Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 1.2. Нормативно-правова база управлінського документознавства

Процес управління базується на підставі документаційного забезпечення, яке, у свою чергу, повинно мати нормативно-правову базу. Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління охоплює:

o законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

o Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління;

o правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

o правові акти нормативного та інструктивного характеру;

o методичні документи з діловодства в установі;

o державні стандарти на документацію;

o уніфіковані системи документів;

o класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

На сьогодні в сфері управлінської документації можуть бути застосовані такі стандарти:

К.В. Кислюк. Спеціальне документознавство

o ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.

o ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення.

o ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

o ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації.

o ДСТУ 3008-95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення.

o ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

o ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.

1.3. Розвиток діловодства в Україні

Зародження діловодства сягає часів Київської Русі IX-XIII ст. Його особливістю слід уважати відсутність виняткових правил оформлення документів. Документи часто включалися до складу тих або інших літературних джерел.

Із часів Древньої Русі до нас дійшла насамперед "Руська Правда". Це перший відомий нам збірник писаного права. Він дату-' ється серединою XI ст. і приписується князеві Ярославові Мудрому і його синам ("Правда Ярославичсй"). Наступним поширеним видом документів були князівські й церковні "устави" та "уроки". Під "уроками" розуміють постанови князів, головним чином, фінансового характеру, присвячені податкам і судовим штрафам. Церковні устави мали на мсті регламентацію правового положення церкви в державі, матеріальне забезпечення церкви, сфери компетенції церковного суду. Перші устави було видано ще наприкінці X ст. хрестителем Русі князем Володимиром Святославичем.

У "Повісті минулих літ" збереглися договори Київської Русі з іншими державами. Насамперед, цс договори київських князів із

Візантією X ст. У них знаходимо перші вказівки на юридичну чинність документів та необхідність письмової фіксації взятих на себе зобов'язань (проти сили усної клятви, зафіксованої ніс у Старому Заповіті - "Не бреши!").

Розвиток діловодства в Україні припадає на наступну історичну епоху й пов'язаний із перебуванням України в складі Литовсько-російської держави й королівства Польського з більш високим рівнем діловодному активності, чим на Русі.

Від цього періоду залишився величезний масив так званих актових книг, від діяльності земських судів. Усе, що відбувалося в судах, заносилося в актові книги. Вони поділялися на декретні, записні й поточні. У записних книгах збирали протоколи судових засідань. До протоколів додавалися розглянуті в судах документи, оформлені в декретних книгах. Крім звичайних приватноправових документів: дарчих, купчих, боргових і т.д. тут містилися королівські жалувані грамоти, "привілеї", сеймові конституції (постанови), інвентарні й межові записи. Поточні книги призначалися для скарг, свідчень, заяв і т. д. Актову книгу зшивали раз на рік з усіх згаданих документів. Офіційно актові книги пропонувалося тримати в спеціальному місці в скринях, зачинених на три замки.

Становлення національного діловодства в Україні пов'язане з появою козацької й гетьманської державності. Діловодством на Запоріжській Січі відав писар. Військового писаря запорозькі козаки обирали на загальній раді. Він відав усіма письмовими справами Війська Запорізького, приймав усі укази, ордери, листи, які надходили в Січ, листувався з іноземними держаками. Зовнішньою відзнакою військового писаря був каламар (чорнильниця) у срібній оправі. Найвідомішим документом, який вийшов з-під пера козацьких писарів, є лист козаків турецькому султанові у відповідь на його пропозиції перейти до нього в підданство.

За козацькими зразками були побудовані органи управління Гетьманщини середини XVII - середини XVIII ст.: сотенні, полкові канцелярії, Генеральна Військова Канцелярія. їхні службовці склали особливий соціальний прошарок - - "військові канцеляристи", хоча його чисельність не перевищувала декількох тисяч чоловік. Для свого часу військові канцеляристи були досить освіченими людьми. Багато з них навчалися в Києво-Могилянській академії за кордоном.

Найбільшим за кількістю документів актів діловодства органів козацької влади є фонд 51 Центрального державного історичного архіву в м. Києві - "Генеральна Військова Канцелярія". Цей архівний фонд нараховує 22584 справи, які охоплюють 1656 -1765 pp. За формою документи, зосереджені у фонді 51 (ГВК) можна розділити на такі основні групи: а) універсали, подорожні листи, рапорти, ігромеморії; б) ревізії, компути, реєстри, відомості; в) позови, пошуки, наслідки; г) повідомлення, чолобитні, скарги; д) журнали вхідних і вихідних паперів.

Усі документи цієї епохи мають певну структуру. Вони містять адресата, назву документу, дату та місце його складання, певну послідовність у викладі змісту. Підписували їх козацька старшина й урядники з органів місцевого самоуправління, і засвідчували підписами писарі і печатками. Найбільш поширеними з кінця XVI ст. до середини XVIII ст. були печатки із зображенням козака з мушкетом на плечі. Це зображення є на проекті Великого Державного гербу, законопроект про який у 2009 році подано до Верховної Ради України.

Входження українських земель до складу Російської та Австрійської імперій з єдиною системою управління та централізованим бюрократичним апаратом сприяло вдосконаленню діловодної справи в Україні. До нашого часу від тієї епохи збереглося чимало правил і норм. Передусім, це:

1) Колегіальна система управління. Вона була започаткована Петром І на початку XVIII ст. у формі 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю державного управління. Найважливіші рішення мали прийматися за участю всіх членів колегії.

2) Ієрархічна система державної служби. У 1722 році була введена в дію "Табель про ранги". Вона встановлювала порядок проходження служби, систему 14 рангів в армії, флоті, колегіях і при дворі. За кожним рангом було встановлено особливе титулування. "Табель" діяла до 1917 року. Завдяки їй у канцелярське діловодство ввійшла практика офіційного адресування.

3) Система бюрократичного документообігу між органами управління різного рівня. її було впорядковано 1775 року після видання Катериною П "Настанови про керування губерніями". Вищі органи влади давали вказівки, підпорядковані писали "доноси" про їхнє виконання. Процес проходження вхідних і вихідних документів реєструвався в журналах. На вхідних документах у верхньому правому куті ставилася дата одержання й вхідний номер. Зареєстровані документи розглядалися спеціально призначеними виконавцями. Про свою роботу установи складали звіти. Використані документи направлялися до "архіву".

Чергове реформування центрального управлінського апарата Російської - імперії мало місце в 1810-1812 роках. Замість колегій були створені міністерства на чолі з єдиним керівником. Діловодство міністерств зазнало остаточної уніфікації. Поширилася практика видання різних "письмовників", що містила зразки основних ділових паперів. Досить було замінити адресу, прізвище або дату, щоб одержати новий документ.

Таким чином, зародження документознавства було пов'язане зі створенням правил роботи з документами й вимог до самих документів на практиці, у діловодному процесі, у прикладній сфері.

Набуття документознавством нормативизованого, теоретичного характеру припадає на радянський період в історії України. На початку 1930-х рр. у Москві був відкритий державний історико-архівний інститут (МГІАІ), покликаний готовити фахівців вищої кваліфікації дня роботи в Державних архівах, а потім і працівників державного діловодства. У МПАІ почалося викладання діловодства як навчальної дисципліни. 1943 р. уперше з'явився й сам термін "документознавство". У 1960-і рр. воно стає самостійною науковою дисципліною. У 1966 р. для організації наукових досліджень у цій царині було створено Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи (ВНДІДАС). Одночасно було розроблено й уведено в дію Єдину державну систему діловодства (ЕДСД). Усього було уніфіковано більше 4,5 тис. форм документів .

За роки незалежності України відбувся радикальний переворот у діловодстві:

o сформована нова система державних органів влади й місцевого самоврядування;

o Конституцією України державною мовою була проголошена українська;

o прийнято ряд законів діловодного характеру й затверджено типові інструкції з діловодства в органах влади й

місцевого самоврядування (наприклад, Примірка інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яку було затверджено Постановою КМУ № 1153 від 17 жовтня 1997 p.). Одним з останніх нормативно-правових актів у цій області стала Постанова Кабміну про порядок документального забезпечення електронного документообігу (2007); o уведено в дію нові діловодні стандарти, зазначені вище. При цьому напрями розвитку документознавства залишаються невизначеними. Частина нормативних документів, наприклад, бібліографія, зорієнтована на російські аналоги, ще менш відповідає міжнародним нормам.

В інших країнах правові норми, що стосуються організації загального діловодства, є обов'язковими складовими різних законодавчих актів, урядових програм, національних стандартів. Вузівська підготовка фахівців здійснюється найчастіше у рамках спеціальності "Бібліотечна й інформаційна наука".

Регулятивноуніфікативні функції в області міжнародних правил документації виконує Міжнародна організація зі стандартизації, ICO (International Organization for Standardization, ISO). Це глобальна недержавна установа для 54 країн, що визначає, які стандарти потрібні для функціонування комерційних, державних і громадських організацій. Вона була офіційно заснована 23 лютого 1947 р. У ICO понад 30 тис. експертів беруть участь у технічній роботі, яку зорганізовують 187 комітетів, 576 підкомітетів, 2057 робочих груп. Щорічно в різних країнах світу проводяться більше 800 засідань цих органів. Парк стандартів ICO перевищує 14 тис. одиниць, щорічно публікується понад 800 нових і переглянутих стандартів. Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що базується на вимогах стандартів ICO 9001.

У сфері діловодства й архівної справи розроблені і широко застосовуються такі стандарти:

o ISO 15489-2001. "Інформація й документація - керування документами" (Information and Documentation - Records management);

o ISO/TS 23081-1:2004. "Інформація й документація - Процеси керування документами - мста лан і документів" (Information and Documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1 Principles).

o ISO/DI 22310. "Інформація й документація. Вимоги до керування документами, що містяться в стандартах" (Information and Documentation - Requirements for records/documents management in standards).

o ISO 8439:1990. "Бланки. Основна схема складання" (Forms design - Basic layout).

ISO 14416:2003. "Інформація й документація - вимоги до підготовки книжкових, періодичних, серійних видань й інших паперових документів для використання в архівах і бібліотеках - методи й матеріали". Попри назву, цей стандарт також визначає основні принципи керування документацією в державних і недержавних організаціях, що створюють документи, містить описи таких діловодних операцій, як реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і ін., розподіляє відповідальність (responsibilities) організацій за документи й правильну роботу з ними.