових та фізіологічних зручностей і виробничих можливостей" [24].

Полімерні - це документи, виконані на штучних носіях (полімерній основі). Розрізняють такі види полімерних документів:

- кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм);

- фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта тощо);

- фотодокументи (магнітні фонограми для запису звуку);

- електронні документи (дискети, диски, мікросхеми, картки флеш-пам'яті тощо).

Носій інформації - матеріальний об'єкт, призначений для зберігання й передачі інформації.

Форма носія інформації - це спеціальна конструкція матеріального носія, яка забезпечує виконання документом його першочергової функції, роблячи його при цьому зручним для зберігання й використання.

На сьогодні використовуються практично як синоніми поняття "електронний документ", "машиночитаний документ" та "технотронний документ".

Машиночитаний документ - це "документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що знаходиться в ньому" [19].

За логікою самого слова "машиночитанний" означає, що для його використання необхідні спеціальні технічні засоби (пристрої), але необов'язково електронні. Певні види перфокарт - теж машиночитані документи, оскільки їхній зміст неможливо дізнатися без допомоги спеціально створеного апарата.

На це звернув увагу Г.Г. Воробйов [15], а Н.М. Кушнаренко, у свою чергу, узагальнивши наявні підходи, показала, що всі документи, зміст яких повністю або частково виражений перфораціями, матричним магнітним записом тощо, пристосовані для автоматичного зчитування (включаючи електронні), відносяться до машиночитанних документів [17].

Термін "технотронний документ" одержав поширення в архівознавстві та джерелознавстві. Прихильником його використання в рамках документознавства стала проф. Г.М.Швецова-Водка, яка виділила два основні підходи до трактування цього поняття:

- об'єднання документів, що характеризуються технічним походженням;

- всі види джерел, призначених для вивчення історії науки й техніки, включаючи письмову науково-технічну документацію [35].

Усі види машиночитаних документів, до яких відносяться перфострічки, перфокарти, мікрофільми, мікрокарти, документи з магнітною матрицею й електронні, можна розділити на два класи:

А. Матриця документа існує в тій же знаковій системі (системі кодування), що і його відтворення. Прикладом служать кінофільми, мікрофіші, фотографії й т.д.

Б. Матриця документа існує в системах кодувань, недоступних для безпосереднього людського сприйняття. До цих документів відносяться деякі види перфокарт, електронні документи, магнітні записи тощо.

Саме до другої групи слід застосувати поняття "технотронний документ", виділивши тим самим його головну відмінність від інших видів документів - матрицю, яка не сприймається людиною безпосередньо, внаслідок чого при "прочитанні" виникає необхідність перекодування реально існуючого документа (з погляду знакової форми) в його модифікацію.

Цей підхід дає можливість ще раз конкретизувати два класи машиночитаних документів. У репродукованих (аналогових) текст сприймається людиною в такому ж виді (у тій же знаковій системі), у якому воно було записано на носії, хоча й із використанням технічних засобів. Прикладом аналогових документів є фотографії й кінофільми. При цьому технічні засоби на другому етапі (першим є створення самого документа) необхідні тільки для зручності відтворення, оскільки принципово зміст аналогових документів може бути "зчитаний" прямо - через кадри плівки, негативи й т.д.

Під технотронними будемо розуміти документи, у яких знакова система матриці може бути переведена в знакову систему, яка безпосередньо сприймається людиною тільки за допомогою технічних засобів.

Види технотронних (технікокодованих) документів зведені в таблицю 2.11.

Таблиця 2.11. Види технікокодованих документів

Досить цікаву класифікацію технотронних документів пропонує Є.О. Плешкевич. Усі технотронні документи науковець поділяє на два види: дискретні (текстові) та аналогові (звукові і зображувальні) [25].