Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 4.5. Інструкції, правила

Інструкція - це правовий документ, який створюють органи управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів і служб, а також посадових осіб або громадян.

Розрізняють інструкції за наступними напрямами:

o посадові;

o з регулювання якогось виду діяльності (з діловодства, з порядку оформлення документів щодо пенсійного забезпечення, з порядку заповнення та оформлення трудових книжок, з порядку ведення касових операцій тощо), тобто роз'яснення порядку застосування законодавчих актів, державних стандартів, наказів;

o з техніки безпеки;

o експлуатації різного устаткування та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівником організацій. Інструкції є організаційно-правовими документами тривалої дії, які визначають науково-технічні, фінансові й інші сторони діяльності організації, служб і підрозділів.

Посадова інструкція - локальний організаційно-правовий документ, що встановлює для працівника організації (підрозділів) конкретні трудові (посадові) обов'язки відповідно до посади. На підставі посадової інструкції укладається трудовий договір з працівником. Трудовий договір і посадова інструкція використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій (спорів) між керівництвом організації і працівником.

Розробка посадової інструкції, як правило, покладається на керівника відповідного підрозділу, узгоджується з відділом управління персоналом (кадровою службою), з юрисконсультом, обов'язково затверджується керівником організації і доводиться до відома працівника під розписку.

При реорганізації, скороченні штатів тощо, коли виникає необхідність перерозподілу функцій і посадових обов'язків, до посадової інструкції вносяться зміни. Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і знову затверджені: при 1) зміні назви під-приємства або структурного підрозділу; 2) зміні назви посади. Усі найбільш суттєві зміни вносяться в посадову інструкцію наказом керівника організації.

Посадова інструкція містить наступні розділи:

1. Загальні положення.

2. Функції.

3. Посадові обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

6. Взаємовідносини .

У розділі 1 (Загальні положення) встановлюється: сфера діяльності фахівця; порядок його призначення і звільнення з посади, заміщення під час його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підлеглість фахівця; посадовці, якими він керує. У даному розділі перераховуються нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у процесі здійснення своєї діяльності.

У розділі 2 (Функції) перераховуються основні напрямки діяльності фахівця.

У розділі З (Посадові обов'язки) визначено конкретні види робіт, що виконуються фахівцем.

У розділі 4 (Має право) встановлюються права, необхідні фахівцю для виконання покладених на нього обов'язків.

У розділі 5 (Відповідальність) зазначається, за що конкретно несе відповідальність даний фахівець.

У якості додаткового до основних розділів посадової інструкції іМОже бути введений розділ 6, регулюючий трудові взаємини між службовцями. Цей розділ може встановлювати коло службових зв'язків, порядок надання звітів, планів і інших документів, періодичність надання звітної інформації та ін.

Правила - цс службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій чи поведінки. Правила складаються відповідно до Кодексу законів про працю України та інших законодавчо-нормативних актів, що регламентують порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинок, уживані до працівників міри заохочення і стягнення, а також інші питання трудових відносин в організації.

Правила внутрішнього трудового розпорядку організації затверджуються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників організації.

У правилах внутрішнього трудового розпорядку викладаються питання організації роботи підприємства, внутрішньо-об'єктний режим, взаємні обов'язки працівників і адміністрації, надання відпусток, відрядження співробітників та інші питання. Після узгодження правил внутрішнього трудового розпорядку з радою трудового колективу цей документ візує юрист і затверджує директор підприємства.

Правила внутрішнього розпорядку, як і статут організації, оформляються на загальному бланку організації і часто є додатком до колективного договору.