Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 4.1. Особливості організаційно-правової документації

План викладу

4.1. Особливості організаційно-правової документації

4.2. Статути.

4.3. Положення та регламенти.

4.4. Штатні розклади.

4.5. Інструкцій правила,

4.1. Особливості організаційно-правової документації

Організаційно-правові документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, ЇЇ структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий час.

До організаційно-правових документів відносяться:

o статут організації;

o положення про організацію, ЇЇ структурні підрозділи;

o регламенти роботи колегіальних та дорадчих органів, апарату управління або керівництва;

o штатні розклади;

o інструкції, правила, пам'ятки. Організаційно-правові документи порівняно з розпорядчими

та довідково-інформаційними є більш загальними та ґрунтовними. Ця підсистема управлінської документації має. вишу юридичну силу, оскільки документи розпорядчої та довідково-інформаційної групи створюються (складаються) на підставі організаційно-правової документації.

Організаційно-правова документація містить положення суворо обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і виступають правовою основою діяльності підприємства. Ці документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - вищою організацією, керівником даної організації або її колегіальним органом (наприклад, зборами акціонерів або Радою директорів) тощо.

Організаційно-правові документи з огляду на термін дії, відносяться до безстрокових і діють до їх відміни або до затвердження нових. Порядок внесення змін і доповнень до ОПД та їх перегляду залежить від виду організаційно-правових документів. Наприклад, зміни і доповнення до статуту організації вносять відповідно до встановленої законом процедури - за рішенням вищого органу управління підприємством (загальними зборами акціонерів та ін.) з обов'язковим інформуванням органу, який здійснює державну реєстрацію підприємств (тобто виконкому). Зміни до штатного розкладу вносяться при необхідності наказами або розпорядженнями керівника.

Розробляються організаційно-правові документи керівництвом підприємства або підрозділу із залученням кваліфікованих спеціалістів, які добре знають роботу установи як в цілому, так і за окремими напрямками.

Організаційно-правова документація оформлюється на стандартному аркуші паперу з обов'язковим нанесенням всіх необхідних реквізитів: назва установи, найменування документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження, візи тощо.

Текст більшості організаційно-правових документів складається із розділів, які мають власні заголовки і поділені на пункти, що пронумеровані цифрами.

В процесі підготовки організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом). Крім того, більшість організаційних документів має бути затверджена вищим органом або пройти реєстрацію у Міністерстві юстиції України. Датою набуття чинності певного організаційно-правового документа є дата його затвердження або реєстрації.

4.2. Статути

Статут - це юридичний акт, зведення правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні відносини з іншими організаціями та громадянами, визначають їхню структуру, функції, правовий статус та обов'язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Існують два види статутів: типові й індивідуальні.

Типові статути потрібні для певних груп, організацій, підприємств: акціонерні товариства (AT), малі підприємства, товариства з обмеженою відповідальністю (TOB). Вони затверджуються вищими органами державної влади та управління, з'їздами громадських організацій.

Індивідуальні статути розробляються для певної організації шляхом конкретизації типового статусу: AT "ІРИНА", TOB "ГЕТЬМАН", ПП "БАРВІНОК". Затверджуються вони вищою установою, якій Підпорядковується підприємство, організація.

Ст. 9 Закону України "Про підприємства в Україні" визначає, що статут повинен містити дані про власника, найменування підприємства, його місцезнаходження, предмет та цілі діяльності, органи управління, порядок їх формування, компетенцію і повноваження трудового колективу та його виборних органів, порядок утворення майна підприємства, умови реорганізації та припинення діяльності підприємства. У статуті можуть вказуватися й інші норми, пов'язані з особливостями діяльності підприємства або визначені власником. Відсутність у статуті підприємства зазначених умов є підставою для відмови в державній реєстрації підприємства в зв'язку з тим, що установчі документи не відповідають вимогам закону.

Власником є особа, на майні якої засновується підприємство. Про фізичних осіб-засновників в установчих документах зазначається їх прізвище, ім'я, по батькові, громадянство, місце проживання, паспортні дані. Про юридичних осіб - найменування, місцезнаходження, ким і коли зареєстровані, код ЄДРПОУ (ідентифікаційний код).

Підприємство повинно мати власне найменування. Найменування підприємства повинно включати в себе його назву (завод, фабрика, майстерня тощо) і вид (приватне, колективне, державне тощо). Найменування господарського товариства повинно містити зазначення виду товариства. Обов'язковою частиною найменування підприємства є його назва. Назва організації - це частина найменування, що відрізняє її від інших організацій даного виду. Найменуванням може бути як власна назва, наприклад, "Світоч", так і сукупність слів, наприклад, Львівський завод фрезерних верстатів.

Місцезнаходженням підприємства на дату державної реєстрації може бути місцезнаходження (місце проживання) одного із засновників або місцезнаходження за іншою адресою, що підтверджується договором оренди або іншим відповідним договором.

Предмет та цілі діяльності. За законодавством України про-слідковується чітке розмежування юридичних осіб за їх цілями:

а) підприємства (мета - отримання прибутку),

б) громадські організації (мета - задоволення та захист своїх законних соціальних, економічних, творчих, вікових, національно-культурних, спортивних та інших спільних інтересів),

в) політичні партії (мета - участь у творенні державної політики, формуванні органів влади, місцевого та регіонального самоврядування і представництво в їх складі).

Предмет діяльності - ті сфери суспільних відносин, в яких буде досягнута мета (виробництво, торгівля, наука тощо).

Органи управління, порядок їх формування. Традиційно, органи поділяються на дві групи: вищі та виконавчі. Вищими органами є загальні збори акціонерів, збори учасників, власників підприємства тощо. Головною характеристикою вищих органів є те, що до їх складу входять засновники (учасники, члени, акціонери), в широкому розумінні - усі особи, які мають корпоративні права або є юридичними особами. Вищі органи ніким не обираються, їх склад визначається членством, участю від імені юридичної особи або самим фактом її заснування певною особою.

Виконавчі органи формуються (призначаються та відкликаються) вищими органами. Призначення виконавчого органу полягає у реалізації рішень вищого органу та керівництві поточною діяльністю. Виконавчі органи лише виконують, виражають волю вищого органу шляхом безпосереднього вчинення юридичних дій від імені юридичної особи.

Контрольний орган (спостережна рада, рада, ревізійна комісія тощо) формується вищим органом з числа учасників (членів) юридичної особи. Його основна функція полягає у здійсненні від імені вищого органу контролю за діяльністю виконавчого органу, зокрема, за виконанням рішень вищого органу.

Компетенція та повноваження трудового коллективу та його виборних органів. Відповідно до ст. 15 Закону України "Про підприємства в Україні" трудовий колектив підприємства становлять усі громадяни, які своєю працею беруть участь у його діяльності на основі трудового договору (контракту, угоди), а також інших форм, що регулюють трудові відносини працівника з підприємством. Трудовий колектив підприємства:

o розглядає і затверджує проект колективного договору; розглядає і вирішує згідно статуту підприємства питання самоврядування трудового колективу;

визначає і затверджує перелік і порядок надання працівникам підприємства соціальних пільг; бере участь у матеріальному і моральному стимулюванні продуктивної праці, заохочує винахідницьку і раціоналізаторську діяльність, порушує клопотання про представлення працівників до державних нагород. Повноваження трудового колективу всіх видів підприємств, де використовується наймана праця, реалізуються, якщо інше не передбачається статутом, загальними зборами (конференцією) та їх виборним органом, члени якого обираються строком на 2-3 роки таємним голосуванням на зборах (конференції) трудового колективу не.менше, ніж 2/3 голосів. Членів виборного органу не можна звільнити з роботи або перевести на інші посади з ініціативи адміністрації підприємства без згоди відповідного виборного органу цього колективу.

Порядок утворення майна підприємства. Джерелами формування майна підприємства, згідно із законодавством, головним чином, є:

o грошові та матеріальні внески засновників;

o доходи, одержані від реалізації продукції, а також від інших видів господарської діяльності;

o кредити банків та інших кредиторів;

o капітальні вкладення і дотації з бюджетів тощо.

В установчих документах необхідно передбачити розмір та порядок формування статутного фонду та інших фондів, якщо вони передбачені законом, наприклад, резервного фонду. Порядок формування статутного фонду повинен передбачати розмір, форму та строк внесення внеску.

Умови припинення діяльності підприємства. Ця частина статутів повинна передбачати підстави припинення діяльності підприємства, порядок створення ліквідаційної комісії, використання майна, що залишилося після ліквідації.