Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 2.3. Основні вимоги до змісту та розташування реквізитів управлінських документів

ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів містять такі основні вимоги до змісту та розташування реквізитів управлінських документів.

Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовим розташуванням реквізитів розмішують на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Зображення емблеми організації розміщують з лівого боку від назви організації. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому полі документа.

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори документа, і розміщують нижче назви організації вищого рівня. Як правило, назву організації вищого рівня друкують літерами більших розмірів.

Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розмішують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Рекомендовано наводити дату в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: "15.01.2009". У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 29 січня 2009 року. Дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Документ неповинний містити більше чотирьох адресатів. Адресування здійснюється за такими правилами:

o У разі адресування документа організації або її структурному підрозділі їхні назви подають у називному відмінку, наприклад:

"Міністерство юстиції України".

o У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Ректорові Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського "ХАІ" Прізвище, ініціал(и)

o Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище; ініціал(и)

o Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Директорам центральних державних архівів України

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса, відомості про яку записують відповідно до правил надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Вища атестаційна комісія України, вул. Хрещатик, 24, м. Київ, 01001

Якщо документ надсилають фізичній особі, то в називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад,

Сергунько Олексій Семенович вул. Римарська, буд. 7, кв. 24, м. Харків, 61057

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад,

ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр оборони України Підпис Ініціал(и), прізвище 07.03.2009

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувально-го документа у називному відмінку, наприклад,

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомархіву України

16.05.2009 №40

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників, наприклад,

Додатки:

1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за І квартал 2009 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2009 р. на 2 арк. в 1

прим.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, наприклад:

Голова Державного комітету

статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб, наприклад,

Директор Підпис Ініціативи), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад,

Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади недозволено.

Гриф погодження розмішують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) І прізвища, дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра освіти і науки України Підпис Ініціал(и), прізвище 05.02.2009

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління Національного банку України 23.01.2009 №2

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування, наприклад,

Начальник юридичного відділу Підпис Ініціал(и), прізвище 18.09.2009

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче підпису, наприклад,

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

26.06.2001

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа у таких формах:

Петренко 556 07 24

Петренко Петро Михайлович 556 07 24

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". Згідно Указу, з 1 січня 1993 року підлягають обов'язковій реєстрації "нормативно-правові акти, які видаються міністерствами, іншими органами виконавчої влади, органами господарського управління та контролю і які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер". Не реєструються нормативно-правові акти персонального спрямування або однократної дії. Цей реквізит розташовують після грифа затвердження у правому верхньому куті управлінського документа.